Автоматический экспорт счетов в Quickbooks Online

Подключив Quickbooks Online к Rentman, вы можете настроить Rentman на автоматическую экспортацию ваших счетов в Quickbooks. Это сэкономит время и усилия, так как это в разы быстрее, чем экспорт в Excel файл из модуля «Счета».

Вы можете подключить Rentman только к Quickbooks Online, к сожалению, подключение Rentman к Quickbooks Desktop недоступно.

Важно: счета, принадлежащие частным лицам в Rentman, не могут быть автоматически экспортированы в Quickbooks. Чтобы обойти это, вы можете изменить тип контакта c компанией.

Контакты всегда импортируются как новые контакты в Quickbooks. Контакты с одинаковым именем добавляются по умолчанию с контактным номером из базы данных Rentman в скобках после имени в Quickbooks.

Доступно для: Лайт Стандарт Про

-

Кaкие данные экспортируются?

Примечание. В Quickbooks экспортируются только бухгалтерские книги. Таким образом, в счетах, экспортированных в Quickbooks, вы не найдете запланированное вами оборудование или функцию.

  • Информация о счете
    Счета содержат всю финансовую информацию, которую вы добавляете в Rentman и которая необходима для полного обзора и правильного функционирования вашего бухгалтерского программного обеспечения. Сюда входят ставки НДС, условия оплаты, время выставления счетов и номера счетов.

  • Информация о соответствующих контактах
    Информация о соответствующих контактах для вашего счета также экспортируется. Это включает, например, название компании, контактных лиц и контактный номер.

    Контакты в Rentman нельзя привести в соответствие с контактами, которые уже добавлены в Quickbooks. Контакты с одинаковым именем добавляются с контактным номером из системы Rentman в скобках после имени в Quickbooks.

Обратите внимание: информацию о проекте нельзя автоматически экспортировать в Quickbooks. Это означает, что такая информация, как название проекта, номер проекта, стоимость проекта и другая информация о проекте, не может быть отправлена в Quickbooks автоматически. Однако это возможно при ручном экспорте счетов из модуля «Счета».

Привeдитe в соответствие имена клиентов

Перед подключением Rentman к Quickbooks приведите в соответствие имена клиентов, чтобы убедиться, что имена ваших контактов / клиентов в Rentman и Quickbooks записаны одинаково. Если имена не совпадают, Quickbooks создаст нежелательные новые контакты после вашего первого автоматического экспорта.

Coздавайтe продукты и услуги в Quickbooks

Чтобы экспортировать бухгалтерские книги ваших счетов Rentman, вам необходимо связать их с продуктами и услугами в Quickbooks. Чтобы создавать продукты и услуги в Quickbooks:

  1. Перейдите в модуль «Счета» (Invoicing module)

  2. Выберите вкладку «Продукты и услуги» (Product and Services tab) 

  3. Нажмите «Создать» в правом верхнем углу, чтобы добавить продукт (Click on 'New').

Мы предлагаем создать продукт для каждой бухгалтерской книги, которую мы экспортируем: аренда, продажа, экипаж, транспорт, страхование и другое.

Пoдключить Quickbooks

Чтобы подключить Quickbooks, вам необходимо сначала заполнить данные своей учетной записи Quickbooks в Rentman. После этого вам необходимо настроить свои параметры для автоматического экспорта.

Подключение

  1. Перейдите в settings модуль «Конфигурация» > Учетная запись >  Расширения.

  2. В разделе «Внешние расширения» перейдите в Quickbooks и нажмите кнопку подключения

    Убедитесь, что в вашем браузере разрешены всплывающие окна.

  3. Войдите в систему Quickbooks, указав данные своей учетной записи во всплывающем окне.

  4. После входа в систему вы можете приступить к настройке автоматического экспорта.

Нaстрoйкa

  1. Перейдите в settings модуль «Конфигурация» > Учетная запись >  Расширения.

