In jedem Unternehmen, das Events organisiert, findet ein großer Teil der Arbeit nicht am Veranstaltungsort selbst statt. Der Entwurf des Bühnenendesigns, die Besichtigung des Veranstaltungsorts, die Produktion der Designs, der Schnitt des Filmmaterials und die Stunden der Planung sind notwendig, damit am Veranstaltungstag alles reibungslos abläuft. Diese Arbeit kostet Zeit und Geld, wird aber selten im Kalender erfasst, und die Stunden fließen selten ins Projektbudget mit ein.
Rentman Organize integriert diese Arbeit in den Rentman-Workflow. Alle Aufgaben der Vor- und Nachproduktion haben einen Verantwortlichen, eine Deadline und ein Zeitbudget. Die Aufgaben werden auf Boards angezeigt, sodass du auf einen Blick sehen kannst, woran dein Team gerade arbeitet. Deine Crew registriert die geleisteten Arbeitsstunden für jede Aufgabe, sodass du die Planung mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen und diesen für dein nächstes Projekt genauer kalkulieren kannst.
In diesem Artikel erfährst du mehr über Rentman Organize, was sich für Accounts ohne Organize ändert und wie du deinen Workspace einrichtest, damit dein Team direkt loslegen kann.
Anwendungsbeispiele
Hier sind ein paar Beispiele, wie die Funktionen von Organize genutzt werden können:
Was Organize zusätzlich bietet und was sich ändert, wenn du Organize nicht nutzt
Die Darstellung und Funktionsweise von Aufgaben hat sich für alle Rentman-Konten geändert. Einige dieser Änderungen stehen allen Nutzern zur Verfügung. Für die anderen brauchst du Organize.
| Alle Accounts | Zusätzlich bei Organize |
|---|---|
| Neues Layout für Aufgaben | Benutzerdefinierte Aufgabenstatus |
| Aufgaben ohne Deadline | Teilaufgaben und Checklisten |
| Zusätzliche Eingabefelder bei Aufgaben | Zeitbudgets für Aufgaben |
| Weniger Klicks, um eine Aufgabe zu erstellen | Persönliche Aufgaben |
| Aufgabenliste und eine Übersicht über die Aufgaben im Aufgaben-Modul | Aufgabenboards mit verschiedenen Ansichten |
| Teams und Team-Aufgabenboards | |
| Crew zu den Projekt-Aufgabenboards hinzufügen | |
| Zeiterfassung für Aufgaben | |
| Services für Angebote und Rechnungen |
Organize kostenlos testen
Organize steht allen bestehenden Rentman-Kunden für einen begrenzten Zeitraum kostenlos zur Verfügung. Bis zum 1. Dezember kannst du Organize kostenlos ausprobieren.
- Klick auf „Bis zum 1. Dezember kostenlos testen“ auf dem Organize-Banner in Rentman.
- Lies dir das Pop-up durch und klicke auf „Bestätigen“.
Ab dem 1. November können Kunden, die sich für die kostenlose Testversion von Organize angemeldet haben, diese entweder aktivieren oder deaktivieren.
- Navigiere zu den Seiten zum Thema Organize (Aufgabenmodul, Aufgaben- und Services-Tab im Projekt, die Seiten „Aufgabenstatus“ und „Teams“ im Modul „Konfiguration“).
- Wähle im Banner oben auf der Seite entweder „Deaktivieren“ oder „Aktivieren“ aus.
- Bestätigen.
Sobald du Organize aktivierst, wird es deiner Lizenz hinzugefügt. Unter „Unsere Lizenzen entdecken“ kannst du mehr über unsere Pläne erfahren.
Erste Schritte mit Rentman Organize
Bevor dein Team mit Organize loslegen kann, sind ein paar Schritte zur Ersteinrichtung erforderlich:
- Konfiguriere die Berechtigungen für die Benutzerrollen.
- Richte deine Aufgabenstatus ein.
- Erstelle Teams und ordne deine Mitarbeiter zu.
- Füge Felder für Aufgaben hinzu, nach denen du filtern und gruppieren möchtest.
- Füge deinen Projektvorlagen Standardaufgaben hinzu.
- Konfiguriere deine Standard-Services (falls gewünscht)
Berechtigungen für Benutzerrollen
Nutzer sollten nur über die Berechtigungen verfügen, die für ihre Rolle relevant sind. Da sich mit Organize zwei Dinge geändert haben, solltest du deine Rollen überprüfen, bevor du deine Mitarbeiter zu den Boards einlädst.
- Power-User können Aufgabenboards für Projekte freigeben. Normale Benutzer können zwar an einem Board arbeiten, es aber nicht freigeben.
