Обновление составляющих базы данных полезно при внесении изменений в элементы в большом объеме, к примеру, изменение цен на все элементы оборудования или обновление номеров телефонов ваших контактов.

Обновление базы данных также можно использовать, когда вам необходимо дополнить информацию, например, добавить изменения или серийные номера к единицам оборудования.

Обратите внимание: если ваша база данных пуста (или вы импортируете впервые), прочтите наши статьи об импорте оборудования, контактов, персонала или транспорта.

После загрузки обновленного файла .XLSX Rentman заменит существующие элементы в вашей базе данных новыми значениями.

При обновлении элементов, системе Rentman необходимо иметь столбцы соответствия. Выбранные вами столбцы соответствия уникальны и определяют, какие элементы следует обновить, если в вашем файле обнаружены повторяющиеся значения.

Шaг 1. Экспортируйте текущую базу данных

Экспорт текущей базы данных в виде файла .XLSX (Excel, Google Таблицы) значительно упрощает обновление информации. В дальнейшем это также обеспечивает возможность выбора столбцов для нахождения соответствий.

• Убедитесь, что вы заранее определились, какие сведения о ваших элементах вы планируете обновить. Если вы обновляете цену, не забудьте включить столбец цены в файл экспорта.

• Продумайте процесс связанный с нахождением совпадений в столбцах соответствий, которые понадобятся Rentman в дальнейшем. Не забудьте включить эти столбцы в файл экспорта.

Шaг 2. Oбновите информацию о ваших элементах

1. Откройте экспортированный файл с помощью редактора электронных таблиц, например Excel или Google Sheets.

2. Внесите изменения.

3. Сохраните файл в .XLSX формате. 

Шаг 3. Импoртируйтe обновленный файл

1. В необходимом вам модуле Rentman щелкните в правом верхнем углу кнопку more_vert  и выберите «Импорт».

2. Выберите тип импорта - «Обновить данные об элементах».

3. Нажмите «Следующий шаг».

4. Загрузите обновленный файл и нажмите «Следующий шаг».

5. Сравните заголовки ваших столбцов с заголовками в Rentman. Это необходимо, потому что ваши собственные столбцы могут иметь немного другое имя.

6. Нажмите «Следующий шаг».

7. Выберите Столбцы Соответствия (см. Следующий абзац).

8. Нажмите «Следующий шаг».

9. Проверьте корректность данных и нажмите Импортировать

Выбeритe стoлбцы соответствия

Столбец «Соответствие» используется для определения элементов уже находящихся в вашей базе данных и нуждающихся в обновлении. Когда Rentman находит элемент в вашей базе данных и строку в вашем .XLSX-файле с одинаковыми значениями в выбранных вами столбцах соответствия (например, «Имя» или «Код»), элемент идентифицируется как дубликат. Значения, которые отличаются и отсутствуют в столбцах соответствия затем обновляются. 

Вoзмoжныe прoблемы и решения

Если у вас возникли проблемы с обновлением базы данных, возможно, вы неправильно настроили базу данных или ваш файл для импортирования. Наиболее распространенной ошибкой в этом случае является наличие двойных элементов в столбцах соответствия: если столбцы, выбранные вами в качестве Столбцов Соответствия, содержат двойные элементы (например, два элемента с одинаковым именем или одинаковым кодом), это может привести к дублированию элемента. 

Чтобы проверить, есть ли у вас в базе данных двойные элементы, вы можете сгруппировать столбцы, которые вы будете использовать в качестве столбца соответствия. Затем просмотрите, какие элементы сгруппированы (2), и скорректируйте, при необходимости. Если они уникальны, номер для каждой группы всегда должен быть (1). 

Если у вас возникли другие проблемы, ознакомьтесь с этим списком возможных ошибок.