Reconciliación de Tiempo - Cómo Comparar Horas Programadas vs. Horas Registradas en Rentman

Entender la diferencia entre las horas programadas y las horas registradas es esencial para gestionar tu negocio de manera efectiva. Para los equipos financieros o de recursos humanos, ayuda a asegurar que los miembros del equipo sean pagados con precisión según las horas que trabajaron, evitando sobrepagos o subpagos. Para los gerentes de cuentas, proporciona información sobre si un proyecto se mantuvo dentro del presupuesto y ayuda a identificar las razones de cualquier discrepancia.

En este artículo, aprenderás cómo comparar las horas reales frente a las horas planificadas para entender el impacto en los costos, tomar decisiones informadas y mantener el control de tus finanzas y la rentabilidad del proyecto.

Escenarios de la vida real

Cálculos de salario precisos para los miembros del equipo
Un miembro del equipo estaba programado para trabajar 8 horas, pero terminó trabajando 10 horas debido a un retraso inesperado. Sin esta función, el equipo de recursos humanos tendría que calcular manualmente las horas extra y ajustar el salario en consecuencia. Con esta función, pueden comparar fácilmente las horas programadas frente a las horas registradas y asegurarse de que el miembro del equipo sea compensado correctamente sin errores ni retrasos.
Análisis de rentabilidad del proyecto
Un gerente de cuentas supervisa un proyecto con un presupuesto fijo para las horas del equipo. El proyecto estaba programado para 100 horas, pero las horas registradas muestran que tomó 120 horas completarlo. Usando esta función, el gerente puede identificar rápidamente el exceso, entender por qué ocurrió y evaluar cómo impacta en la rentabilidad del proyecto. Esta información les ayuda a planificar mejor para futuros proyectos.
Evitar errores manuales en los informes
Un oficial financiero necesita preparar un informe sobre los costos laborales del mes. Anteriormente, exportaban datos a Excel, calculaban manualmente las diferencias y corrían el riesgo de cometer errores. Con esta función, pueden generar información precisa directamente desde el sistema, ahorrando tiempo y asegurando que los datos sean confiables.
Monitoreo de la eficiencia del equipo
Un líder de equipo nota que ciertos miembros del equipo registran consistentemente menos horas de las programadas. Al comparar los datos, pueden identificar patrones, investigar razones (por ejemplo, terminaciones anticipadas o ineficiencias) y tomar medidas para optimizar la programación o proporcionar capacitación adicional.
Transparencia en la facturación al cliente
Para un proyecto facturado al cliente, el cliente solicita un desglose de las horas trabajadas frente a las horas planificadas. Esta función permite al gerente de cuentas proporcionar una comparación clara y precisa, generando confianza y asegurando transparencia en la facturación.

Cómo reconciliar el tiempo en Rentman

En Rentman, puedes acceder a información detallada sobre las horas programadas y registradas, así como los costos planificados y reales, junto con sus diferencias. Estos detalles se muestran en columnas específicas dentro de la plataforma:

  • Tiempo planificado - el período de tiempo en el que se programa a un miembro del equipo para trabajar en una función.
  • Tiempo registrado - el período de tiempo que un miembro del equipo ha registrado como trabajado para la función.
  • Diferencia de tiempo - la diferencia entre el tiempo planificado y el tiempo registrado.
  • Costos planificados - los costos estimados basados en la tarifa del miembro del equipo para el trabajo programado.
  • Costos reales - los costos reales incurridos para el miembro del equipo que trabajó, calculados usando su tarifa.
  • Diferencia de costos - la variación entre los costos planificados y los costos reales.
  • Estado de registro - el estado del registro de tiempo:
    • Planificado - actividades programadas para el futuro.
    • Excede tiempo - actividades donde el tiempo registrado es más largo que el tiempo planificado.
    • Alineado - actividades donde el tiempo registrado coincide exactamente con el tiempo planificado.
    • Bajo tiempo - actividades donde el tiempo registrado es más corto que el tiempo planificado.
    • Sin registro - actividades en el pasado que no tienen registros de tiempo

Puedes acceder a estas columnas agregándolas a tu vista general o seleccionando el conjunto de columnas predeterminado de Registro de tiempo en las siguientes secciones de Rentman:

Proyectos (Equipo y transporte y Programación de equipo pestañas)

tr reporting projects.gif

  1. Abre un proyecto.
  2. Navega a la pestaña Equipo y transporte o a la pestaña Programación de equipo.
  3. Haz clic en settings Ajustar vista y ajusta el conjunto de columnas.

watch_later Módulo de registro de tiempo

tr reporting time registration2.gif

  1. Navega al watch_later Módulo de registro de tiempo
  2. Selecciona un registro de tiempo y abre el panel de detalles.
  3. Desplázate hacia abajo para ver Actividades, donde puedes ver el tiempo planificado vs. registrado y los costos planificados vs. registrados.

Submódulo de actividades

tr reporting activities.gif

  1. Navega al submódulo de Actividades.
  2. Selecciona a un miembro del equipo.
  3. Las columnas de reconciliación de tiempo son parte de los conjuntos de columnas predeterminados, pero también puedes hacer clic en settings Ajustar vista para crear tus propios conjuntos de columnas.
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