Het opzetten en gebruiken van meerdere voorraadlocaties

Als je meerdere magazijn locaties wilt gebruiken wil je dit graag gelijk in een keer goed instellen. Dit artikel helpt je met het opzetten van de locaties, het migreren van je materialen en het gebruik van meerdere voorraadlocaties.

Let op: deze functie is momenteel alleen beschikbaar wanneer gebruik wordt gemaakt van onze nieuwe licentiestructuur. Voor meer informatie kunt je terecht op onze prijspagina.

Voorraadlocaties

mceclip0.png

 

Een overzicht van je voorraadlocaties kun je vinden in de category Materialen module, en dan voorraadlocaties.

Voorraadlocaties opzetten

Er zijn twee soorten voorraadlocaties: magazijnen en opslaglocaties. Lees hier meer over de verschillen tussen magazijn en opslaglocatie.

Wanneer je begint met het instellen van je voorraadlocaties zullen alle materialen in een locatie komen die Standaard voorraadlocatie heet. We raden je aan om dit magazijn te veranderen naar het magazijn waar je de meeste materialen in opslaat. Dit kun je zo doen:

  1. Selecteer  select_1.png  de voorraadlocatie
  2. Klik op edit Bewerken
  3. Voer een nieuwe naam in bij Naam
  4. Opslaan

Wanneer je de naam hebt aangepast kun je nieuwe voorraadlocaties aanmaken met

+ Voorraadlocatie toevoegen

Je kan beperkende toestemmingen voor een voorraadlocatie instellen voor een gebruikersrol.

Voorraadlocaties deactiveren

Je kunt voorraadlocaties deactiveren, maar niet verwijderen. Wanneer je een voorraadlocatie op inactief zet, zal hij niet meer weergegeven worden in Rentman, je zult het dus niet meer zien bij projecten of wanneer je materialen wilt boeken. Maak een voorraadlocatie alleen inactief als:

  • Alle voorraad verplaatst is naar een andere voorraadlocatie
  • Als er in de toekomst geen projecten meer gepland zullen worden op deze voorraadlocatie
  • Als alle materialen weer terug zijn gebracht in de Magazijn module

Een voorraadlocatie kun je zo inactief maken:

  1. Selecteer  select_1.png de voorraadlocatie
  2. Klik op edit Bewerken
  3. Zet Actief op Nee 
  4. Opslaan

Voorraadlocaties archiveren

Een voorraadlocatie kan gearchiveerd worden. Dit betekent dat de voorraadlocatie verborgen wordt. Je kunt deze alleen archiveren als:

  • Alle voorraad verplaatst is naar een andere voorraadlocatie
  • Er in de toekomst geen projecten meer gepland zullen worden op deze voorraadlocatie
  • Alle materialen weer terug zijn gebracht in de Magazijn module
  • Alle materialen gerepareerd zijn in de Reparatie module

Een voorraadlocatie kun je zo archiveren:

  1. Selecteer  select_1.png de voorraadlocatie
  2. Klik op Meer acties more_vert
  3. Klik "Archiveren"

Materialen toekennen aan een voorraadlocatie

Wanneer je al je voorraadlocaties hebt aangemaakt, kun je aangeven bij welke voorraadlocaties je materialen staan opgeslagen. Dit werkt op een van de volgende manieren, afhankelijk van de methode voorraadberekening van het materiaal.

Bulk voorraad

Bulk materiaal aan een voorraadlocatie toekennen gebeurt via voorraad verplaatsen. Elke voorraad verplaatsing kan een voorraadlocatie bevatten. De hoeveelheid voorraad op een voorraadlocatie kan veranderd worden door de voorraad naar een andere voorraadlocatie te verplaatsen of door de huidige voorraad te corrigeren voor een voorraadlocatie. Voorraadlocaties van voorraad verplaatsingen in het verleden kunnen niet aangepast worden. 

e0eb0745-2ea5-4099-ac0e-01081fcb968f.png

Exemplaren

Elk exemplaar heeft een voorraadlocatie. De voorraadlocatie van een exemplaar kan aangepast worden door een andere locatie in te stellen in het Voorraadlocatie veld. 

2ffab876-27ac-4012-a15b-9179bfe8a4a4.png

De voorraadlocatie wijzigen van meerdere exemplaren tegelijk kan door ze te selecteren select_1.png en te kiezen voor edit Bewerken.

Type voorraadlocaties

In Rentman kan je kiezen tussen twee types voorraadlocaties: magazijn en opslaglocatie.

Opslaglocatie

Stel je voor: je hebt twee magazijnen, waarvan één in Amsterdam en één in Rotterdam. Hiernaast heb je ook wat materialen in kleine opslaglocaties staan (zoals garages), die je alleen nodig hebt voor hele specifieke projecten. 

Je hoeft geen projecten te plannen vanuit deze opslaglocaties. Echter, je wilt wel inzicht hebben waar dit materiaal opgeslagen staat en welk materiaal beschikbaar is. Daarnaast wil je intern transport kunnen regelen naar jouw hoofdmagazijn wanneer nodig. 

