Rentman Academy - Voeg je medewerkers en voertuigen toe aan jouw Rentman account

Leestijd: 45min

Hey, goed je weer te zien! Je hebt Rentman nodig om je medewerkers en transport te regelen, dat is precies wat we vandaag gaan doen. Eerst moet je natuurlijk je medewerkers en voertuigen toevoegen aan je Rentman account voordat je dit kan plannen. 

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag helpen.

.

Hoe kan ik mijn medewerkers uitnodigingen voor Rentman?

Je hebt een team waarmee je samenwerkt, van medewerkers tot freelancers, en zij moeten allemaal van Rentman gebruik maken. Ze hebben hun eigen profiel en zelf toegang tot de software, maar als poweruser kan jij beslissen wat ze kunnen zien en doen. 

Organiseer je team

Hoe moet ik: Een mappenstructuur maken en bewerken?

1 - Maak een folder Mappenstructuur die de verschillende categorieën toont van medewerkers in de group Medewerkers module. Doe hetzelfde voor je voertuigen in de local_shipping Voertuigen module.

Hint
Dit is een voorbeeld hoe je een structuur kan maken: 

1.png

Voeg medewerkers toe

Nu dit staat, heb je twee opties. Kies een van de volgende opties:

Nodig handmatig medewerkers uit

Hoe moet ik: Medewerkers toevoegen?

Je wilt data van je team invullen, maar je weet niet zeker hoe je verder moet. Dat is compleet normaal, we zijn pas aan het begin. Dit betekent dat je jouw medewerkers en voertuigen handmatig toevoegt, gewoon om eerst wat grip te krijgen op het proces.

2 - Selecteer een map waarin je een nieuw persoon wilt zetten door op de map te klikken. Klik vervolgens op  + Medewerker toevoegen

3 - Vul alle nodige informatie in.

Hint
Je moet een gebruikersnaam voor je medewerkers maken. Dit is de gebruikersnaam die ze nodig hebben om op jouw workspace in te loggen. Je kan dit later aanpassen. Het wachtwoord kan ook zo vaak aangepast worden als je wilt, totdat iemand zijn of haar eigen profiel maakt. Vanaf dat moment zal hun eigen wachtwoord het door jouw gemaakte wachtwoord overschrijven. 

Alles wordt hier uitgelegd: Beheer je Rentman profiel en workspaces (bedrijfsaccounts).

4 - Ga naar de local_shipping Voertuigen module en voeg ten minste één voertuig toe door dezelfde methode te gebruiken. 

Hoe moet ik: Voertuigen toevoegen?

Importeer medewerkers

Hoe moet ik: Mijn medewerkers importeren?

Je hebt een grote groep medewerkers om uit te nodigen voor Rentman en je wilt sneller te werk gaan. Je wilt het liefst dat iedereen zo snel mogelijk met Rentman te werk gaat en wilt niet te veel tijd steken in het instellen van alles. Prima, want Rentman is er om tijd te besparen en we kunnen niet wachten meer te horen over jouw werkwijze!

2 - Ga naar je .xlsx (Excel) bestand en maak het zoveel mogelijk gereed als je kan. Zorg ervoor dat:

  • Al je medewerkers in verschillende rijen staan en de verschillende soorten informatie over verschillende kolommen gesplitst zijn. 
  • Je een kolom 'Map' of 'Mappenstructuur' hebt met de map waar het item heen moet. 
  • Je minder dan 68 kolommen hebt. 
  • Het document niet meerdere sheets bevat of bepaalde formules. 

3 - Klik op de 3 puntjes more_vert naast de  + Medewerker toevoegen  en sleep of klik om het .xlsx bestand te importeren. Vul alles in en importeer je medewerkers door de instructies op het scherm te volgen. 
4 - Ga naar de local_shipping Voertuigen module en importeer de data van jouw transport door dezelfde methode te gebruiken. 

Hoe moet ik: Voertuigen importeren?

Voeg tags toe aan je medewerkers

Hoe moet ik: Tags toevoegen?

Nu heb je je hele team in Rentman. Hoewel je ze nu in mappen gestructureerd hebt, kan het zijn dat je het team soms wilt filteren of extra informatie wilt toevoegen. 

