In diesem Artikel erklären wir dir, wie du die Absenderadresse von E-Mails ändern kannst, die über Rentman versendet werden, und wie du deine E-Mail-Domain verifizierst. Auch erfährst du, wie du eine verifizierte Domain mit deinen anderen Workspaces teilst und eine Domain löschst, die du nicht mehr nutzt.
Absenderadresse ändern
Rentman versendet standardmäßig E-Mails von yourworkspacename@rentmanclient.com. Als Absender kannst du jedoch auch die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters festlegen, der die E-Mail verschickt, oder eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse verwenden.
- Gehe zu settingsEinstellungen > Kommunikation > E-Mail.
- Wähle eine Option für „Standard-Absender“ aus.
| yourworkspacename@rentmanclient.com | Diese Adresse wird bei der Einrichtung deines Kontos angelegt. Bei allen E-Mails wird diese Absenderadresse angezeigt, egal wer sie versendet. Antworten gehen an die E-Mail-Adresse des Nutzers, der die E-Mail versendet hat. |
| E-Mail-Adresse des Mitarbeiters | Rentman verwendet die E-Mail-Adresse, die im Abschnitt „Anmeldedaten“ auf dem Tab „Daten“ des Mitarbeiters im groupMitarbeiter-Modul hinterlegt ist. Der Empfänger sieht die Adresse des Nutzers, der die E-Mail versendet. Antworten gehen an den Nutzer, der die E-Mail versendet hat. |
| Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse | Gib die Adresse neben dem Feld „Standard-Absender“ ein. Alle E-Mails zeigen diese Adresse als Absender an, egal wer gerade eingeloggt ist. Antworten gehen an dieselbe Adresse. |
E-Mail-Domain überprüfen
Wenn du eine Domain wie example.com verifizierst, kann Rentman E-Mails von dieser Domain versenden, z. B. maria@example.com. Wenn du deine Domain verifizierst:
- Wird „via rentmanclient.com“ aus den E-Mails entfernt, die du über Rentman versendest.
- Ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass E-Mails aus deinem Workspace im Spam-Ordner landen.
Du kannst so viele Domains verifizieren, wie du möchtest.
- Gehe zu settingsEinstellungen > Kommunikation > E-Mail.
- Klicke auf „+ Domain hinzufügen“ im Abschnitt „Domain-Verifizierung“.
- Gib den Domainnamen ein, den du verifizieren möchtest.
- Klicke auf „Speichern“.
- Füge die von Rentman angezeigten DNS-Einträge zu den DNS-Einstellungen bei deinem Domain-Anbieter hinzu.
- Klicke auf „Domain verifizieren“.
Bei den DNS-Einträgen handelt es sich um SPF- (Sender Policy Framework) und DKIM- (DomainKeys Identified Mail) Einträge. Sie zeigen E-Mail-Anbietern, dass Rentman berechtigt ist, E-Mails über deine Domain zu versenden.
Nach der erfolgreichen Verifizierung erhältst du eine Bestätigung und die Domain wird als „Verifiziert“ angezeigt. Wenn die Verifizierung fehlschlägt, erhältst du einen Fehlerbericht. Schau dir auch unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei der Domain-Verifizierung an.
Verifizierte Domain in mehr als einem Workspace verwenden
Wenn dein Unternehmen über mehr als einen Rentman-Workspace verfügt, kannst du in jedem Workspace dieselbe verifizierte Domain verwenden. Exportiere dazu einfach einen Freigabecode aus dem ursprünglichen Workspace – also dem Workspace, in dem du die Domain zuerst hinzugefügt und verifiziert hast. Anschließend importierst du diesen Code in den anderen Workspace. Dafür musst du deine DNS-Einstellungen nicht erneut ändern.
Freigabecode exportieren
- Gehe zu settingsEinstellungen > Kommunikation > E-Mail im ursprünglichen Workspace.
- Klicke auf „more_vert“ neben der Domain.
- Klicke auf „Exportieren“.
- Klicke auf „content_copy“ neben dem Freigabecode.
- Klicke auf „Schließen“.
Du kannst nur eine verifizierte Domain exportieren, und zwar ausschließlich aus ihrem ursprünglichen Workspace. Der Freigabecode ist eine Stunde lang gültig.
Freigabecode in einen anderen Workspace importieren
- Gehe zu settingsEinstellungen > Kommunikation > E-Mail im Workspace, in dem du die Domain nutzen möchtest.
- Klicke im Abschnitt „Domain-Überprüfung“ auf „Importieren“.
- Füge den Freigabecode in das Feld „Code“ ein.
- Klicke auf „E-Mail-Domain importieren“.
Die Domain wird in diesem Workspace als „Verifiziert“ angezeigt. Du kannst sofort E-Mails versenden.
E-Mail-Domain löschen
Du kannst sowohl verifizierte als auch nicht verifizierte Domains löschen, zum Beispiel, um die Domain-Verifizierung erneut zu starten oder um eine Domain in einen anderen Workspace zu verschieben. Nachdem eine Domain gelöscht wurde, ist es nicht mehr möglich, in diesem Workspace E-Mails von dieser Domain aus zu versenden.