In deze of vergelijkbare situaties, adviseren we je gebruik te maken van een opslaglocatie in plaats van een nieuw magazijn toe te voegen. Het volgende is belangrijk om te weten als het aankomt op opslaglocaties:

  • Opslaglocaties zijn kostenvrij, je kan er zoveel aanmaken als je wilt. Je moet echter wel gebruik maken van onze Add-on: materiaaltracking, die beschikbaar is in combinatie met de Materiaalplanning Pro licentie. 
  • Je kan geen project plannen vanuit een opslaglocatie. Materiaal moet eerst getransporteerd worden naar een magazijn. 

Een opslaglocatie instellen

  1. + Voorraadlocatie toevoegen 
  2. Vul de naam + adres in van de opslaglocatie. 
  3. Voor Type kies je Opslaglocatie.
  4. Voor Actief kies je Ja.

Magazijn

Als je jouw projecten direct van een specifieke voorraadlocatie wilt plannen, kan je dat doen door een extra magazijnlocatie toe te voegen aan het account. Dat kan met de volgende stappen:

  1. + Voorraadlocatie toevoegen 
  2. Vul de naam + adres in van het magazijn. 
  3. Voor Type kies je Magazijn.
  4. Voor Actief kies je Ja.

Verplaats voorraad naar voorraadlocaties

Nadat je voorraadlocaties hebt ingesteld, moeten alle aantallen en materialen toegekend worden aan een voorraadlocatie. Er zijn drie manieren om materialen (in bulk) toe te kennen aan de juiste voorraadlocatie. 

Materiaaltype Methode voorraadberekening Verplaatsprocedure
Item Bulk Import update / Voorraadtelling
Item Exemplaren Import update
Set N/A Geen update nodig omdat setinhoud gebaseerd is op inhoud.
Case Bulk Handmatige verplaatsing
Case Exemplaren Handmatige verplaatsing

Verplaats bulk en/of exemplaar items met import update

Om items te verplaatsen via een import update::

  1. Export de materialen naar een .XLSX document.
  2. Wijzig het document zodat de materiaal aantallen correct zijn voor een voorraadlocatie. 
  3. Importeer het .XLSX bestand in Rentman en kies voor de juiste voorraadlocatie. 

mceclip0.png

Verplaats bulk materialen met voorraadtelling

Een voorraadtelling kan gebruikt worden om bulk items te verplaatsen tussen verschillende voorraadlocaties. Dit doe je door de juiste voorraadlocatie te selecteren voordat je een voorraadtelling doet. 

mceclip1.png

Verplaats individuele case exemplaren handmatig

Individuele case exemplaren kunnen handmatig aan voorraadlocaties toegekend worden, zoals beschreven in Materialen toekennen aan een voorraadlocatie.

Let op: Exemplaren kunnen niet verplaatst worden als het exemplaar in reparatie is, kwijt is or toegekend is aan een case. In deze situaties moet de reparatie naar voltooid gewijzigd worden, het exemplaar als gevonden gemarkeerd worden of de toegekende case moet veranderd worden. 

Verplaats bulk cases handmatig

Bulk cases kunnen toegekend worden aan voorraadlocaties als volgt: 

  1. Selecteer select_1.png de gewenste case.
  2. Klik de 'Voorraad verplaatsen' knop. 
  3. Vul het aantal in dat verplaatst wordt.
  4. Selecteer de voorraadlocaties in de Van en Naar velden. 
  5. Bevestigen

mceclip3.png

Tip: Lees Waarom moet sommige case inhoud handmatig verplaatst worden? voor meer informatie over de verplaatsing van cases. 

Materiaalvoorraad en beschikbaarheid

Om alleen de materialen te tonen in de category Materialen module die op één voorraadlocatie staan, selecteer je de gewenste voorraadlocatie linksboven in het scherm. 

mceclip7.png

Dit geeft een lijst met materialen met aantallen boven de 0 voor die voorraadlocatie en de materialen met aantallen 0 voor alle voorraadlocaties. 

Aantallen kolommen (zoals Huidige aantallen, Huidige aantallen excl. cases, Aantal in cases) in de materialen tabel refereren naar het totaal aantal van alle voorraadlocaties. 

