Comprender la diferencia entre horas programadas y registradas es esencial para gestionar eficazmente el negocio. Para los equipos de finanzas o recursos humanos, ayuda a garantizar que los miembros del personal reciben el pago exacto en función de las horas que han trabajado, evitando pagos excesivos o insuficientes. Para los gestores de cuentas, permite saber si un proyecto se ha ajustado al presupuesto y ayuda a identificar las razones de cualquier discrepancia.

En este artículo, aprenderás a comparar las horas reales con las horas planificadas para entender el impacto en los costes, tomar decisiones informadas y mantener el control de tus finanzas y la rentabilidad del proyecto.

Casos reales

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo se puede utilizar esta funcionalidad:

Cálculos salariales precisos para el personal

Un miembro tenía programadas 8 horas de trabajo, pero al final ha tenido que trabajar 10 horas debido a un retraso inesperado. Sin esta función, el equipo de recursos humanos tendría que calcular manualmente las horas extra y ajustar el salario en consecuencia. Con ella, pueden comparar fácilmente las horas programadas con las registradas y asegurarse de que el miembro del personal recibe la retribución correcta, sin errores ni retrasos.

Análisis de rentabilidad de los proyectos

Un gestor de cuentas supervisa un proyecto con un presupuesto fijo de horas de personal. El proyecto estaba programado para 100 horas, pero las horas registradas muestran que se tardó 120 horas en completarlo. Gracias a esta función, el gestor puede identificar rápidamente el sobrecoste, entender por qué se ha producido y evaluar su impacto en la rentabilidad del proyecto. Esta información les ayuda a planificar mejor futuros proyectos.

Evitar errores manuales en los informes

Un responsable de finanzas necesita preparar un informe sobre los costes laborales del mes. Antes, tenían que exportar los datos a Excel, calcular manualmente las diferencias y arriesgarse a cometer errores. Con esta función, pueden generar información precisa directamente desde el sistema, ahorrando tiempo y garantizando la fiabilidad de los datos.

Control de la eficiencia del personal

Un responsable de equipo observa que determinados miembros del personal registran sistemáticamente menos horas de las programadas. Al comparar los datos, pueden identificar patrones, investigar las razones (por ejemplo, terminaciones anticipadas o ineficiencias) y tomar medidas para optimizar la programación o proporcionar formación adicional.

Transparencia en la facturación al cliente

Para un proyecto facturado por el cliente, este solicita un desglose de las horas trabajadas frente a las programadas. Esta función permite al gestor de cuentas ofrecer una comparación clara y precisa, generando confianza y garantizando la transparencia en la facturación.

Cómo conciliar el tiempo en Rentman

En Rentman, es posible acceder a una información detallada de las horas programadas y registradas, así como de los costes previstos y reales, junto con sus diferencias. Estos detalles se muestran en columnas específicas dentro de la plataforma:

Tiempo planificado: el periodo de tiempo que un miembro del personal tiene programado para trabajar en una función.
Tiempo registrado: el periodo de tiempo que un miembro del personal ha registrado como trabajado para la función.
Tiempo de diferencia: la diferencia entre el tiempo planificado y el tiempo registrado.
Costes planificados: los costes estimados basados en la tarifa del miembro del personal para el trabajo programado.
Costes reales: los costes reales generados por el miembro del personal que ha trabajado, calculados utilizando su tarifa.
Costes de diferencia: la diferencia entre los costes planificados y los costes reales.
Estado de registro: el estado del registro del tiempo:
- Planificado: actividades programadas para el futuro.
- Tiempo excedido: actividades en las que el tiempo registrado es superior al tiempo planificado.
- Alineado: actividades en las que el tiempo registrado coincide exactamente con el tiempo planificado.
- Tiempo insuficiente: actividades en las que el tiempo registrado es inferior al tiempo planificado.
- Sin registro: actividades pasadas que no tienen registro de tiempo.

Es posible acceder a estas columnas añadiéndolas a la vista general o seleccionando la columna predetermina Registro de tiempo que aparece en las siguientes secciones de Rentman:

Proyectos (pestañas Personal y transporte y Planificación de personal)

tr reporting projects.gif

Abre un proyecto.
Dirígete a la pestaña Personal y transporte o a la pestaña Planificación de personal.
Haz clic en settings Ajustar vista y ajusta el grupo de columnas.

Módulo watch_later Registro de tiempo

tr reporting time registration2.gif

Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.
Selecciona un registro de tiempo y abre el panel de detalles.
Desplázate hacia abajo para ver Actividades, dónde podrás comparar el tiempo planificado frente al registrado y los costes planificados frente a los registrados.

Submódulo Actividades

tr reporting activities.gif

Dirígete al submódulo Actividades.
Selecciona un miembro del personal.
Las columnas de conciliación de tiempo forman parte de los conjuntos de columnas predeterminados, pero también puedes hacer clic en settings Ajustar vista para crear tus conjuntos de columnas.

Cómo exportar documentos de nómina

Rentman también ofrece la posibilidad de exportar documentos de nóminas, lo que simplifica el tratamiento de las nóminas al combinar los datos del módulo watch_later Registro de tiempo y de los submódulos Actividades en un único archivo exportable. Gracias a él, los datos de las nóminas más habituales se transfieren rápidamente a los sistemas de cálculo de nóminas, lo que garantiza un pago preciso y eficaz de las horas trabajadas por los miembros del personal. Elimina la introducción manual de datos, ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores en los cálculos de nóminas.

A continuación, te explicamos cómo exportar los documentos de nómina:

export payroll document.gif

Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.
Selecciona los registros de tiempo que quieres exportar.
En la barra azul, selecciona el botón Más opciones more_vert y elige «Exportar documento de nómina».
Elige qué columnas quieres incluir en el archivo de exportación.

Opciones de selección de columnas

Todas las columnas visibles en la vista general: todas las columnas visibles actualmente en la vista general se incluirán en el archivo de exportación.

Añadir todas las columnas de registro de tiempo: todas las columnas disponibles en el módulo in watch_later Registro de tiempo se incluirán en el archivo de exportación.

Seleccionar manualmente las columnas: selecciona manualmente las columnas que quieras incluir en la exportación.

En Columnas seleccionadas, puedes ver todas las columnas que están seleccionadas actualmente.
Selecciona si también quieres exportar las actividades vinculadas a esas horas.

Opciones de Actividades

No: no se incluirá ninguna actividad en la exportación.

Sí, añadir todas las columnas: todas las columnas vinculadas con las actividades se incluirán en la exportación.

Sí, seleccionar columnas manualmente: selecciona manualmente las columnas que quieras incluir en la exportación. Nota: si seleccionas No, no podrás exportar horas sin actividades - horas registradas que no tienen actividad vinculada a ellas. Por ejemplo, si tienes un registro de tiempo con una hora de inicio el 28/01/2025 a las 09 h y una hora de fin el 28/01/2025 a las 18 h y solo añades una actividad con una duración de 4 horas, tendrás 5 horas sin actividades.
Haz clic en Exportar para descargar el archivo .xlsx.