Erfasse die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter

Informationen über die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter sind hilfreich (nicht zwingend erforderlich), um die Mitarbeiter auf Funktionen einzuplanen. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter hinzufügen und einsehen kannst.

Sieh dir unser Video über den account_circle  Personalplaner an, um eine visuelle Erklärung zu erhalten.

Übersicht über die Verfügbarkeit

Wähle entweder in der Registerkarte Personalplanung eines Projekts oder im Modul account_circle Personalplaner eine Funktion aus, um zu sehen, welche Mitarbeiter verfügbar sind. Die Verfügbarkeit wird in der Mitarbeiterspalte auf der linken Seite angezeigt und ist farblich gekennzeichnet. Die Mitarbeiter können in den folgenden Farben angezeigt werden:

Keine Farbe: Verfügbarkeit unbekannt
Grün: Verfügbar: Mitarbeiter kann auf der Funktion eingeplant werden.
Rot: Nicht verfügbar: Mitarbeiter kann nicht für die Funktion eingeplant werden.
Gelb : Eingeladen: Mitarbeiter wurde für eine Funktion eingeladen oder Verfügbarkeit wurde angefragt - Hat noch nicht geantwortet.

Erfasse die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter

Es gibt drei Möglichkeiten, die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter (und Freiberufler) zu erfassen:

Lasse jeden Mitarbeiter seine eigene Verfügbarkeit eingeben

Wenn du die korrekten Benutzerrechte für deine Mitarbeiter einrichtest, können sie über das Modul event Mein Kalender ihre eigene Verfügbarkeit eingeben.

Gib die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter selbst ein 

Wenn dir die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter bekannt ist, kannst du sie selbst im Modul event Mein Kalender oder account_circle Personalplaner eintragen. Um dies zu tun:

  1. Wähle in der linken Spalte einen Mitarbeiter aus.
  2. Öffne die watch_later Zeitleiste.
  3. Wähle durch Klicken und Ziehen der Maus in der Zeitleiste (auf der gleichen Ebene wie der Name des Mitarbeiters) einen Zeitraum aus.
  4. Wähle eine Option im Dropdown-Feld Aktion aus.
  5. Klicke auf Auswählen

Fordere die Verfügbarkeit für die Zeit einer Funktion an

Wenn du wissen möchtest, ob jemand für eine Funktion verfügbar ist - ohne Informationen über die Funktion herauszugeben - kannst du die Verfügbarkeit für die Zeit einer Funktion anfordern.

Zeitleiste für Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeits-Zeitleiste bietet dir einen vollständigeren Überblick über die Verfügbarkeit, Planung, Termine und Reservierungen eines oder mehrerer Mitarbeiter. Du kannst die Zeitleiste öffnen und schließen, indem du auf watch_later Zeitleiste öffnen klickst.

In der Mitarbeiterspalte auf der linken Seite kannst du ein oder mehrere Mitarbeiter auswählen, um ihre Verfügbarkeit und Planung in der Zeitleiste anzuzeigen. Du kannst auch eine Funktion oder Mitarbeiter, die auf einer Funktion geplant sind, auswählen, um sie in der Zeitleiste anzuzeigen.

  • In Rot und Grün wird angezeigt, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter verfügbar ist oder nicht.
  • Die geplante Funktion eines Mitarbeiters wird in blau (sichtbar) oder hellblau (unsichtbar) angezeigt. 

 

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Im obigen Beispiel ist der Mitarbeiter am Mittwoch nicht verfügbar, am Donnerstag verfügbar, und am Freitag ist seine Verfügbarkeit unbekannt.

Verfügbar oder nicht?

Ein Mitarbeiter wird aufgrund mehrerer Faktoren als (nicht) verfügbar angezeigt. Im Folgenden haben wir die verschiedenen Situationen verdeutlicht.

Nicht verfügbar
- Ein Mitarbeiter der Besatzung ist bereits für eine Funktion mit gleichen oder sich überschneidenden Zeiträumen eingeplant.
- Der Mitarbeiter hat einen Termin - Termin, wegen dem er nicht arbeiten kann.
- Der Mitarbeiter hat im Kalender angegeben, dass er nicht verfügbar ist.
- Der Mitarbeiter hat auf eine Einladung mit "nicht verfügbar" geantwortet.

Verfügbar
- Der Mitarbeiter hat im Kalender angegeben, dass er verfügbar ist.
- Der Mitarbeiter hat auf eine Einladung mit "verfügbar" geantwortet.
- Der Mitarbeiter wurde für einen bestimmten Zeitraum reserviert (nur in einem umfassenderen Personalplaner möglich).

Was geschieht mit der Verfügbarkeit, wenn ein Mitarbeiter teilweise verfügbar/nicht verfügbar ist?

  • Wenn ein Mitarbeiter während des Zeitraums der Funktion teilweise nicht verfügbar ist, steht er nicht zur Verfügung.
  • Wenn ein Mitarbeiter während des Funktionszeitraums teilweise verfügbar ist und seine Verfügbarkeit für den Rest des Zeitraums nicht bekannt ist, steht er zur Verfügung.

 

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