В Rentman вы можете импортировать список вашего оборудования. В данной статье, мы подробно опишем вам процесс переноса списка вашего оборудования в Rentman.

Доступно для: Лайт Стандарт Про

Если вы хотите добавить элемент оборудования вручную, вы можете это сделать в модуле Оборудования

Прeжде чем вы начнете

Перед тем как импортировать ваш список оборудования:

  • Вам нужно создать эксель файл или cvs файл с информацией о вашем оборудовании. Если у вас его еще нет, то воспользуйтесь нашим шаблоном заполнения таблицы.
  • Создать логично структурированные папки в модуле оборудования. Это поможет вам легче ориентироваться и находить нужное вам оборудование. Вы можете проследовать по ссылке и создать папки заранее, либо же Rentman автоматически создаст папки, основываясь на вашем выборе. Затем вы выбираете нужную папку в столбце папка вашего файла.

Подготовьтe ваш файл с оборудованиeм

Список, который вы переносите в Rentman должен быть либо в формате .xlsl (Microsoft Excel, Google Sheets) или в формате cvs файла.

Вы можете скачать наш шаблон внизу данной статьи. Вы можете использовать его как справочный материал, так и как файл для создания оборудования.

Шаблон, который мы предоставляем имеет 49 колонок, чтобы предоставить вам обзор на все опции, которые вы можете использовать. К сожалению, импортируя более 40 колонок, вы можете столкнуться со сбоями в системе. Мы советуем вам выбирать только самые важные колонки для импорта, а остальные переносить на следующем этапе, при импорте обновлений.

Вот несколько советов для подготовки вашего файла:

  • Будет хорошей идеей оставить заголовки в первой строке пустыми
  • Не импортируйте более 40 колонок за раз
  • Так как минимального количества столбцов не существует, мы советуем включить хотя бы самую важную информацию (Имя, Количество, цена аренды, папка)
  • Путь к папке в которой будет храниться элемент должен быть указан в колонке Папка, например так : аудио/микрофоны/беспроводные
  • Проверьте, что файл не состоит из нескольких таблиц (файл xlsx состоящий из нескольких таблиц, не может быть перенес в Rentman)
  • Если вы используйте QR коды, убедитесь, что все они уникальны и содержат не более 25 символов.
  • Не оставляйте пустых строк в вашем xslx файле.
  • Не вставляете изображения в ваш xslx файл. Вы сможете сделать это позднее в программе.
  • Проверьте, что вся информация в файле введена в качестве текста и не содержит выделений (полужирный, курсив, цвета фона и т. д.)

    В идеале ваш файл по итогу должен выглядеть примерно так:

ideally3.png

Стoлбцы с серийными нoмерами

Если вы используйте серийные номера, то вы можете создать столбцы, которые содержат информацию о каждом отдельном элементе оборудования, идентифицированного при помощи серийного номера. Эти столбцы очень полезны, потому что каждый элемент одного и того же вида оборудования может иметь разное время покупки или внутренние ссылки.

В вашем файле, столбцы с серийными номерами должны выглядеть так:

Обратите внимание, что несколько серийных номеров всегда связаны с одним и тем же элементом оборудования.

Импoртируйте вaш файл 

  1. Перейдите в модуль Обородувания.
  2. Кликните на кнопку списка Columns.png и выберите импортировать.
  3. Загрузите ваш файл с оборудованием.

    Upload_file.png

    Предварительный просмотр вашего файла будет показан на следующем экране. Примечание: только первые 8 строк вашего файла просматриваются.
  4. Если ваш файл содержит заголовки в первой линии, выберите:

    Check.png Содержит заголовки.

    Это будет означать, что первая линия не будет импортирована.

  5. Для каждой колонки определите является ли она серийный номером или нет.

    Если вы не используйте серийные номера, всегда выбирайте колонку Оборудования.

  6. Сопоставьте заголовки ваших столбцов с заголовками в Rentman. Это необходимо, потому что ваши собственные столбцы иногда могут иметь различия в имени.