De materiaalbeschikbaarheid van elke voorraardlocatie kan getoond worden in de materialen tijdlijn. Deze tijdlijn toont de totale beschikbaarheid. Als je op het pijtlje naast de materiaalnaam klikt, zal de voorraadbeschikbaarheid per voorraadlocatie getoond worden. 

mceclip5.png

De materialen tijdlijn kan gefilterd worden op een voorraadlocatie door de voorraadlocatie filter te gebruiken naast de datum selectie. 

mceclip8.png

Een overzicht van de voorraadniveau in elke voorraadlocatie kan gevonden worden door te dubbel klikken op een materiaal. Je vindt dit in de Voorraad sectie van het Gegevens tabblad van een materiaal.

mceclip4.png

Projecten plannen

In het Algemeen tabblad van een (sub)project, staat een veld: Voorraadlocatie. Dit stelt je in staat één project te hebben met meerdere voorraadlocaties, door voorraadlocaties toe te kennen aan verschillende subprojecten. 

mceclip2.png

Als je materiaal plant in een project, zal al het materiaal van ALLE locaties getoond worden in de lijst met planbare voorraden. 

mceclip3.png

Als gepland materiaal niet beschikbaar is voor de voorraadlocatie die je geselecteerd hebt voor het project, zal het materiaal in rood gemarkeerd worden als een tekort. 

In de tijdlijn van een project kan je selecteren of je de beschikbaarheid van één voorraadlocatie wilt zien of van ze allemaal. 

shortage_MEL.png

Tekorten oplossen

Als je een tekort hebt in een project, kan dit opgelost worden door in te huren van een leverancier. Als je gebruik maakt van de meerdere materiaal locaties feature, dan moet je de voorraadlocatie aangeven voor de inhuurklus.

9ae24cbf-45e1-4990-a8ad-a1914b14ba36.png

Voor een project met meerdere voorraadlocaties (op subproject niveau) moet er een aparte inhuuropdracht gemaakt worden voor elke voorraadlocatie. Als je materiaal selecteert dat twee of meer voorraadlocaties heeft, dan moet je kiezen voor welke voorraadlocatie je wilt inhuren. Er wordt dan een inhuur gemaakt voor de materiaal tekorten voor die locatie.

Tekorten oplossen met interne inhuur

Hoe zit het dan met tekorten oplossen met materialen van andere voorraadlocaties? Momenteel is hier geen optimale oplossing voor, maar daar werken we aan. Als je feedback hebt, twijfel dan niet om contact met ons op te nemen. 

Totdat dit verder ontwikkeld is, is het momenteel mogelijk om een inhuur te creëeren en jezelf als leverancier te selecteren. Accepteer dit verzoek van jezelf en in het resulterende project selecteer je de andere voorraadlocatie in het Algemeen tabblad. 

Voorraadlocaties in de Magazijn module

Voorraadlocatie filter

(sub)Projecten kunnen gefilterd worden op voorraadlocatie in het magazijn. 

c1c51933-b461-4022-a7a4-dda93cfca1f5.png

Dit filter alleen (sub)projecten. De getoonde transport en medewerkers in de Magazijn module worden niet gefilterd op voorraadlocatie. 

Voorraadlocatie details op (sub)project tegel

Elke tegel bevat de voorraadlocatie van het (sub)project. b23155de-d602-4d77-8944-608eeba135e6.png

Boek individuele materialen (exemplaren) in het magazijn

Als je individuele materialen (exemplaren) uitboekt, controleert Rentman of de voorraadlocatie van het gescande materiaal overeenkomt met de voorraadlocatie van het (sub)project. Als het niet overeenkomt, zal de voorraadlocatie van het individuele materiaal (exemplaar) automatisch geüpdatet worden om de voorraadlocatie te laten kloppen met het (sub)project. 

Retour scannen

Als je gebruik maakt van de retour scannen functionaliteit, vraagt de software voor een voorraadlocatie om er zeker van te zijn dat alleen materialen van een (sub)project met die specifieke voorraadlocatie teruggescand kunnen worden. 

mceclip0.png

Werkplaats

Reparaties, kwijtgeraakte materialen en voorraadtellingen nemen voorraadlocaties nu ook mee om de juiste materiaalbeschikbaarheid berekeningen te kunnen maken (per voorraadlocatie). 

Reparaties

Reparaties (bulk) hebben nu een voorraadlocatie nodig. Met exemplaren, zal de voorraadlocatie automatisch meegenomen worden van het exemplaar. 

Let op: De voorraadlocatie van de reparatieklus en het exemplaar kunnen niet gewijzigd worden nadat de reparatieklus aangemaakt is. Een open reparatie moet eerst als voltooit gemarkeerd worden voordat de voorraadlocatie van een exemplaar gewijzigd kan worden. 

Kwijtgeraakte materialen

Voor kwijtgeraakte materialen zal de voorraadlocatie van het materiaal automatisch afgehaald worden van de voorraadlocatie geselecteerd in dat project. 

Voorraadtelling

Rentman zal je vragen om een voorraadlocatie te selecteren voordat je de voorraadtelling begint. 

Veelgestelde vragen

Waarom is het niet mogelijk om de projectenlijst te filteren op voorraadlocatie?
De voorraadlocatie is een eigenschap van het subproject en niet van het project. Dit maakt het ingewikkeld de projectenlijst te filteren op basis van voorraadlocaties van subprojecten. Afhankelijk van feedback van onze gebruikers zal dit wellicht in de toekomst geïmplementeerd kunnen worden.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.