Welche Auswirkungen eine gelöschte Domain hat, hängt davon ab, aus welchem Workspace du sie löschst:
| Workspace, in den die Domain importiert wurde | Die Domain wird nur aus diesem Workspace entfernt. Der ursprüngliche Workspace sowie alle anderen Workspaces, in die die Domain importiert wurde, bleiben davon unberührt. |
| Ursprünglicher Workspace, wenn die Domain nicht freigegeben ist | Die Domain wird vollständig aus Rentman entfernt. Du kannst sie bei Bedarf jederzeit erneut hinzufügen, in demselben oder einem anderen Workspace. |
| Ursprünglicher Workspace, wenn die Domain freigegeben ist | Es ist nicht möglich, die Domain zu löschen. Die Löschoption ist deaktiviert, bis du die Domain aus jedem Workspace gelöscht hast, in dem sie importiert wurde. |
- Gehe zu settingsEinstellungen > Kommunikation > E-Mail.
- Klicke neben der Domain auf „more_vert“.
- Klicke auf „Löschen“.
- Klicke erneut auf „Löschen“, um zu bestätigen.
- Klicke auf „Speichern“.
Um eine Domain erneut nutzen zu können, nachdem sie aus dem ursprünglichen Workspace gelöscht wurde, musst du sie erneut hinzufügen und verifizieren. Überprüfe, ob die DNS-Einträge bei deinem Domain-Anbieter mit den Einträgen übereinstimmen, die Rentman anzeigt werden.
So erkennst du eine nicht verifizierte Domain
Sobald du die E-Mail-Adresse einer nicht verifizierten Domain verwendest, wird in Rentman eine Meldung angezeigt.
In den settingsEinstellungen > Kommunikation > E-Mail wird jede Domain als „Verifiziert“ oder „Nicht verifiziert“ angezeigt.
Wenn du unter „Rechnungen von einer separaten E-Mail-Adresse versenden“, „Angebote von einer separaten E-Mail-Adresse versenden“ oder „Einladungen von einer separaten E-Mail-Adresse versenden“ eine neue Adresse eingibst, erscheint eine Meldung, wenn die Domain nicht verifiziert ist.
Es erscheint eine Meldung, wenn die Domain der Absenderadresse nicht verifiziert ist.
Im Abschnitt „Anmeldeinformationen“ auf dem Tab „Daten“ eines Mitarbeiters wird eine Meldung angezeigt, wenn die Domain seiner E-Mail-Adresse nicht verifiziert ist.
Folgen der Verwendung einer nicht verifizierten Absenderadresse
Wir versenden alle E-Mails von Rentman über unsere eigenen Server. E-Mail-Systeme wie Gmail, Outlook und firmeneigene Mailserver prüfen, ob die Server der eingehenden Nachricht berechtigt sind, E-Mails für deine Domain zu versenden. Dazu nutzen sie SPF, DKIM und Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC).
Ohne Verifizierung fehlt diese Autorisierung oder ist unvollständig. Dies kann zu folgenden Problemen führen:
Den Empfängern wird „via rentmanclient.com“ angezeigt
Empfängerinnen und Empfänger sehen, dass der Server, von dem die E-Mail gesendet wurde, nicht mit der Domain der Absenderadresse übereinstimmt. In Gmail wird der Absender dann als <INFO@yourdomain.com> via rentmanclient.com angezeigt. Das bedeutet, dass wir die E-Mail im Namen deiner Domain ohne vollständige Authentifizierung versendet haben.
Verstärkte Spam-Filterung oder Blockierung
E-Mail-Anbieter gehen strenger mit E-Mails von Servern um, die nicht für deine Domain autorisiert sind, insbesondere wenn deine Domain über eine DMARC-Richtlinie verfügt. Dies kann dazu führen, dass:
- E-Mails im Spam-Ordner landen
- Dem Empfänger Warnbanner angezeigt werden
- Die E-Mail wird in manchen Fällen abgelehnt
Probleme beim Versand von E-Mails an Adressen innerhalb deiner eigenen Domain
Dein eigener Mailserver prüft dieselben Kriterien. Team-E-Mails von Rentman können dann:
- als Spoofing-Versuche markiert werden;
- in Quarantäne gestellt oder abgelehnt werden;
- beim Empfänger Sicherheitswarnungen auslösen.
Bilder und Inhalte werden standardmäßig blockiert
Gmail und Outlook handhaben strengere Regeln für E-Mails, die über keine oder nur eine teilweise Authentifizierung verfügen. Das kann folgende Auswirkungen haben:
- Bilder werden standardmäßig blockiert;
- Es erscheinen Warnmeldungen wie „Bilder anzeigen“.
Nach der erfolgreichen Verifizierung deiner Domain werden deine E-Mails authentifiziert und die Bilder normal angezeigt.
Häufig gestellte Fragen
Wenn du E-Mails von der E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters oder von einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse versendest, solltest du die Domain verifizieren. Ohne Bestätigung landen deine E-Mails eher im Spam-Ordner, werden mit Warnhinweisen angezeigt oder gar nicht zugestellt.
Die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse gehört zum Workspace und wird für alle E-Mails verwendet, die du versendest. Bevor du sie nutzen kannst, musst du die Domain der Adresse verifizieren.
Die Domain wird wahrscheinlich noch von anderen Workspaces genutzt. Entferne sie zunächst aus jedem Workspace, der sie importiert hat, und lösche sie anschließend aus dem ursprünglichen Workspace.
Die Domain wurde bereits in einem anderen Rentman-Workspace hinzugefügt. Wenn es sich dabei um einen deiner Workspaces handelt, exportiere dort einen Freigabecode und importiere ihn in diesen Workspace. Wenn keiner deiner Workspaces die Domain nutzt, wende dich bitte an unser Support-Team.