Автоматический экспорт счетов в Xero

Вы можете подключить Rentman к бухгалтерской программе Xero и автоматически экспортировать в нее счета. Это гораздо быстрее, чем делать ручной экспорт файлов Excel.

Доступно для: Лайт Стандарт Про

Примечание. Интеграция с Xero недоступна для пользователей Rentman из США. Мы рекомендуем вместо этого подключиться к Quickbooks Online. Если вы хотите пользоваться Xero в США, обратитесь в нашу Службу поддержки.

Какие данные экспортируются

Xero_image.png

  • Бухгалтерская книга. В Rentman счета разделены на строки бухгалтерской книги, которые показывают общие суммы по каждой категории. Подробнее об управлении бухгалтерской книгой в Rentman...
    Примечание. В Xero экспортируются только бухгалтерские счета, то есть вы не найдете в документах списков запланированного оборудования и функций.
  • Данные счета. В счетах есть все финансовые сведения, добавленные в Rentman и необходимые для полноценного информирования и правильной работы в бухгалтерской программе. Эти данные включают ставки налогов, сроки оплаты, сроки выставления счетов и номера счетов.
  • Счет в формате PDF.
  • Поле с темой счета.  Оно экспортируется в поле «Ref» (ссылка) в Xero.
  • Данные о контактах. Также экспортируется информация о контактах, связанных со счетом, например название компании, адрес и номер телефона.
    Во время экспорта Xero ищет совпадения в именах и названиях контактов в Rentman. Чтобы один контакт не появился дважды, сделайте имена и названия контактов одинаковыми в обеих программах.

Какие данные не экспортируются

  • Название и номер проекта. В Xero отправляется только информация о клиенте, но название и номер проекта можно добавить в поле темы с помощью переменных.
  • Статус оплаты счета (подробнее в разделе Часто задаваемых вопросов).
  • Список запланированного на проект оборудования. В Xero экспортируются только связанные с оборудованием бухгалтерские счета.
  • Контактное лицо. В Xero экспортируется только информация с вкладки Данные в карточке контакта.

Как подключить Rentman к Xero

  1. Перейдите в модуль settingsКонфигурация > Учетная запись > Расширения.
  2. В разделе Внешние расширения перейдите к Xero и нажмите «Подключить».
    Убедитесь, что в вашем браузере разрешены всплывающие окна.
  3. Введите данные для входа во всплывающем окне.
  4. После входа в аккаунт настройте автоматический экспорт.

Как настроить Xero

  1. Перейдите в модуль settingsКонфигурация > Учетная запись > Расширения.
  2. В подразделе Автоматический экспорт выберите один из вариантов:

    Export_start.png
    Если вы выберете «Запускать вручную», то для отправки счетов в Xero каждый раз придется нажимать кнопку «Начать экспорт». Обратите внимание, что кнопка недоступна, если у вас нет новых счетов.

    Если вы выберете «В следующие дни», Rentman сможет автоматически отправлять новые счета в Xero в 02:00 в отмеченные вами дни.
  3. Сопоставьте бухгалтерские счета, налоговые ставки и журнал бухгалтерской программы в Rentman с аналогичными данными в Xero. Для этого необходимо нажать одну из кнопок. Таким образом вы убедитесь, что названия не отличаются.
    Чтобы настроить бухгалтерские счета в Xero, перейдите в Accounting > Chart of accounts.
  4. Сопоставив поля, сохраните изменения.
    Если вы не можете нажать кнопку  Сохранить  , вполне вероятно, что поля не совпадают. Проверьте все еще раз.

Вы можете посмотреть статусы счетов в подразделе Счета модуля monetization_onФинансы (см. ниже).

Как посмотреть статус счета

После экспорта счетов в Xero вы можете проверить в Rentman, все ли данные переданы верно. Чтобы это сделать:

  1. Перейдите в подраздел Счета модуля monetization_onФинансы.
  2. Добавьте в обзор столбец «Статус экспорта».
    Вот как это сделать.
  3. В новом столбце будут показаны статусы счетов.

Устранение неполадок

Экспортированный счет не появился в Xero
Бывает так, что счет не удается экспортировать в бухгалтерскую программу. В некоторых случаях мы можем определить причину. Вы можете узнать ее следующим образом:

  1. Перейдите в подраздел Счета модуля monetization_onФинансы.
  2. Добавьте в обзор столбец «Примечание к экспорту».
    Вот как это сделать.
  3. В новом столбце будут показаны статусы счетов.

К сожалению, мы не всегда можем выяснить, почему экспортированный счет не появился в Xero. Ниже представлены известные ошибки.

Известные ошибки

  • В счет не добавлен клиент.

Часто задаваемые вопросы

Как отключить аккаунт Xero?
Чтобы отключить аккаунт Xero от Rentman, перейдите в модуль settingsКонфигурация > Учетная записьРасширения и рядом с Xero нажмите «Отключить». Чтобы удалить авторизацию в Xero, откройте Settings > Connected apps.
Какие данные из Xero будут видны в Rentman?
В Rentman будут доступны основные административные данные и план счетов пользователей.
Когда счета экспортируются?
Счета экспортируются в зависимости от выбранного вами способа: вручную, после нажатия кнопки «Начать экспорт», или автоматически в 02:00 в отмеченные дни.
Можно ли экспортировать счета еще раз?
Да. Для этого перейдите в подраздел Счета модуля monetization_onФинансы в Rentman, выберите счета, которые хотите экспортировать еще раз, нажмите кнопку «Еще» more_vert , а затем «Повторный экспорт в бухгалтерскую программу».
Статус оплаты экспортируется из Rentman?
Нет. Rentman не экспортирует статусы оплаты в бухгалтерские программы, потому что процесс появления отметки «оплачено» непрост и отличается в разном ПО. Чтобы вы точно ничего не упустили, мы советуем действовать следующим образом: создайте счет в Rentman, экспортируйте его, а уже после этого выполняйте все другие операции в Xero (например, отмечайте счета как оплаченные, удаляйте ненужные и следите за оплатой).
Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.