Egal, ob du ein neuer oder erfahrener Nutzer bist, der genaue Import deines Materials in deine Datenbank ist ein wichtiger und entscheidender Schritt. Wenn du die folgenden Anweisungen befolgst, kannst du dein Material problemlos und ohne Fehler oder Duplikate importieren.
Tipp: Du hast die Rentman-Importdatei noch nicht? Lade sie dir am Ende dieses Artikels herunter!
Beige Spalten vs. Blaue Spalten
Achte beim Überprüfen deiner Importdatei auf die farbigen Spaltenüberschriften. Diese zeigen an, ob die eingegebenen Daten für allgemeines Material oder für serialisiertes Material gelten.
- Wenn die Spaltenüberschrift beige ist, dann beziehen sich die Informationen darunter auf die Daten für die Massenartikel.
- Wenn die Spaltenüberschrift blau ist, dann repräsentieren die Informationen darunter serialisierte Materialdaten.
Tipp: Konzentrieren wir uns darauf, Daten in die beige Spalten einzugeben. Die blauen Spalten können ignoriert werden, da wir keine serialisierten Materialien importieren. Lösche diese Spalten nicht!
Keep it simple
Wenn du zum ersten Mal Massenartikel importierst, fülle nur die Spalten aus, die absolut notwendig sind. Du hast danach immer noch Zeit, die anderen Spalten in deiner Datenbank schnell und einfach massenhaft zu aktualisieren.
Die obligatorischen Spalten, die Rentman empfiehlt, auszufüllen, wenn du Massenartikel importierst sind:
| Spalte | Beschreibung |
|
Name (In Datenbank) |
Name des Materials oder der Kombination |
| Art des Materials |
Artikel, physische Kombination oder virtuelle Kombination. |
| Vermietung/Verkauf | Steht das Material zur Vermietung oder zum Verkauf? Rentman behandelt die beiden unterschiedlich |
| Bestandsberechnungsmethode | Stückweise oder serialisiert? |
| Miet-/Verkaufspreis | Miet- oder Verkaufspreis des Materials. Kann zu einem späteren Zeitpunkt ausgefüllt werden |
| Menge | Gesamtmenge der Massenartikel. Die Angabe einer Menge gilt nur für Massenartikel. Serialisierte Materialien werden einzeln gezählt. |
Hinweis: Rentman generiert automatisch einen QR-Code für dich, wenn du diese Spalten leer lässt. Du kannst gerne deine eigenen Barcodes oder QR-Codes eingeben, wenn du welche hast.
Tipp: Möchtest du die Beschreibungen der restlichen Spalten sehen? Lade die Beschreibungen in unserer Beispieldatei unten herunter und lies sie durch.
3 Regeln für einen reibungslosen Massenimport
1. Gib nur Daten unter den beigen Spalten ein
Beige Spalten kennzeichnen Massenartikel, also stelle sicher, dass du alle Daten ausschließlich in diesem Abschnitt eingibst. Das Eingeben von Daten in den blauen Spalten führt zu Fehlern.
2. Jede Zeile ist ein separater Massenartikel
Jeder Massenartikel hat seine eigene Zeile in der Importdatei. Auf diese Weise werden die Materialien in Gruppen zusammengefasst und Duplikate vermieden.
3. Gib eine Menge für Massenartikel an
Wenn es sich bei dem Material um Massenartikel handelt, solltest du eine Menge in die Spalte Menge eintragen. Nur bei Massenartikeln muss die Menge in dieser Spalte angegeben werden, da serialisierte Materialien immer einzeln gezählt werden.
Tipp: Ein Beispiel für diese Regeln in Aktion findest du für das Shure SM58 Mikrofon in der Beispieldatei unten.
Nächste Schritte
Möchtest du serialisiertes Material importieren? Sieh dir diesen Artikel zur Formatierung deiner Datei für serialisiertes Material an.
Hast du deine Datei formatiert? Folge diesem Artikel zur eigentlichen Dateiimportierung!
Hast du sowohl deine Massenartikel als auch serienmäßigen Materialien importiert? Importiere deine Standardinhalte direkt in deine Kombinationen hier.
Zusätzliche Tipps
- Verwende eine konstante Schriftart und -größe in der gesamten Datei. Eine inkonstante Formatierung kann zu unerwarteten Ergebnissen führen.
-
Lösche leere Spalten. Dies minimiert die Datenmenge, die Rentman verarbeiten muss, und reduziert die Fehlerquote.
- Erstelle mehrere leere Importblätter. Verwende nicht immer dasselbe.
- Wenn du viele Materialien importierst, versuche, sie in verschiedenen Blättern nach Kategorie oder Marke zu trennen. Versuche nicht, Hunderte von Materialien in ein Blatt zu quetschen. Halte es einfach!
- Nach dem Import werden alle Materialien unter einem Import-Tag zusammengefasst. Du kannst leicht auf alle Materialien unter diesem spezifischen Import zugreifen und Anpassungen vornehmen.