Mit Projektvorlagen kannst du einfacher und schneller Projekte erstellen, indem du voreingestellte Informationen für oft genutzte Projekte verwendest. Projektvorlagen enthalten Daten (wie Zeitpläne, Materialien, Funktionen) aus einem früheren Projekt, die du wiederverwenden und anpassen kannst.

Available for: Lite Classic Pro

Wie du eine Projektvorlage erstellst

Projektvorlagen basieren immer auf einem Projekt im Projektmodul. Um eine Vorlage einzurichten, musst du ein Projekt kopieren. Du kannst ein neues Projekt anlegen oder ein bestehendes Projekt verwenden.

  1. Gehe zu Konfiguration > Einstellungen > Projektvorlagen.
  2. Klicke auf Projektvorlage hinzufügen und gib deiner Vorlage einen Namen
  3. Suche nach dem zu kopierenden Projekt (das neu angelegte oder das bestehende Projekt).
  4. Klicke auf Bestätigen, um die Vorlage zu speichern.
  5. (Optional) Du kannst nun das von dir zur Einrichtung der Vorlage erstellte Projekt löschen.

Elemente einer Projektvorlage

Wenn du eine Projektvorlage verwendest, werden die folgenden Elemente in das neue Projekt kopiert:

  • Auftraggeber (falls vorhanden)
  • Veranstaltungsort (falls vorhanden)
  • Zeitplan
  • Notizen und Aufgaben
  • Subprojekte
  • Materialgruppen und geplantes Material
  • Personal- und Transportfunktionen
  • Zusätzliche Kosten
  • Finanzielle Details (Rabatte, MwSt, Kaution)

Die Planung von Personal und Transport auf den Funktionen wird nicht kopiert, da die Verfügbarkeit abweichen kann.

Eine Projektvorlage aktualisieren

Projektvorlagen können nicht direkt bearbeitet werden. Wenn du etwas in einer Vorlage ändern möchtest, musst du die folgenden Schritte beachten:

  1. Füge ein neues Projekt mit der Vorlage hinzu, die du bearbeiten möchtest.
  2. Bearbeite die Informationen.
  3. Speichere das Projekt als neue Vorlage (wie im vorherigen Absatz beschrieben).
  4. Lösche die alte Vorlage.

So verwendest du deine Projektvorlagen 

Nachdem du die Vorlagen eingerichtet hast, kannst du sie zum Erstellen eines neuen Projekts verwenden. Wenn du ein Startdatum auswählst, werden alle Zeiträume des Zeitplans übernommen. Nach der Erstellung des Projekts kannst du die Start- und Endzeiten jedes Zeitraums ändern und die Projektdetails an deine Bedürfnisse anzupassen.

Hinweis: Vorlagen enthalten auch den Reiter 'Finanzen' eines Projekts. Wenn du ein bestehendes Projekt kopierst, für das du einige Rabatte gewährt hast, dann sind diese Teil der Vorlage. 

 

Hilfreiche Tipps zur Erstellung von Vorlagen

Um zu entscheiden, welche Vorlagen für dich sinnvoll sein könnten, kannst du den folgenden Schritten folgen: 

  1. Erstelle eine Liste mit Projekten, die sich oft wiederholen, ähnlich sind oder sehr viel Zeit für das Erstellen in Anspruch nehmen.
  2. Bestimme die Gemeinsamkeiten dieser Projekte (Materialien, Funktionen, Zeitpläne).
  3. Erstelle Projektvorlagen, die diese Gemeinsamkeiten enthalten.

Im Idealfall erhältst du am Ende eine kompakte Liste von Vorlagen, so dass jeder Projektplaner die Liste schnell durchgehen und die passende Vorlage auswählen kann.

Beispiele für Projektvorlagen

Beispiel 1: Ein Dry-Hire, bei dem der Kunde das Material abholt und wieder zurück bringt

Für Dry-Hire-Projekte sind immer eine Abhol- und Rückgabezeit erforderlich. Zusätzlich hast du noch den Planungszeitraum (Zeitraum, in dem das Material nicht im Lager ist und du es nicht vermieten kannst) und den Gebrauchszeitraum (Tage die du deinem Kunden in Rechnung stellst).

 TippFür dieses Szenario könnte es hilfreich sein, eine Notiz für das Lager und den Packschein mit "Kunde holt Material ab!" zu erstellen.

Tipp: Du willst vielleicht noch mehrere Dry-Hire-Vorlagen mit unterschiedlichen Informationen erstellen. Zum Beispiel könnte die eine Lieferung und Abholung enthalten und während eine andere nur Material enthält. Erstelle alle deine Vorlagen nach deinen Bedürfnissen. 

Beispiel 2: Ein 2-Tägiges Event mit zwei Montagetagen und einem Abbautag.

In diesem Szenario brauchst du Zeiten für die Eventtage, die Montage, den Abbau und den Transport (Hin und Zurück).

 Tipp: In diesem Szenario könnte es hilfreich sein, Funktions- und/oder Transportgruppen für jeden Tag zu erstellen. Auch hier willst du vielleicht mehrere Vorlagen mit verschiedenen Zeiträumen für Montage, Eventtage und Abbau erstellen. Passe dies an deine eigenen Präferenzen an.  

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich das Projekt, auf dem eine Projektvorlage basiert, lösche?
Du wirst in ein Wurmloch gesaugt und in ein Paralleluniversum ohne Rentman transportiert... War nur ein Scherz. Es passiert nichts, du darfst das also gerne tun. Während wir im Allgemeinen " Annullieren" gegenüber "Löschen" von Projekten empfehlen (wenn sie einmal weg sind, sind sie für immer weg), wird das Löschen des übergeordneten Projekts einer Projektvorlage die Funktion der Projektvorlage selbst nicht beeinträchtigen.
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