    В этом примере первый столбец в вашем файле называется “Элемент”. Он содержит названия вашего оборудования. Однако в Rentman имя этого столбца - Имя (в базе данных).
  7. Кликните Далее если вы сделали это для всех колонок..
  8. Выберите, что вы хотите сделать с дублированными строками. Дублированные строки возникают, когда значение в колонке уже существуют в базе данных Rentman. Вы можете выбрать один из трех вариантов.

Duplicate_rows.png

Если вы выберите импортировать все строки в качестве нового элемента, Rentman создаст новые элементы оборудования для каждой строки.

Если вы выбрали Пропустить повторяющиеся строки, Rentman не импортирует элементы, которые уже есть в вашей базе данных. Когда вы выбираете эту опцию, вам нужно выбрать, какие столбцы в вашем файле должны быть проверены на наличие дубликатов. Мы называем эти уникальные столбцы. Когда Rentman находит элемент в вашей базе данных и строку в файле .xlsx с такими же значениями в выбранных уникальных столбцах (например, Имя или Код), строка будет пропущена (не импортирована). Эта опция полезна, если в файле .xlsx есть оборудование, которое вы уже импортировали в прошлом, и вы хотите избежать дубликатов в вашей базе данных.

Если вы хотите внести обновления в вашу базу данных, например, новые цены, то прочтите нашу статью о том, как обновлять данные в Rentman.

  1. Выберите корневую папку для вашей собственной структуры папок.

    Корневая папка - является верхней папкой, в которой структурированы остальные папки.


    Folder_structure.png

    Предупреждение : Если файл вашего оборудования не содержит столбец Папка, все оборудование будут помещено в одну корневую папку. Это означает, что все ваше оборудование не будет организовано, и это может усложнить поиск оборудования. Мы рекомендуем создать собственную структуру папок и указать правильный путь к папке для ваших элементов оборудования в столбце Папка.

  2. Выберите Следующий шаг.
  3. Проверьте данные и выберите “Импорт”.

Вoзмoжные прoблемы и их рeшения

Иногда могут возникать проблемы при импорте оборудования. Если вам не удалось импортировать ваше оборудование, проверьте, не совершили ли вы одну из следующих ошибок:

  • Дублированные серийные номера или QR коды- В Rentman вы не можете иметь одни и те же серийные номера или QR коды для более чем одного элемента оборудования. Если вы импортируйте элемент с серийным номером или QR кодом “x” и “x” уже существует в вашей базе данных, то элемент не будет импортирован.

    Также запомните, что QR код в Rentman может состоять максимум из 25 знаков ( включая отступы). Если ваш QR код содержит более 25 символов, то он будет сокращен, это может привести к тому, что код совпадет c уже существующем кодом в вашей базе данных.
  • Слишком много данных - Тяжелые файлы требуют больше времени для обработки и некоторая информация может быть не импортирована. Если это произойдет, удалите последнее импортирование, разделите ваш список между несколькими файлами и импортируйте их по отдельности.
  • Неправильное форматирование - Вся информация в файле должна быть введена в качестве текста и без любых выделений (жирный шрифт, курсив, выделение цветом и т.д.).
  • Несколько таблиц- Если ваш файл содержит несколько таблиц, то он не может быть перенесен в Rentman.

Удалeниe импoрта

Если при импортировании у вас возникли проблемы, лучшим выбором будет удаление информации и импортирование документа еще один раз. Каждый раз, когда вы импортируйте оборудование, Rentman создает тег в формате “импорт-день-час”. Просто выберите тег вашего последнего импорта и удалите данные элементы.

Oбнoвитe вашe оборудование в вашей базе данных

Если вы уже импортировали оборудование в Rentman, но хотите внести несколько изменений, вы можете обновить элементы в вашей базе данных.

Импoртирoвaниe дополнительных полей для ввода

  1. Настройте дополнительные поля ввода в модуле конфигурации.
  2. Создайте столбцы с дополнительным значением для полей ввода в вашем файле .xlsx.
  3. Когда вы импортируйте файлы сопоставьте новые столбцы с дополнительными полями ввода ( Вы найдете их в “Экстра” секции для столбцов).

Скaчaйте шаблон заполнения документов

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 1 из 2

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.