В базе данных можно менять информацию сразу о нескольких объектах. Это удобно, если вам нужно поменять цены на все оборудование или обновить устаревшие номера телефонов для контактов.
Вы также можете обновлять базу данных, добавляя информацию, например размеры или серийные номера для оборудования.
Примечание. Если ваша база данных пуста или вы импортируете впервые, прочитайте наши статьи об импорте оборудования, контактов, персонала и транспорта.
После загрузки обновленного XLSX-файла Rentman заменит данные в базе.
Кроме того, Rentman требуются столбцы соответствия. Они уникальны и определяют, какие элементы следует обновить, если в файле обнаружены повторяющиеся значения.
.
Шaг 1. Экспортируйте текущую базу данных
Экспорт текущей базы данных в файл XLSX (Excel, Google Таблицы) значительно упрощает обновление информации и позволяет позднее выбрать подходящие столбцы соответствия.
-
Убедитесь, что вы заранее определились, какие сведения об объектах хотите обновить. Если вы меняете цену, не забудьте включить столбец цены в файл.
-
Продумайте процесс, связанный с поиском совпадений в столбцах соответствия, которые понадобятся Rentman в дальнейшем. Не забудьте включить их в файл.
Шaг 2. Oбновите информацию об объектах
-
Откройте экспортированный файл с помощью Excel или Google Таблиц.
-
Внесите изменения.
-
Сохраните файл в формате XLSX.
Шаг 3. Импoртируйтe обновленный файл
-
В правом верхнему углу модуля Rentman нажмите more_vert и выберите «Импорт».
-
Отметьте «Изменить текущую информацию».
-
Нажмите «Следующий шаг».
-
Загрузите обновленный файл и нажмите «Следующий шаг».
-
Сравните заголовки столбцов из вашего документа с заголовками в Rentman. Это необходимо, так как они могут отличаться.
-
Нажмите «Следующий шаг».
-
Выберите столбцы соответствия (см. следующий раздел).
-
Нажмите «Следующий шаг».
- Проверьте данные и нажмите Импорт
Внимание! Стоимость запланированного на проекты оборудования не изменится. Новая цена будет использоваться только в последующих проектах. Если вы хотите изменить стоимость оборудования в текущем проекте, прочитайте эту статью.
Выбор стoлбцов соответствия
Столбец Соответствие используется для определения объектов, которые уже есть в базе данных и нуждаются в обновлении. Если Rentman находит объект с одинаковыми значениями в базе данных и строках XLSX-файла из выбранных столбцов соответствия (например, Имя или Код), то объект считается дубликатом. Обновляются только уникальные данные, которые отсутствуют в столбцах соответствия.
Вoзмoжныe прoблемы и их решение
Если у вас возникли проблемы с обновлением информации, возможно, вы неправильно заполнили файл или неверно настроили базу данных. Наиболее распространенной ошибкой в этом случае является наличие повторяющихся объектов в столбцах соответствия (например, два объекта с одинаковым названием или кодом), это может привести к созданию дубликата.
Чтобы проверить, есть ли в базе дубликаты, сгруппируйте столбцы, которые будете использовать для соответствия. Затем посмотрите, какие объекты сгруппированы по 2, и измените это. Если объекты уникальны, у группы будет стоять цифра 1.
Если причина проблемы по-прежнему не ясна, посмотрите список возможных ошибок.