  2. Для параметра «Экспортировать автоматически» выберите один из следующих вариантов:

    mceclip0.png

    Если вы выбрали «Вручную», вам необходимо нажать кнопку «Начать экспорт», чтобы отправлять новые счета в Quickbooks. Примечание: если новых счетов нет, эта кнопка недоступна.

    Если вы выберете «На следующий день», Rentman сможет автоматически отправлять новые счета в Quickbooks. Вы выбираете все те дни, в которые вы бы хотели, чтобы происходила экспортация. Новые счета всегда экспортируются в 2 часа ночи в те дни, которые вы выбираете. 

  3. Затем вам необходимо привесит в соответствие свои бухгалтерские книги, ставки НДС и журнал бухгалтерского программного обеспечения в Rentman с данными в Quickbooks. Для этого нажмите одну из кнопок. Это необходимо, потому что их названия могут немного отличаться.

  4. Сохраните изменения, когда вы приведете в соответствие все поля.

    Если вы не можете нажать Сохранитьвозможно, поля были неправильно приведены в соответствие. Повторите этот шаг еще раз.

Вы можете просмотреть статус своих счетов в подпапке «Счета» модуля monetization_on «Финансы» (см. Раздел ниже).

Прoсмoтр стaтуса ваших счетов

Когда ваши счета были экспортированы в Quickbooks, вы можете проверить в Rentman, насколько правильно был выполнен этот процесс. Вы можете сделать это следующим образом:

  1. Перейдите в подпапку «Счета» модуля monetization_on «Финансы». 

  2. Добавьте в обзор столбец «Статус экспорта».
    Прочтите здесь, как добавить столбец.

  3. В этом, недавно добавленном столбце, вы можете просматривать статус ваших счетов.

Решение проблем

Мой счет был экспортирован, но не отображается в Quickbooks.
Может случиться так, что счет не может быть экспортирован в вашу бухгалтерскую программу. В некоторых случаях мы можем определить, почему это происходит. Вы можете проверить это следующим образом:

  1. Перейдите в подпапку «Счета» модуля monetization_on «Финансы». 
  2. Добавьте в обзор столбец «Примечание к экспорту».
    Прочтите здесь, как добавить столбец.

  3. В этом недавно добавленном столбце вы можете просматривать статус ваших счетов.

К сожалению, мы не всегда можем определить четкую причину почему экспортированные счета не отображаются в Quickbooks. Ниже приведен список известных ошибок при обработки счетов.

Известные ошибки

  • К счету не добавлен клиент

Чaстo зaдaваемые вопросы

Я не использую Quickbooks. Могу ли я подключить свое бухгалтерское программное обеспечение?
Мы предлагаем интеграцию с ограниченным количеством бухгалтерских программных обеспечений, так как поддержание и обновления подключений очень объемный процесс. В будущем мы планируем предоставлять интеграцию и поддержку с большим количеством бухгалтерского программного обеспечения, однако это зависит от количества клиентов, использующих конкретное программное обеспечение, и от того, насколько легко его можно интегрировать с Rentman. Свяжитесь с нами, чтобы узнать, работаем ли мы уже над интеграцией вашего бухгалтерского программного обеспечения. Если вы хотите добавить или поддержать интеграцию Rentman с вашим бухгалтерским программным обеспечением, добавьте пожелание в наш список заявок на форуме сообщества.
Могу ли я синхронизировать информацию между Rentman с бухгалтерским программным обеспечением, которое я использую?
Нет, это невозможно. Экспорт счетов - это односторонний процесс. Это означает, что вы можете отправлять информацию только из Rentman в Quickbooks, а не наоборот.
Когда экспортируются мои счета?
Новые счета всегда автоматически экспортируются в 2 часа ночи по местному времени в выбранные вами дни. Однако вы также можете сделать это вручную. Прочтите раздел Подключить Quickbooks для получения дополнительной информации.
Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.