Вы можете импортировать список оборудования в Rentman. В этой статье мы подробно расскажем, как это сделать.

Вы также можете вручную добавить несколько контактов в модуле Оборудование. 

.

Важно

Для начала вам необходимо сделать следующее:

• Создать файл Excel или CSV с информацией об оборудовании. Если у вас еще нет такого файла, вы можете использовать наш шаблон.
• Если вы присваиваете оборудованию серийные номера, то можете создать в файле столбцы с информацией о них. Подробнее об этом читайте ниже.
• Создать логичную структуру папок в модуле оборудования, чтобы поддерживать порядок в данных и быстро находить нужную информацию. Вы можете создать структуру заранее или выбрать правильный путь к папке в столбце «Папка» вашего файла.

Как импортировать оборудование

1. Перейдите в модуль categoryОборудование.
   
2. В правом верхнему углу нажмите «Еще» more_vert  , а затем —  Импорт.
   
3. Выберите тип импорта: 
   
   
   Импортировать все строки как новые:  Rentman создаст новый элемент оборудования для каждой строки. 
   
   Изменить текущую информацию: если вы хотите обновить информацию об оборудовании (например, прейскурантную цену), прочитайте нашу статью об обновлении базы данных.
   
   Добавить новые данные, пропустив существующие: Rentman не перенесет информацию, которая уже есть в базе данных.
4. Выберите, хотите вы импортировать серийные номера или только элементы оборудования.  
5. Перетащите файл или нажмите , чтобы загрузить его. 
   
   
   
   Если у вас еще нет файла со списком оборудования, вы можете использовать наш шаблон. Для этого нажмите Скачать пустой образец файла.
6. Выберите, содержит ли файл заголовки столбцов. Если вы выберете «Да», первая строка файла не будет импортирована.
   
7. Для каждого столбца система сопоставляет заголовки с названиями столбцов в Rentman. Убедитесь, что все верно, и при необходимости скорректируйте информацию.

   

   Если вы импортируете серийные номера, система сопоставит столбцы в файле либо со столбцами серийных номеров, либо со столбцами Оборудование в Rentman. Убедитесь, что все верно, и при необходимости скорректируйте информацию.
   
   
   
   
8. После проверки нажмите «Следующий шаг».
9. Выберите корневую папку для импорта. Корневая папка — это папка вверху, которая содержит вашу структуру папок. Новые данные будут помещены в эту папку. Если вы обозначили папки в импортируемом файле, они будут помещены в выбранную корневую папку. 

   Внимание! Если в вашем файле с оборудованием нет столбца Папка, все контакты будут помещены в одну корневую папку. Это значит, что данные не будут систематизированы, и их будет непросто найти. Мы рекомендуем создать собственную структуру папок и указать правильный путь в столбце Папка.
   
   
   

10. (Необязательно) Если вы выбрали «Добавить новые данные, пропустив существующие» или «Изменить текущую информацию», вам нужно отметить столбцы соответствия. Это могут быть столбцы «Код», «Название (в базе данных)» или «Серийный номер». Например, если вы меняете цену оборудования, то нужно выбрать столбец «Код», так как он уникален для каждого элемента оборудования. Данные в выбранном столбце не будут изменены.Внимание! Выбранные столбцы в импортируемом файле не должны содержать повторяющихся значений, поскольку они используются, чтобы определить, какую информацию следует пропустить.  
11. Выберите «Следующий шаг».
12. Проверьте свои данные.
    
    
    Примечание. В превью будут показаны только первые 10 строк.
13. Выберите Импорт
14. После завершения импорта появится окно с результатами. Если данные были успешно импортированы, нажмите Закрыть  или выберите «Просмотреть импортированное оборудование». Если импорт не удался, прочитайте раздел «Анализ результатов импорта» ниже.
    
