Каждая пробная версия Rentman содержит готовый вариант списка контактов, но вы также можете быстро добавить ваш собственный список контактов в Rentman, просто импортировав файл с необходимыми данными. В данной статье мы расскажем вам, как быстро перенести свою базу контактов в Rentman.

Вместо импорта файла, вы можете вручную добавить небольшое количество контактов в модуле contact_phone «Контакты».

Доступно для: Лайт Стандарт Про

-

Пeред тем, как вы начнете

Перед тем как начать, вам необходимо:

  • Создать Excel или .csv файл со списком ваших контактов и информацией о них. Если у вас еще нет такого файла, вы можете использовать наш шаблон или создать свой собственный.
  • Создать логичную структуру папок в модуле contact_phone «Контакты», чтобы вы могли сделать процессы еще более организованными и иметь возможность быстро и легко находить информацию. Вы можете перейти по ссылке, чтобы заранее создать свои папки, или позволить Rentman автоматически создавать пути к папкам по вашему выбору. Вы выбираете правильный путь к папке в столбце «Папка» вашего файла (читайте следующий раздел).

Пoдгoтовьте ваш список контактов

Большое количество пользователей Rentman уже имеют собственный созданный список контактов. Список, который вы импортируйте в Rentman должен быть в формате .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) или .csv.

  • Будет полезно иметь четкие заголовки (названия) в первой строке вашего файла.

  • Некоторые столбцы в вашем файле являются необходимыми для Rentman, а наличие остальных столбцов зависит от вас. 

  • Путь к папке контакта должен быть указан в столбце Папка, например:
    europe/netherlands/highliterental

Вы можете скачать подготовленный нами шаблон внизу этой статьи. Используйте шаблон в качестве примера или для создания файла контактов. 

Если среди ваших контактов есть, не только компании, но и контактные лица, мы рекомендуем включить столбцы контактных лиц в файл контактов. Прочтите раздел ниже для получения дополнительной информации.

Стoлбцы кoнтактных лиц

Если среди ваших контактов, есть контактные лица, вы можете создавать столбцы в файле контактов, которые содержат уникальную информацию об контактном лице. Эти столбцы очень полезны, так как каждое контактное лицо, принадлежащее одному и тому же контакту (к примеру, компании), может иметь свой собственный номер телефона, адрес электронной почты и другую информацию.

В вашем файле столбцы контактных лиц могут выглядеть следующим образом:

Contact_list.png

Обратите внимание, что к одному и тому же контакту всегда подключено несколько контактных лиц.

Импoртируйтe фaйл контактов

  1. Перейдите в модуль contact_phone «Контакты»

  2. Щелкните more_vert рядом с + Добавить контакт и выберите Импорт. 


    mceclip5.png

  3. Выберите тип импорта:



    import_data.png

    1. "Импортировать все ряды, как новый элемент" - ваша база данных пуста и это ваш первый импорт
    2. "Обновить данные об элементах" - у вас уже есть импортированные контакты, и вы хотите обновить их данные

    3. "Добавить только новые элементы, пропустив те, что есть в базе" - у вас уже есть импортированные контакты, но вы хотите добавить больше контактов
  4. Укажите, хотите ли вы импортировать контактных лиц, связанных с вашими контактами.

  5. Загрузите файл контактов в соответствии с теми условиями, которые были перечислены выше.

    upload_file_import.png

    Если у вас еще нет файла с вашими контактами, вы можете загрузить наш шаблон "Загрузить шаблон файла"

  6. Выберите, содержит ли ваш файл заголовок или нет. Если вы выберете «Да», первая строка вашего файла не будет импортирована.
  7. Для каждого столбца система сопоставляет имена заголовков с именами столбцов в Rentman. Убедитесь, что все совпадения найдены правильно, и при необходимости скорректируйте информацию.

    Select_columns_import.png

    Если вы выбрали «Да» при импорте серийных номеров в шаге 4, система попытается сопоставить столбцы в вашем файле либо со столбцами контактов, либо же со столбцами контактных лиц. Убедитесь, что информация во всех столбцах совпадает, и при необходимости, скорректируйте.

    contact_person_column.png


  8. Когда вы проделаете это для всех столбцов, нажмите «Следующий шаг».
  9. Выберите корневую папку для импорта. Корневая папка - это главная папка, которая содержит все второстепенные папки. Новые элементы будут помещены в эту папку. Если в импортируемом файле вы определили папки, эти элементы будут помещены в выбранную вами корневую папку.

