Автоматический экспорт счетов в Quickbooks Online

Подключив Quickbooks Online к Rentman, вы сможете настроить Rentman на автоматический экспорт счетов в Quickbooks. Это сэкономит время и усилия, так как это в разы быстрее, чем экспорт в файл Excel из модуля «Счета».

Вы можете подключить Rentman только к Quickbooks Online, но не к Quickbooks Desktop.

Контакты всегда импортируются как новые контакты в Quickbooks. Контакты с теми же именами по умолчанию добавляются в базу данных Rentman в скобках после имени в Quickbooks.

Доступно для: Лайт Стандарт Про

-

Кaкие данные экспортируются

Примечание. В Quickbooks экспортируются только бухгалтерские книги. Таким образом, вы не найдете оборудование или функции в счетах, экспортированных в Quickbooks.

  • Информация о счете
    Счета содержат всю финансовую информацию, которую вы добавляете в Rentman, необходимую для правильного функционирования вашего бухгалтерского программного обеспечения. Сюда входят ставки НДС, условия оплаты, время выставления счетов и номера счетов.

  • Информация о связанных контактах
    Информация о связанных контактах для счета также экспортируется (например, название компании, контактные лица и контактный номер).

    Контакты в Rentman нельзя связать с контактами, которые уже добавлены в Quickbooks. Контакты с таким же именем добавляются с контактным номером из системы Rentman в скобках после имени в Quickbooks.

Внимание! Информацию о проекте нельзя автоматически экспортировать в Quickbooks. То есть такая информация, как название проекта, его номер и стоимость, не может быть отправлена в Quickbooks автоматически. Однако эти данные можно добавить вручную при экспорте счетов из модуля «Счета».

Ка создать продукты и услуги в Quickbooks

Чтобы экспортировать балансовые счета Rentman, необходимо связать их с продуктами и услугами в Quickbooks. Чтобы создавать продукты и услуги в Quickbooks:

  1. Перейдите в подраздел Счета модуля Финансы.

  2. Выберите вкладку Продукты и услуги.

  3. Нажмите «Создать» в правом верхнем углу, чтобы добавить продукт.

Мы предлагаем создать продукт для каждого балансового счета: аренда, продажа, персонал, транспорт, страхование и другое.

Как пoдключить Quickbooks

Чтобы подключить Quickbooks, необходимо сначала заполнить данные аккаунта Quickbooks в Rentman. После этого вы должны настроить параметры для автоматического экспорта.

Подключение

  1. Перейдите в модуль settingsКонфигурация > Учетная запись >  Расширения.

  2. В разделе Внешние расширения перейдите в Quickbooks и нажмите Подключить.

    Убедитесь, что в вашем браузере разрешены всплывающие окна.

  3. Во всплывающем окне введите данные аккаунта Quickbooks.

  4. После входа в систему вы сможете настроить автоматический экспорт.

Как настроить экспорт

  1. Перейдите в модуль settingsКонфигурация > Учетная запись >  Расширения.

  2. Для параметра Автоматический экспорт выберите один из следующих вариантов:

    mceclip0.png

    Если вы выбрали Запускать вручную, для отправки счетов в Quickbooks потребуется нажимать кнопку «Начать экспорт». Обратите внимание, что кнопка недоступна, если у вас нет новых счетов.

    Если вы выберете В следующие дни, Rentman сможет автоматически отправлять новые счета в Quickbooks. Выберите все те дни, в которые нужно выполнять экспорт. Новые счета будут выгружаться в 2 часа ночи в указанные вами дни. 

  3. Затем вам необходимо привести в соответствие свои бухгалтерские книги, ставки НДС и программное обеспечение бухгалтерского учета в Rentman с данными в Quickbooks. Для этого нажмите одну из кнопок. Это необходимо, так как названия могут немного отличаться.

  4. Приведите в соответствие все поля и сохраните изменения.

    Если вы не можете сохранить, вероятно, поля не совпали. Повторите этот шаг еще раз.

Вы можете просмотреть статус своих счетов в подразделе Счета модуля monetization_onФинансы (см. ниже).

Как посмотреть статус счета

Когда счета были экспортированы в Quickbooks, вы можете проверить в Rentman, правильно ли был выполнен процесс.

  1. Перейдите в подраздел Счета модуля monetization_onФинансы.

  2. Добавьте в обзор столбец «Статус экспорта».
    Чтобы узнать, как добавить столбец, прочитайте эту статью.

  3. В этом столбце вы найдете статусы счетов.

Устранение неполадок

Счет был экспортирован, но не появился в Quickbooks.
Бывает так, что счет не может быть экспортирован в вашу бухгалтерскую программу. В некоторых случаях можно определить, почему так происходит. Вы можете проверить это следующим образом:

  1. Перейдите в подраздел Счета модуля monetization_onФинансы.
  2. Добавьте в обзор столбец «Примечание к экспорту».
    Чтобы узнать, как добавить столбец, прочитайте эту статью.

  3. В этом столбце появятся статусы счетов.

К сожалению, мы не всегда можем определить четкую причину, почему экспортированные счета не отображаются в Quickbooks. Ниже представлены известные ошибки, возникающие при обработки счетов.

Известные ошибки

  • К счету не добавлен клиент.

Чaстo зaдaваемые вопросы

Я не использую Quickbooks. Могу ли я подключить свое бухгалтерское программное обеспечение?
Мы предлагаем интеграцию с ограниченным количеством бухгалтерских программ, потому что поддержание подключений крайне времязатратный процесс. В будущем мы планируем предоставлять интеграцию и поддержку с большим числом бухгалтерских программ, но это зависит от количества клиентов, использующих конкретное программное обеспечение, и от того, насколько легко его можно интегрировать с Rentman. Свяжитесь с нами, чтобы узнать, работаем ли мы над интеграцией с вашей бухгалтерской программой. Если вы хотите добавить или поддержать интеграцию Rentman с вашей программой, добавьте пожелание в наш список заявок на форуме сообщества.
Можно ли синхронизировать информацию между Rentman и моей бухгалтерской программой?
Нет, это невозможно. Экспорт счетов — это односторонний процесс. То есть вы можете отправлять информацию только из Rentman в Quickbooks, а не наоборот.
Когда экспортируются счета?
Новые счета всегда автоматически экспортируются в 2 часа ночи по местному времени в выбранные вами дни. Однако вы также можете делать это вручную. Чтобы узнать больше, прочитайте этот раздел.
Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 1

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.