En nuestro editor de plantillas de documentos, una variable es un contenedor utilizado para etiquetar y almacenar información específica dentro de tu espacio de trabajo. Se pueden configurar para que el contenido de la variable se complete automáticamente cada vez que generes el documento.
Cuando generas un documento con una variable, recuperará el contenido apropiado conectado e lo insertará donde se coloque la variable.
¿Dónde puedo acceder a las Variables?
Para acceder a las variables, necesitamos editar nuestras plantillas de documentos en la configuración.
- Ve a settings Configuración > Plantillas de Documentos
- Selecciona la plantilla de documento de tu elección
- Arrastra un nuevo cuadro de texto al editor o selecciona un cuadro de texto existente en tu documento
- Selecciona el botón editar
- Selecciona variable en el extremo derecho del menú
- Busca la variable que estás buscando
- Agregar
¿Cómo funciona la búsqueda de Variables?
Ejemplo: Considera el escenario en el que se necesita crear una factura con el número del proyecto incluido.
En esta situación, se ha posicionado un módulo de cuadro de texto en la plantilla de factura, esperando una variable. Haz clic donde desees la variable, luego selecciona "variable". Aparecerá un aviso ofreciendo tres opciones: Detalles de la empresa, Factura y Usuario conectado.
Para cada una de estas tres opciones, notarás un >> símbolo. Seleccionar el símbolo >> te permitirá ver y seleccionar variables adicionales relacionadas con la inicial. Para nuestro escenario, buscamos el proyecto de la factura, así que selecciona primero la variable de Factura.
En esta variable de Factura, ahora tienes acceso a cualquier variable relacionada con la factura. Desde aquí queremos encontrar la variable del proyecto para poder acceder al número del proyecto. Encuentra o busca la variable del proyecto y selecciona Número.
Al marcar y agregar la variable de Número, has incluido con éxito el número del proyecto de la factura en tu documento.
Consejo: Haz un seguimiento de tu historial de búsqueda mirando la ruta de búsqueda encima de la barra de búsqueda.
Nota importante: al usar la barra de búsqueda para variables, Rentman solo busca un máximo de dos niveles desde tu variable actual. Eso significa que si una variable está más allá de dos niveles de profundidad desde tu nivel de búsqueda actual, no se mostrará como resultado de búsqueda.
Entonces, en el ejemplo anterior, si intentas usar la barra de búsqueda desde la variable de Inicio y escribes "número de proyecto", no aparecerán resultados de búsqueda. Pero si usas la barra de búsqueda mientras estás en Factura, verás que aparece el número de proyecto.
¿Dónde más puedo usar Variables?
Las variables se utilizan principalmente en el módulo de cuadro de texto, pero también se pueden usar en otras partes del editor para mejorar la personalización del documento.
Al asignar una variable aquí, te asegurarás de que cada plantilla generada se modifique automáticamente según tu solicitud.
- Asunto: Línea de asunto del correo electrónico.
- Nombre de archivo: Nombre del documento.
- Texto de encabezado: Texto que aparece en la parte superior del documento.
- Texto de pie de página: Texto que aparece en la parte inferior del documento.
Las variables también se pueden usar junto con nuestra función de campo de entrada adicional. Esta es una excelente manera de llevar tus datos de un campo de entrada adicional al documento de tu elección. Así es como puedes hacerlo:
- Crea un campo de entrada adicional seleccionando settings Configuración > Campos de Entrada Adicional
- Ve al editor de plantillas de documentos ubicado en settings Configuración
- Selecciona la plantilla de documento de tu elección
- Arrastra un nuevo cuadro de texto al editor o selecciona un cuadro de texto existente en tu documento
- Selecciona el botón edit
- Selecciona las variables en el extremo derecho del menú
- Busca el nombre del campo de entrada adicional o desplázate hacia abajo y selecciónalo manualmente
- Añadir
El campo de entrada adicional que configures también se puede extraer como una variable y agregar como una columna en tu editor de documentos.
- Ve al editor de plantillas de documentos ubicado en settingsConfiguración > Plantilla de documento
- Selecciona el documento de tu elección
- Selecciona un módulo en tu editor que tenga las columnas
- Selecciona la table_chart columna en el menú derecho bajo Módulo
- Agregar columna
- Busca o encuentra manualmente el campo de entrada adicional
- Agregar
Preguntas frecuentes
Cuando busques variables en el editor, considera el tipo de documento que estás editando actualmente (albarán, contrato, factura, etc.). No todos los documentos compartirán las mismas variables, algunas son exclusivas de su tipo de documento.
No, no proporcionamos listas de variables a los clientes. Utiliza la barra de búsqueda para encontrar la variable que estás buscando.
- P: Proyecto
- F: Financiero
- SP: Subproyecto