В Rentman вы можете импортировать список вашего оборудования. В данной статье, мы подробно опишем вам процесс переноса списка вашего оборудования в Rentman.

Доступно для: Лайт Стандарт Про

Если вы хотите добавить элемент оборудования вручную, вы можете это сделать в модуле Оборудования

Прeжде чем вы начнете

Перед тем как импортировать ваш список оборудования:

  • Вам нужно создать эксель файл или cvs файл с информацией о вашем оборудовании. Если у вас его еще нет, то воспользуйтесь нашим шаблоном заполнения таблицы.
  • Если вы используйте в работе serial numbers, то в вашем файле со списком оборудования вы можете создать столбцы, содержащие информацию о серийных номерах. Больше информации о том, как импортировать серийные номера в систему, вы сможете узнать из данной section. 
  • Создать logically structured folders в модуле оборудования. Это поможет вам легче ориентироваться и находить нужное вам оборудование. Вы можете проследовать по ссылке и создать папки заранее, либо же Rentman автоматически создаст папки, основываясь на вашем выборе. Затем вы выбираете нужную папку в столбце папка вашего файла.

Импортируйтe вaше оборудование

  1. Перейдите в category модуль Оборудования.
  2. Кликните на кнопку more_vert в правом верхнем углу и кликните на импортировать.
  3. Выберете тип импорта: 

    mceclip2.png


    Импортировать все ряды в качестве нового элемента: 
    Rentman создаст новый элемент для каждой строки. 

    Обновить существующие элементы новыми данными:
     Если вы хотите обновить элементы в вашей базе данных (например: список цен), то ознакомьтесь с пошаговой инструкцией, как это сделать в статье об обновлении базы данных.

    Добавить новые элементы, пропуская дубликаты: 
    Rentman не перенесет элементы, которые уже есть в вашей базе данных.
  4. Выберете, если вы также хотите импортировать серийные номера, или только элементы оборудования.  
  5. Перетащите файл или кликните на mceclip2.png  чтобы загрузить файл. 

    mceclip5.png

    Если у вас еще нет файла с со списком оборудования, вы можете скачать наш шаблон над кнопкой "Скачать образец файла здесь" .
  6. Выберете, содержит ли ваш файл заголовки или нет. Если да, то первая строка в вашем файле не будет импортирована.
  7.  4 шаг зависит от того, выбрали ли вы импорт файла с серийными номерами. Если вы выбрали "Да", то для каждого столбца вам нужно будет выбрать, относится ли информация в нем к оборудованию или к серийному номеру.

    mceclip4.png

  8. Для каждого столбца, система сопоставляет имя заголовка с названием столбцов в Rentman. Проверьте всем  ли столбцам присвоен верный заголовок, если нет, то внесите изменения, выбрав подходящий заголовок из списка.

    mceclip0.png

  9. Кликните на  "Следующий шаг" , когда закончите проверять все столбцы.
  10. Выберете корневую папку для импортируемого файла. Корневая папка - это папка, которая находится в самом верху и содержит в себе folder structure. Новые элементы будут размещены под этой папкой. Если в импортированном файле были определены папки, в которых должно размещаться оборудование, то оно будет размещено по выбранным вами папкам. Предупреждение: Если в файле с вашим оборудованием нет столбца Папка, все элементы будут размещены в корневой папке. Это означает, что элементы не будут распределены по папкам и в дальнейшем это может привести к затруднениям при поиске нужных элементов оборудования. Мы настоятельно рекомендуем creating your own folder structure, и в импортируем файле в столбце Папка определить, где именно должен быть размещен каждый из элементов оборудования.
    mceclip2.png

  11. Если вы выберете: Пропустить дубликаты. При выборе данной опции вам нужно будет , вам нужно выбрать, какие столбцы в вашем файле Rentman может использовать для сопоставления элементов в вашем файле импорта. Внимание: Эти столбцы могут не содержать двойных значений в файле импорта, так как они используются во время импорта, чтобы определить, какой элемент или серийный номер следует пропустить.  
  12. Выберете Следующий шаг.
  13. Проверьте свои данные в предварительном просмотре.

    mceclip3.png

  14. Выберете Импортировать. 
  15. Посмотрите ваши "результаты импорта". Если ваши данные были успешно импортированы, то никаких дальнейших действий не требуется. Если же произошли частичные или полный сбой, то ознакомьтесь с секцией Результаты импорта.

    mceclip4.png

Рeзультaты импорта

Иногда могут возникать проблемы при импорте оборудования. Если такое случается, то вы получите примерно следующие оповещения:

  • Какие элементы/серийные номера не были перенесены. 
  • Почему элементы/серийные номера не были импортированы. 
  • Какие элементы/серийные номера были успешно импортированы.

