Rentman Academy - Implementeer je materialen database

Leestijd: 30min

Als je wilt dat Rentman je helpt met je voorraad beheren en bijhouden, dan ben je op de juiste plek. Voordat we je meer laten zien over alle mogelijkheden, moeten we zorgen dat je materiaal in Rentman komt te staan. Dit zal onderdeel uitmaken van jouw database en al jouw materialen zullen naar voren komen in de category Materialen module.

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag helpen.

.

Hoe vul ik mijn materialen in Rentman in?

Om materialen op projecten te plannen en beschikbaarheid hiervan bij te houden, moet je al jouw data in Rentman invullen. Maar eerst moeten we zorgen dat alles netjes georganiseerd staat, net zoals bij de contacten.

Organiseer je voorraad

Hoe moet ik: Mijn mappenstructuur maken en bewerken?

1 - Maak een folder Mappenstructuur die de verschillende categorieën van jouw materiaalitems weergeeft. 

Hint
Dit is een voorbeeld van een structuur die je zou kunnen maken:

2020-06-17_16_41_16-Inventory_-_Implementation_-_Google_Docs.png

Maak je voorraad

Nu de mappenstructuur staat, heb je twee opties. Kies een van de volgende opties:

Handmatig materialen toevoegen

Hoe moet ik: Materialen toevoegen?

Je wilt je materialen database vullen maar je weet niet precies hoe je dit moet doen. Dat is normaal, aangezien we net beginnen. Dit betekent dat je jouw materialen in het begin handmatig toevoegt, gewoon om een beter begrip van het proces te krijgen. 

2 - Selecteer de eerste map die je wilt vullen met nieuw materiaal door te klikken op de dropdown van de mappen. Klik vervolgens op  + Materiaal toevoegen

3 - Vul alle nodige informatie in.

Maak ten minste 10 materiaalitems aan om door te gaan.

Optioneel: Je hebt een hoeveelheid van 5 moving lights, bijvoorbeeld een Martin MAC 250 Entour. Deze lampen kunnen erg duur zijn en je wilt elke lamp individueel goed bij kunnen houden. Om dit te doen, maar je gebruik van exemplaren. 
3b - Ga naar het Exemplaren tabblad van een van je materialen en voeg een of meerdere exemplaren toe met alle relevante informatie. 

Maak ten minste 10 exemplaren aan van een materiaal voordat je doorgaat. 

Importeer je materialen

Hoe moet ik: Mijn materialen importeren?

Je hebt een heel veel materialen om in Rentman te zetten en je wilt dat dit snel gaat. Je wilt liever meteen aan de slag dan dat je veel tijd besteed aan alles opzetten. Prima, want Rentman is er om tijd te besparen! 

2 - Ga naar je .xlsx (Excel) bestand en bereid zoveel mogelijk voor. Zorg ervoor dat:

  • Al je items in rijen staan en de verschillende informatie in gesplitst staat in verschillende kolommen. 
  • Je een kolom hebt met de naam 'Map' of 'Mappenstructuur' waar het item in moet staan. 
  • Geen enkel item hetzelfde databasenummer heeft. 
  • Je minder dan 68 kolommen hebt
  • Het document niet meerdere sheets heeft of een formule erin.
  • Als je ook exemplaren importeert moet je voor ieder exemplaar de rij van het item dupliceren. Voorbeeld: je hebt 2 Martin MAC 250 Entour, elk met een ander serienummer. Je moet de rij 2 keer dupliceren. De data in deze rijen moet identiek zijn, op de verschillende informatie van de exemplaren na.
  • Je hebt ten minste 10 materiaalitems in jouw sheet.
Hint
Dit is een template voor een import sheet die we voor je hebben gemaakt. Aarzel niet om het in je voordeel te gebruiken. 

3 - Klik op de 3 puntjes more_vert naast  + Materiaal toevoegen  en sleep of klik om jouw .xlsx bestand te uploaden. Vul alles in en importeer je materiaal door de instructies op het scherm te volgen.

Hoe filter ik mijn lijst van items? 

Je hebt nu al een mooie database. Deze lijst kan wel nog wat overweldigend zijn als je ernaar kijkt. Het toont zoveel informatie en je kan er soms eenvoudig in verdwalen... 

Tag items.

Hoe moet ik: Tags gebruiken?

