In Rentman werden Nummernkreise verwendet, um den Überblick über verschiedene Artikel zu behalten. Sie können nützlich sein, um eine vollständige Liste von Artikeln oder Dokumenten zu führen. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du Nummernkreise bearbeiten oder mehrere Nummernserien für einen Dokumenttyp erstellen kannst.

Nummernkreise bearbeiten

Du kannst die Nummern vieler Dinge ändern, zum Beispiel: Material, Projektnummern und (Finanz-)Dokumente. Die vollständige Liste findest du in der Dropdown-Liste unten.

Du kannst den Nummernkreis unter settings Konfiguration > Einstellungen > Nummernkreise bearbeiten. Die aktuelle Nummer jedes Nummernkreises ist das zuletzt erstellte Element dieses Nummernkreises.  

Durch die Anpassung der Nummernkreise deiner Dokumente kannst du zwischen verschiedenen Dateien unterscheiden. 

Ein neues Jahr bei deinen Rechnungsnummern beginnen

Viele Unternehmen fügen das Jahr in ihre Rechnungsnummern ein, zum Beispiel 2026-0001, 2026-0002 und so weiter. Rentman wechselt nicht automatisch zum neuen Jahr. Du änderst die Nummernkreise selbst, am besten direkt nachdem du die letzte Rechnung des alten Jahres verschickt hast und bevor du die erste Rechnung des neuen Jahres erstellst.

1. Gehe zu Konfigurationsmodul > Einstellungen > Nummernkreise.
2. Suche unter finanzielle Dokumente deine Reihe für Rechnungen.
3. Aktualisiere die aktuelle Nummer. Die aktuelle Nummer ist die zuletzt verwendete Nummer.
4. Klicke auf Speichern.

Best Practices

• Plane diese Aufgabe für deinen letzten Arbeitstag des Jahres oder deinen ersten Arbeitstag des neuen Jahres ein, bevor jemand eine Rechnung erstellt.
• Aktualisiere alle von dir verwendeten Nummernkreise. Wenn du für verschiedene Rechnungen oder Firmen separate Nummernkreise verwendest, muss jeder davon eine neue Jahresnummer erhalten.
• Verwende niemals eine Nummer, die bereits vergeben wurde. Doppelte Nummern für Rechnungen können zu Problemen bei der Buchhaltung und der Steuerverwaltung führen.
• Verwende jedes Jahr das gleiche Format, damit deine Buchhaltungssoftware und dein Steuerberater die Rechnungen problemlos verarbeiten können.
• Informiere dich über die örtlichen Vorschriften. In den meisten Ländern müssen Rechnungsnummern lückenlos aufeinanderfolgen. Ein Neuanfang bei 0001 jedes Jahr ist in der Regel erlaubt, wenn das Jahr Teil der Nummer ist. Wenn du dir nicht sicher bist, frag deinen Steuerberater.

Mehrere Serien für Finanzdokumente

Du kannst mehrere Nummernkreise für deine Finanzdokumente einrichten. Dies ist nützlich, wenn du zwischen deinen Verkaufs- und Mietrechnungen unterscheiden möchtest oder wenn du mit Rentman verschiedene Unternehmen verwalten und deren Unterlagen differenzieren möchtest. 

So legst du einen neuen Nummernkreis an:

1. Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Einstellungen > Nummernkreise.
2. Scrolle nach unten zum Abschnitt Finanzdokumente und klicke auf add .

3. Gib einen Namen ein und füge eine Nummer hinzu.

   Du kannst auch Buchstaben und Symbole in deinen Nummernkreisen verwenden, um sie besser erkennbar zu machen. Achte in diesem Fall darauf, dass die Nummer mit einem Buchstaben/Symbol beginnt und mit einer numerischen Ziffer endet.

4. Klicke in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf Speichern.