- Ob jemand eine Aufgabe erstellen kann, hängt davon ab, ob der jeweilige Nutzer das Aufgabenboard des Projekts sehen kann. Bisher hing dies von den Bearbeitungsrechten für das komplette Projekt ab. Die Mitarbeiter werden zum Aufgabenboard des Projekts eingeladen. Sie können nur dann zu einem Aufgabenboard eines Projekts oder Teams hinzugefügt werden, wenn sie über die Berechtigung zum Anzeigen des Aufgabenmoduls verfügen. Sie benötigen jedoch keine Berechtigung, um Aufgaben anderer Mitarbeiter einzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen. Erfahre mehr über Berechtigungen für Benutzerrollen.
Aufgabenstatus einrichten
Der Aufgabenstatus zeigt deinem Team, wie weit eine Aufgabe fortgeschritten ist. Aufgaben haben nicht nur den Status „erledigt“ oder „zu erledigen“, sondern durchlaufen die benutzerdefinierten Prozessschritte deines Unternehmens.
Die beiden Status „zu erledigen“ und „erledigt“ sind immer gesetzt, da sie als Anfang und Endpunkt der Aufgabe dienen. Zusätzlich kannst du eigene Status hinzufügen, die beiden Standardstatus umbenennen und deren Farben anpassen. Die Status gelten für deinen gesamten Workspace. Der Administrator muss diese einrichten. Erfahre mehr über das Einrichten von Aufgabenstatus.
Status hinzufügen
- Gehe zum Konfigurationsmodul > Einstellungen > Aufgabenstatus.
- Klicke auf „+ Aufgabenstatus hinzufügen“.
- Lege einen Namen und eine Farbe fest.
- Klicke auf „Bestätigen“.
- Klicke auf „Speichern“.
Status neu anordnen
Die Reihenfolge hier bestimmt, wie die Spalten auf dem Aufgabenboard angezeigt werden. Es lohnt sich also, deine Status so anzuordnen, dass sie den tatsächlichen Workflow in deinem Unternehmen widerspiegeln.
- Gehe zum Konfigurationsmodul > Einstellungen > Aufgabenstatus.
- Zieh die Status per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge.
- Klicke auf „Speichern“.
Status löschen
Du kannst einen Status auch löschen. Wenn Aufgaben vor dem Löschen noch diesen Status haben, kannst du sie in einen anderen Status verschieben.
- Gehe zum Konfigurationsmodul > Einstellungen > Aufgabenstatus.
- Wähle die Aufgabe aus, die du löschen möchtest.
- Klick auf „Weitere Optionen“ und wähle „Löschen“ aus.
- Wähle einen alternativen Status aus dem Dropdown-Menü aus.
- Klick auf „Aufgabenstatus löschen und Aufgaben verschieben“.
Wie Statusmeldungen in deinem Kalender angezeigt werden
Wenn deine Aufgaben mit einem externen Kalender synchronisiert werden, erkennt dieser Kalender nur zwei Status. Jeder Status außer „erledigt“ wird als „zu erledigen“ synchronisiert. Es werden ausschließlich Aufgaben synchronisiert, die dir oder allen Mitarbeitern zugewiesen wurden. Siehe auch Kalendersynchronisierung.
Teams erstellen und Crew hinzufügen
In Teams werden Personen, die zusammenarbeiten, gruppiert; zum Beispiel im Design, in der Werkstatt, im Büro oder im Lager. Jedes Teammitglied sieht automatisch alle Aufgaben und Aufgabenboards, die zu dem entsprechenden Team gehören. Ein Team ist somit der schnellste Weg, mehreren Mitarbeitern Zugriff auf die zu erledigenden Aufgaben zu gewähren.
Erfahre mehr über Teams.
Standardaufgaben zu Projektvorlagen hinzufügen
Wenn bei jedem Projekt die gleichen Aufgaben anfallen, kannst du sie einfach einer Projektvorlage hinzufügen. Aufgaben in einer Vorlage können einen Status, ein Zeitbudget, Teilaufgaben und eine Deadline haben, die sich mit dem Projektzeitplan mitbewegt. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass eine bestimmte Aufgabe immer 7 Tage vor dem Aufbau eingeplant wird.
Erfahre mehr über Projektvorlagen.
Aufgabenboards für Projekte erstellen
Jedes Projekt verfügt über ein eigenes Aufgabenboard. Dieses findest du unter dem Tab „Aufgaben“ im Projekt. Zur Anzeige dieser Aufgaben kannst du entweder die Board- oder die Listenansicht wählen.
Jedes Board kann auch über das Aufgabenmodul aufgerufen werden. Erfahre mehr über die Aufgabenboards.
Standard-Services konfigurieren
Um noch einfacher Angebote und Rechnungen zu erstellen, kannst du Services einrichten, für Dienstleistungen, die du häufig verkaufst. Jedes Mal, wenn du einen Standard-Service zu einem Projekt hinzufügst, werden die dazugehörigen Aufgaben automatisch erstellt. Erfahre mehr über Services.