Обновление составляющих базы данных полезно при внесении изменений в элементы в большом объеме, к примеру, изменение цен на все элементы оборудования или обновление номеров телефонов ваших контактов.
Обновление базы данных также можно использовать, когда вам необходимо дополнить информацию, например, добавить изменения или серийные номера к единицам оборудования.
Обратите внимание: если ваша база данных пуста (или вы импортируете впервые), прочтите наши статьи об импорте оборудования, контактов, персонала или транспорта.
После загрузки обновленного файла .XLSX Rentman заменит существующие элементы в вашей базе данных новыми значениями.
При обновлении элементов, системе Rentman необходимо иметь столбцы соответствия. Выбранные вами столбцы соответствия уникальны и определяют, какие элементы следует обновить, если в вашем файле обнаружены повторяющиеся значения.
Доступно для: | Лайт | Стандарт | Про |
---|
Шaг 1. Экспортируйте текущую базу данных
Экспорт текущей базы данных в виде файла .XLSX (Excel, Google Таблицы) значительно упрощает обновление информации. В дальнейшем это также обеспечивает возможность выбора столбцов для нахождения соответствий.
-
Убедитесь, что вы заранее определились, какие сведения о ваших элементах вы планируете обновить. Если вы обновляете цену, не забудьте включить столбец цены в файл экспорта.
-
Продумайте процесс связанный с нахождением совпадений в столбцах соответствий, которые понадобятся Rentman в дальнейшем. Не забудьте включить эти столбцы в файл экспорта.
Шaг 2. Oбновите информацию о ваших элементах
-
Откройте экспортированный файл с помощью редактора электронных таблиц, например Excel или Google Sheets.
-
Внесите изменения.
-
Сохраните файл в .XLSX формате.
Шаг 3. Импoртируйтe обновленный файл
-
В необходимом вам модуле Rentman щелкните в правом верхнем углу кнопку more_vert и выберите «Импорт».
-
Выберите тип импорта - «Обновить данные об элементах».
-
Нажмите «Следующий шаг».
-
Загрузите обновленный файл и нажмите «Следующий шаг».
-
Сравните заголовки ваших столбцов с заголовками в Rentman. Это необходимо, потому что ваши собственные столбцы могут иметь немного другое имя.
-
Нажмите «Следующий шаг».
-
Выберите Столбцы Соответствия (см. Следующий абзац).
-
Нажмите «Следующий шаг».
- Проверьте корректность данных и нажмите Импортировать
Выбeритe стoлбцы соответствия
Столбец «Соответствие» используется для определения элементов уже находящихся в вашей базе данных и нуждающихся в обновлении. Когда Rentman находит элемент в вашей базе данных и строку в вашем .XLSX-файле с одинаковыми значениями в выбранных вами столбцах соответствия (например, «Имя» или «Код»), элемент идентифицируется как дубликат. Значения, которые отличаются и отсутствуют в столбцах соответствия затем обновляются.
Вoзмoжныe прoблемы и решения
Если у вас возникли проблемы с обновлением базы данных, возможно, вы неправильно настроили базу данных или ваш файл для импортирования. Наиболее распространенной ошибкой в этом случае является наличие двойных элементов в столбцах соответствия: если столбцы, выбранные вами в качестве Столбцов Соответствия, содержат двойные элементы (например, два элемента с одинаковым именем или одинаковым кодом), это может привести к дублированию элемента.
Чтобы проверить, есть ли у вас в базе данных двойные элементы, вы можете сгруппировать столбцы, которые вы будете использовать в качестве столбца соответствия. Затем просмотрите, какие элементы сгруппированы (2), и скорректируйте, при необходимости. Если они уникальны, номер для каждой группы всегда должен быть (1).
Если у вас возникли другие проблемы, ознакомьтесь с этим списком возможных ошибок.
Комментарии
Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.