Rentman Academy - Gebruik exemplaren om je materialen precies te volgen

Leestijd: 30 tot 45min

Hallo! Op dit punt heb je al materiaal gepland op een project. Dit was slechts het oppervlak want wat je nu gaat ontdekken zal zeker het een en ander gaan veranderen!

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag helpen.

.

Een stap verder met items instellen

 Je hebt je database met de implementatie handleiding al opgezet. Nu wordt het tijd om een stukje dieper in de software te gaan...

Exemplaren

Hoe moet ik: Gebruik maken van exemplaren?

Als je waardevolle materialen hebt, wil je misschien preciezer bijhouden waar ze zijn geweest en hoe ze zijn gebruikt. Dit is de reden waarom Rentman exemplaren toestaat. Zo heb je bijvoorbeeld niet alleen een vaag idee over hoeveel microfoons je hebt, maar je weet precies welke microfoon nog in het magazijn ligt en welke nu op een project staan.

Exemplaren kun je alleen voor specifieke items gebruiken. Je hoeft bijvoorbeeld niet de exacte locatie van elke kabel altijd bij te houden.

Als dit nog niet gedaan is, gaan we een aantal exemplaren aan jouw materialen database toevoegen. Je hoeft ze niet te gebruiken, maar het kan van pas komen als je bedrijf gaat groeien. 

1 - Ga naar de category Materialen module en edit Bewerk een verhuuritem. Ga naar het Exemplaren tabblad en klik  + Voeg toe   om ten minste twee exemplaren toe te voegen.

Exemplaren zijn extreem handig voor waardevolle items. Je wilt wellicht hun geschiedenis, locatie en status in de gaten kunnen houden.

Alternatieven

Hoe moet ik: Alternatieven gebruiken?

Vroeg of laat wil je een item plannen op een project maar realiseer je je dat je deze niet meer op voorraad hebt. Er zijn hier twee opties: een item inhuren (hier praten we later over) of een alternatief item plannen. 

2 - Ga naar de category Materialen module en edit Bewerk een verhuuritem. Ga naar Alternatieven en voeg een of meerdere items toe die als vervanging zouden kunnen dienen.

Een stap verder met items plannen

Exemplaren plannen

Laten we teruggaan naar het project dat je hebt gemaakt in Project Management - L1. Je hebt eerder ervaren dat het mogelijk is materiaal op een project te plannen. Nu gaan we specifieker te werk. Als een materiaalitem exemplaren heeft, dan is het mogelijk een specifiek exemplaar toe te kennen aan dit project. Zo weten jouw medewerkers dat ze dit specifieke exemplaar moeten gebruiken en niet een andere. Het is belangrijk je exemplaren bij te houden en ze mooi door te laten wisselen. Tot slot kan het zijn dat je een nieuw exemplaar hebt verkregen en dat je deze eerder wilt gebruiken dan andere exemplaren die al gebruikt of gedragen zijn.

3 - Plan een item met exemplaren op het project. Klik op de Meer opties more_vert knop en klik 'Exemplaren toekennen'. Selecteer er een van de lijst. Je kan zelfs zien of serienummers al aan andere projecten zijn toegekend. 

Hint
Gebruik de methode die we geleerd hebben in Project Management - L1
Hint 2

1.png

Omgaan met de beschikbaarheid van materialen

Hoe moet ik: Omgaan met materiaalbeschikbaarheid?

4 - Plan het materiaal dat een alternatief heeft. Verhoog het aantal van dit item tot het punt dat je niet meer genoeg op voorraad hebt.

Nu moet Rentman een rode lijn laten zien, dat het duidelijk maakt dat je niet genoeg van dit item hebt. Zoals eerder vermeld, zijn er verschillende manieren om dit op te lossen. Maar eerst wil je waarom deze items niet meer beschikbaar zijn.

5 - Selecteer de items in het rood die een tekort hebben en klik watch_later Tijdlijn openen. Klik op de naam van het item om de dropdown lijst te openen.

Je ziet dat er een tekort is omdat er meer materialen gepland zijn dan dat er in het magazijn staan. De tijdlijn laat je ook zien op welke andere projecten het item eventueel gepland is. De tijdlijn is ook beschikbaar vanuit de category Materialen module.

Nu je dit weet, weet je ook dat je een alternatief hebt voor dit item.

6 - Beweeg je muis over het materiaal en klik op 'Details'. De widget zal openen met veel informatie, zoals alternatief materiaal. Voeg het materiaal toe (+) en verwijder het item dat een tekort heeft.

Voor het andere item dat een tekort heeft, weet je dat je geen alternatief hebt en dus heb je geen andere keuze dan dit in te huren.

7 - Selecteer het materiaal dat een tekort heeft. Klik op de Meer opties more_vert knop en klik 'Tekorten inhuren'. Je hebt waarschijnlijk geen inhuuropdrachten open staan op dit moment, dus moet je een nieuwe maken.

8 - Controleer of je item in de lijst staat. Als het oke is, selecteer dan een van je contacten als leverancier.

9 - Vul de data in om ervoor te zorgen dat het materiaal wat je huurt gedurende het gehele project beschikbaar is.

10 - Opslaan  en ga terug naar je project. Het tekort moet nu opgelost zijn.

Een inhuurverzoek kan langer duren dan een project om bijvoorbeeld meerdere projecten te beslaan. Als je tijdlijn opnieuw opent, zie je dat er nu een blauwe lijn is. Dit toont het item dat je hebt ingehuurd om het tekort op te lossen.

Gereserveerd materiaal

Om er 100% zeker van te zijn dat jouw items beschikbaar zijn voor jouw project op D-Day, moeten ze gereserveerd worden. Dit zal er voor zorgen dat de materialen niet voor een minder belangrijk, ander project gebruikt kunnen worden. De reservering wordt automatisch gedaan zodra een project bevestigd wordt. Dit project is nog niet bevestigd, maar in optie. Echter, het is een belangrijk project en je weet zeker dat het niet geannuleerd wordt. Je moet er daarom zeker van zijn dat je items gereserveerd worden.

11 - Klik op 'Materialen boeken' boven de lijst van de geplande materialen. Zie je de status van de materialen veranderen?

Het specifieke geval van verkoopitems

12 - Plan een verkoopitem op een project en klik watch_later Tijdlijn openen.

Het verschil dat je ziet is door de aard van verkoopitems. Zodra ze het magazijn verlaten, is het (meestal) niet de bedoeling dat ze terugkomen. De tijdlijn laat dat zien.

Je materialen zijn nu volledig geboekt en je bent tevreden. De datum van het evenement nadert en je wilt de pakbon communiceren met je team.

13 - Ga naar het tabblad Algemeen van je project. Klik print Document maken. In de lay-out sectie kan je het document template en het briefpapier veranderen.  Genereer  de pakbon.

Zo, je bent bijna helemaal klaar voor het evenement. Het is nu tijd dieper in Rentman te duiken. Je kan meer leren over planning van materialen, medewerkers plannen of factureren als dit nog niet gedaan is. Als je level 1 van alle modules hebt voltooid, dan wordt het nu tijd voor Documenten & Communicatioe - Level 1 voordat je naar level 2 doorgaat.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0