    Обратите внимание: если в вашем файле оборудования нет столбца «Папка», все элементы будут помещены в одну корневую папку. Это означает, что ваши элементы не будут систематизированы, и будет сложно найти оборудование. Мы рекомендуем создать собственную структуру папок и указать правильный путь к папке с вашими элементами.

    select_forlder_import.png

  10. На ваше усмотрение: если на шаге 3 вы выбрали «Добавить новые элементы и пропускать повторяющиеся строки» или «Обновить существующие элементы новыми данными», вам необходимо выбрать столбец «Соответствие». Лучше всего выбрать из столбцов «Код», «Имя (в базе данных)» или «Серийный номер». Например, если вы обновляете цену на все элементы оборудования, вы должны выбрать «Код» в качестве столбца соответствия, поскольку он уникален для каждого обновляемого элемента оборудования и не обновляется сам. Обратите внимание: эти столбцы не могут содержать двойных значений в файле импорта, поскольку во время импорта они используются для определения того, какой элемент или серийный номер следует пропустить.
  11. Выберите Следующий шаг и проверьте свои данные в предварительном просмотре. 

    preview_import.png

    Обратите внимание: в предварительном просмотре будут показаны только первые 10 строк.

  12. Нажмите Импорт
  13. После завершения импорта появится окно с результатами. Если ваши данные были успешно импортированы, вы можете Закрыть окно или выбрать «Просмотреть импортированное оборудование». Если импорт не удался, прочтите раздел «Анализ результатов импорта» ниже.


    import_successful.png

Aнaлиз рeзультaтов импорта

Иногда случается, что импорт может завершиться неудачно (частично или полностью). Если такое происходит, вы можете найти все ответы в результатах импорта, например:

  • Какие строки любо контакты не удалось импортировать

  • Почему импортация этих строк или контактов не удалась

  • Какие строки или контакты были успешно импортированы

После результата импорта, внизу, вы можете скачать файл, содержащий все строки, в которых произошел сбой, с указанием причины сбоя. Это даст вам возможность понять причины сбоя в каждой строке.

Некоторые причины неудачного импорта:

  • Двойные серийные номера или QR-коды - в Rentman вы не можете использовать один и тот же серийный номер или QR-код для более чем одного элемента. Если вы импортируете товар с серийным номером или QR-кодом X, а X уже находится в вашей базе данных, товар не может быть импортирован.

  • QR-коды не более 25 цифр - QR-коды в Rentman имеют максимальный размер 25 цифр (включая пробелы). Если ваши QR-коды превышают это число, они будут обрезаны. Это, в результате, может привести к получению идентичных QR-кодов.

  • Слишком много данных - обработка больших файлов может занять слишком много времени, а некоторая информация не будет импортирована. В данном случае удалите последний импорт, разделите список на файлы меньшего размера и импортируйте их отдельно.

  • Неправильное форматирование - информация в файле должна быть введена только в текстовом формате и без выделения (жирный шрифт, курсив, цвета фона и т.д.) 

  • Несколько страниц - если ваш файл .xslx состоит из нескольких страниц, его нельзя импортировать в Rentman.

 Сoветы пo сoздaнию файла вашего оборудования

Список, который вы импортируете в Rentman, должен иметь формат .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) или .csv.

Вы можете скачать подготовленный нами шаблон в конце данной статьи. Используйте его для справки или как образец для создания вашего файла оборудования.

Вот несколько советов по подготовке файла:

  • Очистите заголовки (названия) в первой строке вашего файла.

  • Не импортируйте более чем 64 столбцов за один раз.

  • Добавьте как минимум самую важную информацию (например, имя, количество, стоимость аренды, папку).

  • Путь к элементу должен быть указан в столбце Папка, например:

    аудио / микрофоны / беспроводной

  • Убедитесь, что файл не состоит из нескольких страниц.

  • Если вы используете QR-коды, убедитесь, что они уникальны и короче 25 цифр.

  • Не оставляйте пустых строк в файле .xlsx.

  • Не добавляйте изображений в файл .xlsx. Вы можете добавить их позже.

  • Убедитесь, что вся информация в файле введена в текстовом формате и не содержит выделений (полужирный, курсив, цвета и т. Д.).

Стoлбцы с сeрийным нoмером

Используя серийные номера, вы можете создавать столбцы в вашем файле, содержащие информацию об уникальном элементе оборудования, который идентифицируется с помощью серийного номера. Эти столбцы полезны, потому что у каждой составляющей одного и того же элемента может быть разная дата покупки или внутренняя ссылка.

Обратите внимание, что несколько серийных номеров всегда связаны с одним и тем же элементом оборудования.

Примечание: значения в столбце «Серийный номер (Серийный номер)» используется во всем программном обеспечении для идентификации каждого серийного номера. В этом столбце введите имя или код, который вы используете для обозначения своего серийного номера.

Удалить импорт

Если импорт частично выполнен некорректно, правильным шагом будет удалить информацию и повторить все заново. Каждый раз, когда вы импортируете файл с оборудованием, Rentman создает тег в формате «импорт-дата-время». Выберите тег вашего последнего обновления и удалите эти элементы.

Oбновитe списoк оборудования в вашей базе

Если вы уже импортировали свой список оборудования, но вам необходимо внести некоторые изменения, вы можете обновить элементы в вашей базе данных.

Импoрт дoпoлнитeльных полей ввода

  1. Настройте дополнительное поле ввода в модуле «Конфигурации».

  2. Создайте столбец с дополнительным значением для поля ввода в файле .xlsx.

  3. При импорте файла сопоставьте новый столбец с дополнительным полем ввода.

Зaгрузить шaблон файла

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.