Каждая пробная версия Rentman содержит готовый вариант списка контактов, но вы можете создать собственный, просто импортировав файл с данными. В этой статье мы расскажем, как перенести свою базу контактов в Rentman.

Вам необязательно импортировать файл. Вместо этого вы можете вручную добавить небольшое количество контактов в модуле contact_phoneКонтакты.

-

Важно

Для начала вам необходимо сделать следующее:

• Создать файл Excel или CSV с информацией о контактах. Если у вас еще нет такого файла, вы можете использовать наш шаблон. Ниже вы найдете советы по подготовке файла.
• Создать логичную структуру папок в модуле contact_phoneКонтакты, чтобы поддерживать порядок в данных и быстро находить нужную информацию. Вы можете перейти по ссылке, чтобы заранее создать папки, или позволить Rentman автоматически создавать пути к папкам в соответствии с тем, что вы выбрали в столбце Папка вашего файла (читайте следующий раздел).

Стoлбцы кoнтактных лиц

Если у ваших контактов по несколько контактных лиц, вы можете добавить в файл специальные столбцы. Это удобно, потому что у каждого контактного лица может быть собственный номер телефона, адрес электронной почты и не только.

В вашем файле столбцы контактных лиц могут выглядеть следующим образом:

Несколько контактных лиц для одного контакта

Если у контакта несколько контактных лиц, вы по-прежнему можете импортировать их все одновременно. Для этого каждое контактное лицо в файле должно быть расположено на собственной строке, которая включает также информацию о контакте. Посмотрите на пример ниже.

Как импортировать фaйл с контактами

1. Перейдите в модуль contact_phoneКонтакты.

2. Рядом с  + Добавить контакт  нажмите more_vert  и выберите Импорт. 
   
   
   
   

3. Выберите тип импорта:

   
   
   

   1. Импортировать все строки как новые: ваша база данных пуста, и вы импортируете впервые.

   2. Изменить текущую информацию: у вас уже есть импортированные контакты, и вы хотите обновить информацию.

   3. Добавить новые данные, пропустив существующие: у вас уже есть импортированные контакты, но вы хотите добавить еще.

4. Укажите, хотите ли вы импортировать контактные лица, связанные с вашими контактами.

5. Загрузите файл с контактами в соответствии с перечисленными условиями.

   
   
   

   Если у вас еще нет файла с вашими контактами, вы можете использовать наш шаблон, нажав Скачать пустой образец файла.

6. Выберите, содержит ли файл заголовки столбцов. Если вы выберете «Да», первая строка файла не будет импортирована.
   
7. Для каждого столбца система сопоставляет заголовки с названиями столбцов в Rentman. Убедитесь, что все верно, и при необходимости скорректируйте информацию.
   
   
   

   Если вы выбрали «Да» при импорте контактных лиц в шаге 4, система попытается сопоставить столбцы в вашем файле либо со столбцами контактов, либо со столбцами контактных лиц. Убедитесь, что информация во всех столбцах совпадает, и при необходимости скорректируйте.

   

   
   
8. Когда вы сопоставите все столбцы, нажмите «Следующий шаг».
9. Выберите корневую папку для импорта. Корневая папка — это главная папка, которая содержит все второстепенные папки. Новые данные будут помещены в эту папку. Если вы обозначили папки в импортируемом файле, они будут помещены в выбранную корневую папку.
   

   Внимание! Если в вашем файле с контактами нет столбца Папка, все контакты будут помещены в одну корневую папку. Это значит, что данные не будут систематизированы, и их будет непросто найти. Мы рекомендуем создать свою структуру папок и указать правильный путь к папке в столбце Папка.

   
   
   
10. (Необязательно) Если вы выбрали «Добавить новые данные, пропустив существующие» или «Изменить текущую информацию», вам нужно отметить столбцы соответствия, чтобы система знала, что именно нужно изменить. Например, если вы меняете информацию о контактных лицах у всех контактов, то нужно выбрать столбец «Имя», так как оно уникально для каждого контакта. Данные в выбранном столбце не будут изменены. Внимание! Выбранные столбцы в импортируемом файле не должны содержать повторяющихся значений, поскольку они используются, чтобы определить, какую информацию следует пропустить.
11. Выберите «Следующий шаг» и проверьте свои данные. 
    
    
    

    Примечание. В превью будут показаны только первые 10 строк.

12. Нажмите Импорт
    

13. После завершения импорта появится окно с результатами. Если данные были успешно импортированы, нажмите Закрыть или выберите «Просмотреть импортированные контакты». Если импорт не удался, прочитайте раздел Анализ результатов импорта ниже.

    
    
    

Aнaлиз рeзультaтов импорта

Иногда данные не удается импортировать частично или полностью. В таком случае вы найдете всю нужную информацию в результатах:

• Какие строки (контакты) не удалось импортировать.

• Почему импорт строк (контактов) не удался.

• Какие строки (контакты) импортированы успешно.

Ниже в окне с результатами появится файл, содержащий все строки, в которых произошел сбой, с указанием причин. Вы можете скачать его, чтобы узнать, почему не удалось импортировать ту или иную строку.

Некоторые причины неудачного импорта:

• Слишком много данных. Обработка больших файлов может занять слишком много времени, а некоторая информация не будет импортирована. В этом случае удалите последний импорт, разделите список на файлы меньшего размера и импортируйте их отдельно.

• Неправильное форматирование. Информация в файле должна быть введена только в текстовом формате без выделения (жирный шрифт, курсив, цвет фона и т. д.).

• Наличие нескольких листов. Если файл XLSX содержит несколько листов, его нельзя импортировать в Rentman.

Сoветы пo сoздaнию файла с контактами

Список, который вы импортируете в Rentman, должен быть в формате XLSX (Microsoft Excel, Google Таблицы) или CSV.

Вы можете скачать шаблон в конце этой статьи. Используйте его для справки или создайте на его основе свой файл с контактами.

Вот несколько советов по подготовке файла:

• Уберите заголовки в первой строке файла.

• Не импортируйте больше 64 столбцов за один раз.

• Добавьте по меньшей мере самую важную информацию (например, имя, фамилию, папку).

• Путь к объекту должен быть указан в столбце «Папка», например:

  фрилансеры / звукоинженеры 

• Убедитесь, что файл не содержит несколько листов.

• Не оставляйте пустых строк в файле XLSX.

• Не добавляйте изображения в файл XLSX. Это можно сделать уже в программе.

• Убедитесь, что вся информация в файле введена в текстовом формате и не содержит выделений (полужирный, курсив, цвет и т. д.).

Удаление импорта

Если импорт частично выполнен некорректно, правильнее всего будет удалить информацию и повторить все заново. При каждом импорте файла Rentman создает тег в формате «импорт-дата-время». Выберите тег вашего последнего обновления и удалите эти данные.

Обновление списка контактов в базе

Если вы уже импортировали список контактов, но вам необходимо внести некоторые изменения, вы можете сделать это в базе данных.

Как импортировать дoпoлнитeльные поля ввода

1. Настройте дополнительное поле ввода в модуле Конфигурация.

2. В файле XLSX создайте столбец со значением для дополнительного поля ввода.

3. При импорте файла сопоставьте новый столбец с дополнительным полем ввода.

Скачайте шaблон файла