4 - Selecteer ten minste één item en voeg een tag toe. 
Hint: Dit kan iets zijn zoals 'waterproof'' of 'alleen indoor'. Het zou ook nog de kleur van het item kunnen zijn of op welke evenementen je het wilt gebruiken ('trouwerij', 'concert'), etc. Eén item kan meerdere tags hebben. 

5 - Klik op de label tags (of een van de tags) die je zojuist gemaakt hebt uit het dropdown menu. Dit zou rechtsbovenin je scherm moeten staan. Wat gebeurt er? 

Hoe kan ik meerdere items samen verhuren? 

Groepeer je items

Hoe moet ik: Materiaal samen verhuren: sets, cases en accessoires?

Sommige items verhuur je samen, soms af en toe maar soms ook altijd. Het zou tijdsverspilling zijn als je ieder materiaalitem hiervoor moest opzoeken en apart moest plannen op een project, iedere keer weer. Hierom staat Rentman je toe items te groeperen. 

6 - Maak een set of een case. Het moet een nieuw item zijn wat je maakt. Wijzig het type in set of case en vul alle relevante informatie in.

Hint
Een set is flexibel, een case niet. Als je materialen soms apart gepland kunnen worden, maak dan een set. Dit zou bij een DJ set kunnen. Je hebt hiervoor DJ mixers, lichten, speakers, kabels en een microfoon voor nodig, maar je kan deze materialen ook apart gebruiken. Als je items altijd samen gebruikt moeten worden, kies dan een case. Dit is handig bij bijvoorbeeld een versterker rack of een rack dat meerdere draadloze ontvangers heeft. Het is een fysieke case en de items hiervan worden áltijd samen verhuurd.

7 - Ga naar het tabblad Inhoud van het item dat je zojuist gemaakt hebt. Voeg nu alle onderdelen van de set of case toe. Voeg deze items vanuit het linker lijstje toe. 

Hierom moet je eerst de database maken. Zodra alle items erin staan, kan je items gaan verzamelen zodat je ze in de toekomst efficiënter en handiger kan verhuren. 

8 - Ga naar het tabblad Accessoires van hetzelfde item of van een ander item in jouw database, het type maakt niet uit. Voeg accessoires op eenzelfde manier toe zoals je bij een set of case hebt gedaan. 

Hint
Accessoires zijn anders dan de inhoud van een set of case. Accessoires zijn kleine items die je niet moet vergeten. Kabels en schroeven zijn hier een goed voorbeeld van. Meestal laat je de klant hiervoor niet betalen.

Wat als ik een item verkoop?

Sommige items zijn bedoeld om verhuurd en gepland te worden op projecten. Andere items kunnen verkocht of geconsumeerd worden. Verkoopitems zijn wat anders omdat de voorraad afhangt van het aantal verkochte items. Gaffa tape, als verbruiksartikel, is een goed voorbeeld. 

Omgaan met verkoopitems

Hoe moet ik: Omgaan met verkoopitems?

9 - Ga naar een bestaand item of maak een nieuw item zoals je bij punt 2 deed. Wijzig het type in 'Verkoop'. Je ziet nu al een paar wijzigingen. 

10 - Ga naar het tabblad Voorraad van jouw verkoopitem en voeg een nieuwe levering in.

Hoe kan ik mijn voorraad aanpassen als dit nodig is?

Je gehele voorraad staat nu in Rentman en het ziet er goed uit! Als er iets verandert kan je altijd terugkomen en dingen aanpassen.

Snelle en efficiënte aanpassingen

11 - Selecteer al je materialen die je later nodig hebt om je eerste project te maken. Weet je dat nog niet? Geen probleem, selecteer dan gewoon alle materialen die je nodig hebt voor algemene projecten. Klik vervolgens edit Bewerken. Nu kan je een bulkaanpassing doen. Selecteer Weergeven in planner --> 'Ja'. 

Gefeliciteerd, je bent nu zo goed als klaar met dit onderdeel! Natuurlijk kan je later terugkomen en informatie aanpassen als nodig. Je kan nu andere onderdelen implementeren van de software, zoals Personeelsplanner, je Magazijn of je financiële informatie als je dit nog niet had. 

Anders kan je starten met het implementeren van je documenten en communicatie voordat je doorgaat naar Level 1!

Als je verdere vragen of feedback hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0