    
    

Анализ результатов импорта

Иногда данные не удается импортировать частично или полностью. В таком случае вы найдете всю нужную информацию в результатах:

• Какие элементы оборудования или серийные номера не были перенесены. 
• Почему элементы оборудования или серийные номера не были импортированы. 
• Какие элементы оборудования или серийные номера были успешно импортированы.

Ниже в окне с результатами появится файл, содержащий все строки, в которых произошел сбой, с указанием причин. Вы можете скачать его, чтобы узнать, почему не удалось импортировать ту или иную строку.

• Повторяющиеся серийные номера или QR-коды. В Rentman нельзя присвоить один и тот же серийный номер или QR-код сразу нескольким элементам оборудования. Если вы импортируете элемент с серийным номером или QR-кодом X, который уже существует в базе, то оборудование не будет добавлено.
• Больше 25 символов в QR-коде. В Rentman код может состоять максимум из 25 символов, включая пробелы. Если импортируемый QR-код содержит больше, то он будет обрезан и может совпасть с уже существующим в базе.
• Слишком много данных. Обработка больших файлов может занять слишком много времени, а некоторая информация не будет импортирована. В этом случае удалите последний импорт, разделите список на файлы меньшего размера и импортируйте их отдельно.
• Неправильное форматирование. Информация в файле должна быть введена только в текстовом формате без выделения (жирный шрифт, курсив, цвет фона и т. д.).
• Наличие нескольких листов. Если файл XLSX содержит несколько листов, его нельзя импортировать в Rentman.

Сoвeты по созданию файла с оборудованием

Список, который вы импортируете в Rentman, должен быть в формате XLSX (Microsoft Excel, Google Таблицы) или CSV.

Вы можете скачать шаблон в конце этой статьи. Используйте его для справки или создайте на его основе свой файл с оборудованием.

Вот несколько советов по подготовке файла:

• Удалите заголовки в первой строке файла.
• Не импортируйте больше 64 столбцов за один раз.
• Добавьте по меньшей мере самую важную информацию (например, название, количество, цену аренды, папку).
• Путь к элементу должен быть указан в столбце «Папка», например:
  аудио/микрофоны/беспроводные
• Убедитесь, что файл не содержит несколько листов.
• Если вы используете QR-коды, убедитесь, что каждый из них уникален и содержит не более 25 символов.
• Не оставляйте пустых строк в файле XLSX.
• Не добавляйте изображения в файл XLSX. Это можно сделать уже в программе.
• Убедитесь, что вся информация в файле введена в текстовом формате и не содержит выделений (полужирный, курсив, цвет и т. д.).

Стoлбцы с серийными нoмерами

Если вы используете серийные номера, то можете создать столбцы, содержащие информацию о каждом отдельном элементе оборудования, которые определяется с помощью серийного номера. Эти столбцы очень полезны, так как дата покупки и внутренняя ссылка для каждого предмета одного и того же оборудования могут отличаться.

Обратите внимание, что несколько серийных номеров всегда связаны с одним и тем же элементом оборудования.

Примечание. Значения в столбце «Серийный номер (Серийный номер)» используются во всех разделах программы для определения каждого серийного номера. В этом столбце нужно ввести название или код для серийного номера.

Удалeниe импoрта

Если импорт частично выполнен некорректно, правильнее всего будет удалить информацию и повторить все заново. При каждом импорте файла Rentman создает тег в формате «импорт-дата-время». Выберите тег вашего последнего обновления и удалите эти данные.

Oбнoвление списка оборудования в базе данных

Если вы уже импортировали список контактов, но вам необходимо внести некоторые изменения, вы можете сделать это в базе данных.

Как импортировать дополнительные поля ввода

1. Настройте дополнительное поле ввода в модуле Конфигурация.

2. В файле XLSX создайте столбец со значением для дополнительного поля ввода.

3. При импорте файла сопоставьте новый столбец с дополнительным полем ввода.

Скaчaйте шаблон импортируемого документа