5 - Selecteer ten minste één medewerker en voeg een label tag toe.

Hint
Tags zijn erg handig om vaardigheden van je team toe te voegen. Zo zou je een tag als 'audio-technicus' kunnen toevoegen of bijvoorbeeld de taal die je medewerker spreekt. 

6 - Klik op de label tags (of één van de tags) uit de drowpdown lijst die je zojuist hebt gemaakt. Dit is rechtsbovenin je scherm te vinden. Wat gebeurt er? 

De rechten en toegang van je medewerkers

Afhankelijk van de baan, de taken of de verantwoordelijkheden, hebben medewerkers niet altijd toegang tot bepaalde informatie in jouw Rentman account. Zo moeten freelancers geen toegang hebben tot facturen, maar de account managers wel want dat is hun verantwoordelijkheid. Jij bent degene die medewerkers toegang tot onderdelen in de software geeft via gebruikersrollen. 

Hoe moet ik: Gebruikersrollen opstellen?

7 - Ga naar settings Configuratie > Account > Gebruikersrollen en kijk naar de al bestaande gebruikersrollen. Bewerk bijvoorbeeld de freelancer gebruikersrol en kijk naar de toegang van deze rol. Kijk nu naar een andere gebruikersrol. Welke verschillen zie je allemaal? 

8 - Ga terug naar de freelancer gebruikesrol. Als je freelancers meer rechten moeten krijgen, selecteer deze dan. Als ze minder rechten moeten krijgen, deselecteer dan de onderdelen die je wilt verwijderen uit de gebruikersrol. 

9 - Ga terug naar de group Medewerkers module, selecteer een van je freelancers en selecteer de freelancer gebruikersrol in de sectie Inloggegevens.

Hint
Het kan redelijk onduidelijk lijken. Je kan daarom een 'test' medewerker aanmaken en hem een van de gebruikesrollen toekennen (zoals freelancer). Login met dat test account alsof je een medewerker bent en kijk naar de toegang die je hebt. Hierdoor weet je zeker dat je alle rechten en toegangen goed hebt staan. 

Hoe kan ik de tijd van mijn team beheren?

Nu al je medewerkers in Rentman staan, kan je hun gebruikersnamen en wachtwoorden met ze delen zodat ze kunnen inloggen. Je hebt nu nog iets nodig waarmee je de tijden kan beheren en wat laat zien waar je team mee aan het werk is. Je wilt waarschijnlijk ook weten wanneer je medewerkers (on)beschikbaar zijn.

Iedereen heeft toegang tot zijn of haar agenda

Hoe moet ik: Omgaan met de (Mijn) Agenda module? 

10 - Ga naar de event Mijn agenda module. Omdat je nog niet bent begonnen met projecten plannen, zie je nog niet veel op dit scherm. We komen hier later op terug. Klik nu 'Planning' en type de naam in van een andere medewerker. Je hebt nu toegang tot hun agenda. 

11 - Je weet zeker dat deze medewerker beschikbaar is voor de aankomende maand, over twee weken vanaf nu. Klik op die dag en selecteer 'Beschikbaarheid'. Selecteer een tijd en sla op. De dag is nu groen. Dit betekent dat de medewerker beschikbaar is als je hem moet plannen op een functie. Daar komen we later op terug. 

12 - Ga terug naar je eigen agenda en selecteer een dag waarop je een afspraak hebt, of misschien een vakantie. De reden maakt niet uit, maar je weet dat je niet beschikbaar bent en je wilt er zeker van zijn dat niemand je inplant op deze dag. Klik op 'Afspraak' en vul de informatie in. Sla op. Het wordt nu getoond in jouw agenda. 

Gefeliciteerd, je hebt het gedaan! Je hoeft je geen zorgen meer te maken over informatie over medewerkers. Natuurlijk kan je later terugkomen en informatie aanpassen als nodig. Je kan nu andere onderdelen implementeren van de software, zoals voorraad, magazijn of je financiële informatie als je dit nog niet had. 

Anders kan je starten met het implementeren van je documenten en communicatie voordat je doorgaat naar Level 1!

Als je verdere vragen of feedback hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0