Снизу результатов импорта вы сможете скачать файл, который будет содержать информацию о тех элементах, которые не удалось импортировать и причину, по которой не удалось импортировать. 

  • Дублированные серийные номера или QR коды- В Rentman вы не можете иметь одни и те же серийные номера или QR коды для более чем одного элемента оборудования. Если вы импортируйте элемент с серийным номером или QR кодом “x” и “x” уже существует в вашей базе данных, то элемент не будет импортирован.

    Также запомните, что QR код в Rentman может состоять максимум из 25 знаков ( включая отступы). Если ваш QR код содержит более 25 символов, то он будет сокращен, это может привести к тому, что код совпадет c уже существующем кодом в вашей базе данных.
  • Слишком много данных - Тяжелые файлы требуют больше времени для обработки и некоторая информация может быть не импортирована. Если это произойдет, удалите последнее импортирование, разделите ваш список между несколькими файлами и импортируйте их по отдельности.
  • Неправильное форматирование - Вся информация в файле должна быть введена в качестве текста и без любых выделений (жирный шрифт, курсив, выделение цветом и т.д.).
  • Несколько таблиц- Если ваш файл содержит несколько таблиц, то он не может быть перенесен в Rentman.

Сoвeты по созданию файла с вашим оборудованием

Список, который вы хотите импортировать в  Rentman должен быть в формате .xlsx (Microsoft Excel, Google Таблицы) или .csv файл.

Вы можете скачать наш template в конце данной статьи. Вы можете использовать его в качестве справочного материала или для создания нового файла для импорта.

Вот несколько подсказок о том, как правильно подготовить файл для импорта: 

  • Удалите заголовки в первой строке вашего файла.
  • Не импортируйте более чем 64 столбца за раз.
  •  Включите в файл самую важную для вас информацию (например, Имя, Количество, Цена аренды, Папка).
  • В столбце Папка определите. где именно вы хотите расположить элемент, например:
    audio/microphones/wireless
  • Убедитесь, что файл не содержит несколько столбцов. 
  • Если вы используйте QR коды, убедитесь, что каждый из них уникален и не содержит более 25 символов.
  • Не оставляйте пустых строк в вашем  .xlsx файле.
  • Не вставляйте картинки в ваш .xlsx файл. Вы можете добавить их позже.
  • Убедитесь, что вся информация в файле введена в текстовом формате, и без выделений (жирный шрифт, курсив, цвета и т.д.).

Стoлбцы с серийными нoмерами

Если вы use serial numbers, то вы можете создать столбцы, которые содержат информацию о каждом отдельном элементе оборудования, идентифицированного при помощи серийного номера. Эти столбцы очень полезны, потому что каждый элемент одного и того же вида оборудования может иметь разное время покупки или внутренние ссылки.

В вашем файле, столбцы с серийными номерами должны выглядеть так:

Обратите внимание, что несколько серийных номеров всегда связаны с одним и тем же элементом оборудования.

Примечание: Значения в столбце "Серийный номер (Серийный номер)" отображаются в программном обеспечении для идентификации каждого серийного номера. В этой колонке введите имя или код, который вы используете в качестве серийного номера.

Удалeниe импoрта

Если при импортировании у вас возникли проблемы, лучшим выбором будет удаление информации и импортирование документа еще один раз. Каждый раз, когда вы импортируйте оборудование, Rentman создает тег в формате “импорт-день-час”. Просто выберите тег вашего последнего импорта и удалите данные элементы.

Oбнoвитe вашe оборудование в вашей базе данных

Если вы уже импортировали оборудование в Rentman, но хотите внести несколько изменений, вы можете update the items in your database.

Импoртирoвaниe дополнительных полей для ввода

  1. Configure additional input fields в модуле конфигурации.
  2. Создайте столбцы с дополнительным значением для полей ввода в вашем файле .xlsx.
  3. Когда вы импортируйте файлы сопоставьте новые столбцы с дополнительными полями ввода ( Вы найдете их в “Экстра” секции для столбцов).

Скaчaйте шаблон заполнения документов

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.