Wenn du Xero mit Rentman verbindest, kannst du deine Rechnungen von Rentman automatisch nach Xero exportieren lassen. Dies ist weniger Aufwand und schneller als der Export in eine Excel-Datei aus dem Rechnungsmodul heraus.

Welche Daten werden exportiert?

• Hauptbücher - In Rentman werden Rechnungen in mehrere Hauptbuchzeilen aufgeteilt, die die Gesamtbeträge jeder Kategorie anzeigen. Lies unseren Artikel über die Verwaltung von Hauptbüchern in Rentman.

  Hinweis: Es werden nur Hauptbücher nach Xero exportiert. In den nach Xero exportierten Rechnungen finden du also nicht jedes Material oder jede Funktion, die du geplant hast.

• Rechnungsinformationen- Rechnungen enthalten alle Finanzinformationen, die du in Rentman hinzufügst und die für eine vollständige Übersicht und korrekte Arbeitsweise in deiner Buchhaltungssoftware notwendig sind. Dazu gehören Mehrwertsteuersätze, Zahlungsbedingungen, Rechnungszeitpunkte und Rechnungsnummern.
• Die .pdf Datei der Rechnung.

• Informationen über relevante Kontakte - Die Informationen der für deine Rechnung relevanten Ansprechpartner werden ebenfalls exportiert. Dazu gehören z.B. der Firmenname, die Kontaktpersonen und die Kontaktnummer.

  Xero gleicht deine Rentman-Kontakte anhand der Namen der Kontakte ab. Um die Erstellung doppelter Kontakte zu verhindern, denke daran, deine Kontaktnamen in Rentman mit den Kontaktnamen in Xero abzugleichen.

• Der Zahlungsstatus der Rechnung - Der Zahlungsstatus wird immer dann aktualisiert, wenn die Rechnung in Xero als bezahlt markiert wird.

Welche Daten werden nicht exportiert?

• Der Projektname und/oder die Projektnummer - Xero konzentriert sich hauptsächlich auf Kundeninformationen, diese Information könnte jedoch über Variablen in das Feld "Betreff" eingegeben werden. 
• Die genauen Items, die für das Projekt vorgesehen sind  - nur Material-Hauptbücher werden nach Xero exportiert
• Die Kontaktperson - nur Informationen aus der Registerkarte "Daten" der Kontaktperson werden in Xero exportiert.
• Zahlungsbedingungen und Rabatte - diese Felder sind derzeit nicht im automatischen Export nach Xero enthalten.

Verbinde Rentman mit Xero

Verbinde Rentman mit Xero:

1. Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Account > Integrationen.

2. Gehe unter Integrationen zu Xero und klicke auf den "Verbinde" Button.

   Stelle sicher, dass dein Browser Pop-ups zulässt.

3. Melde dich im Pop-up Fenster mit deinen Accountdaten an.
4. Nachdem du dich angemeldet hast, kannst du mit dem Einrichten des automatischen Exports fortfahren.

Richte die Verbindung ein

1. Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Account > Integrationen.
2. Wähle für bei Automatisch Exportieren, eine der folgenden Optionen aus:
   
   
   Wenn du "Manuell starten" wählst, musst du auf die Schaltfläche "Export starten" klicken, um deine neuen Rechnungen an Xero zu senden. Hinweis: Wenn es keine neuen Rechnungen gibt, ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.
   
   Wenn du "Am (an den) folgenden Tag(en)" wählst, kann Rentman automatisch neue Rechnungen an Xero senden. Wähle alle Tage aus, an denen dies geschehen soll. Neue Rechnungen werden immer um 02:00 Uhr morgens exportiert, an den Tagen, die du hier ausgewählt hast. 
    

3. Als Nächstes musst du deine Hauptbücher, Mehrwertsteuersätze und das Journal der Buchhaltungssoftware in Rentman mit denen in Xero abgleichen. Klicke dazu auf eine der Schaltflächen. Dies ist notwendig, da ihre Namen leicht unterschiedlich sein können.

   Um deine Hauptbücher in Xero einzurichten, gehe zu Accounting > Chart of accounts.

4. Speichere deine Änderungen, nachdem du alle Felder abgeglichen hast.

   Falls du nicht Speichern, kannst, wurden die Felder womöglich nicht richtig abgeglichen. Versuche den Schritt erneut.

Du kannst den Status deiner Rechnungen im Unterordner Rechnungen des monetization_on Finanzmoduls einsehen (sieh dir den Abschnitt unten an).

Sieh den Status deiner Rechnungen ein

Wenn du deine Rechnungen nach Xero exportierst kannst du in Rentman kontrollieren, ob der Export korrekt ausgeführt wurde. Gehe dafür wie folgt vor:

1. Gehe im monetization_on Finanzmodul zum Unterordner Rechnungen .

2. Füge in deiner Übersicht die Spalte "Exportstatus" ein.

   Hier kannst du nachlesen, wie du eine Spalte hinzufügst.

3. In dieser Spalte kannst du den Status deiner Rechnung sehen.

Aktualisiere den Zahlungsstatus deiner Rechnungen

Bei Rechnungen, die in Xero als bezahlt markiert sind, wird der Zahlungsstatus in Rentman automatisch aktualisiert. Das funktioniert so: 

1. Du erhältst deine Zahlung in Xero. Der Zahlungsstatus deiner Rechnung sollte in Xero als bezahlt markiert sein.
2. Deine Rechnung wird nun automatisch in Rentman als bezahlt markiert. 

Bitte beachte, dass diese Informationen in Rentman bei der nächsten Übertragung von Rechnungen aus deinem Rentman-Account nach Xero aktualisiert werden.

Probleme lösen

Meine Rechnung wurde exportiert, jedoch wird sie nicht in Xero angezeigt.
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nicht in deine Buchhaltungssoftware exportiert werden konnte. In einigen Fällen können wir feststellen, warum dies geschieht. Du kannst dies folgendermaßen überprüfen:

1. Gehe im monetization_on Finanzmodul zum Unterordner Rechnungen.

2. Füge der Übersicht die Spalte "Kommentar Export" hinzu.

   Hier kannst du nachlesen, wie du eine Spalte hinzufügst.

3. In dieser Spalte kannst du den Status deiner Rechnung sehen.

Leider können wir nicht immer eine eindeutige Ursache für exportierte Rechnungen feststellen, die in Xero nicht auftauchen. Unten findest du eine Liste der bekannten Fehler bei der Rechnungserstellung.

Bekannte Fehlerquellen

• Es wurde kein Auftraggeber zur Rechnung hinzugefügt.

Häufig gestellte Fragen