La gestión eficaz del personal requiere una visión completa y precisa de las horas trabajadas y de las ausencias. Gracias a la función de gestión de ausencias de Rentman, en lugar de hacer malabarismos con varios sistemas, transferir datos manualmente o lidiar con registros de disponibilidad incompletos, puedes asegurarte de que los horarios de tu personal sean precisos, estén actualizados y sean accesibles desde un único lugar.
Con esta función, los miembros del personal pueden enviar solicitudes de ausencia, los responsables pueden revisarlas y aprobarlas dentro de la plataforma y se registran todos los tipos de ausencia —como vacaciones, baja por enfermedad y días de formación— de manera estructurada y contabilizable. Esto proporciona un registro fiable y conforme a la ley de las horas trabajadas y no trabajadas, que se puede exportar fácilmente para nóminas y contabilidad.
En este artículo, aprenderás a utilizar las solicitudes de ausencia de tu personal en Rentman, lo que elimina la introducción de datos redundantes y reduce los errores causados por registros incoherentes en diferentes herramientas.
Casos reales
A continuación, figuran algunos ejemplos de cómo puede utilizarse esta funcionalidad:
Introducción a la gestión de ausencias
Para empezar a utilizar la gestión de ausencias, primero hay que hacer algunas cosas: configurar los permisos del rol de usuario y establecer los tipos de horas.
Permisos del rol de usuario
Los miembros del personal deben tener los derechos apropiados y acceso a los módulos que son relevantes para ellos. Primero, debes dar permiso a los miembros del personal para acceder a la gestión de ausencias en el módulo settingsConfiguración. Para más detalles sobre los permisos de gestión de ausencias, consulta este artículo.
Tipos de hora
El siguiente paso para empezar a gestionar las ausencias es configurar los tipos de horas. Rentman ofrece diferentes tipos de horas por defecto para ayudar a realizar el seguimiento de varios tipos de trabajo y días libres. A continuación, detallamos el significado de cada uno de ellos:
- Horas trabajadas: las horas que ha trabajado un miembro del personal.
- Vacaciones: días libres para vacaciones o festivos.
- Corrección: se utiliza para ajustar los registros de tiempo cuando se han introducido incorrectamente o para corregir las horas extraordinarias que se han pagado en lugar de convertirlas en días libres.
- Baja por enfermedad: las horas que un miembro del personal no está disponible por enfermedad.
- Compensación: tiempo libre acumulado por trabajar más horas. Por ejemplo, si alguien ha trabajado más horas el lunes, puede tomarse libre el viernes por la tarde como compensación.
Nota: los tipos de horas que requieren aprobación siguen el flujo de gestión de ausencias, lo que garantiza que las solicitudes se revisan antes de ser procesadas. Los tipos de horas que no requieren aprobación se gestionan a través del flujo de registro de horas existente, lo que permite registrarlas sin necesidad de solicitud.
Editar los tipos de hora por defecto
También puedes modificar los tipos de horas por defecto para establecer si deben tener saldo, requerir aprobación, bloquear la disponibilidad o incluir un código de nómina:
- Dirígete al módulo settingsConfiguración > Registro de tiempo y ausencias > Tipos de hora
- Selecciona un tipo de hora y haz clic en edit EDITAR
- Configura las opciones.
- Confirmar
- Guardar
Código de nómina: el código vinculado a la nómina para un tratamiento preciso al exportar las horas.
Dispone de saldo horario: determina si el tipo de hora dispone de saldo y si es necesario deducirlo del saldo de un empleado (por ejemplo, para vacaciones u horas de compensación). Si se establece en Sí, debes seleccionar una fecha de inicio para cuando el saldo comience a contabilizar las horas.
Bloqueo de disponibilidad: determina si este tipo de hora impide que los miembros del personal sean programados durante ese tiempo (por ejemplo, baja por enfermedad o vacaciones).
Requiere aprobación: determina si es necesario que un responsable apruebe las horas antes de que se registren.
Añadir tipos de ausencia personalizados
Además de los tipos de horas por defecto, puedes añadir a tu espacio de trabajo más tipos de ausencia específicos para tu empresa, como días de formación. A continuación, te mostramos cómo puedes añadir tipos de ausencia personalizados.
- Dirígete al módulo settingsConfiguración > Registro de tiempo y ausencias > Tipos de hora
- Haz clic en + Añadir tipo de ausencia
- Configura las opciones.
- Confirmar
- Guardar
Código de nómina: el código vinculado a la nómina para un tratamiento preciso al exportar las horas.
Dispone de saldo horario: determina si el tipo de hora dispone de saldo y si es necesario deducirlo del saldo de un empleado (por ejemplo, para vacaciones u horas de compensación). Si se establece en Sí, debes seleccionar una fecha de inicio para cuando el saldo comience a contabilizar las horas.
Bloqueo de disponibilidad: determina si este tipo de hora impide que los miembros del personal sean programados durante ese tiempo (por ejemplo, baja por enfermedad o vacaciones).
Requiere aprobación: determina si es necesario que un responsable apruebe las horas antes de que se registren.
Saldo de ausencias
El saldo de ausencias muestra la cantidad de cada tipo de ausencia que un miembro del personal tiene disponible y puede solicitar. Esto ayuda a controlar los días de vacaciones, las bajas por enfermedad y otros permisos.
Consultar saldo de ausencias
Módulo peopleMiembros de personal
- Dirígete al módulo people Miembros de personal y haz doble clic en un miembro.
- Ves a la pestaña Administración > Saldo de ausencias
También puedes añadir la columna Saldo total de ausencias a la vista general de los miembros del personal o abrir la barra lateral menu_openDetalles para que cada miembro del personal compruebe su saldo de ausencias.
Submódulo Solicitudes de ausencia
Puedes consultar tu saldo de ausencias en el submódulo Solicitudes de ausencia:
- Dirígete al submódulo Solicitudes de ausencia.
- Haz clic enaccess_timeMi saldo de ausencias
- Haz clic en cada tipo de ausencia para ver los detalles.
Puedes consultar el saldo de ausencias de un miembro del personal dentro de sus solicitudes de ausencia:
- Dirígete al submódulo Solicitudes de ausencia.
- Selecciona una solicitud de ausencia.
- Haz clic en menu_openDetalles para consultar la información.
Asimismo, puedes consultar el saldo de ausencias al presentar una nueva solicitud:
- Genera una nueva solicitud de ausencia.
- Haz clic en Ver saldo de ausencias
Actualizar el saldo de ausencias de los miembros del personal
Con los permisos adecuados, puedes actualizar los saldos de ausencias individualmente para cada empleado o importarlos en bloque.
Actualización del saldo de ausencias de un solo miembro
- Dirígete al módulo people Miembros de personal y haz doble clic en un miembro.
- Ves a la pestaña Administración > Saldo de ausencias
- Haz clic en + AÑADIR SALDO
- Selecciona el tipo de ausencia.
- Añade horas. También se pueden introducir horas negativas para descontarlas del saldo de ausencias.
- Elige una fecha de entrada en vigor (la fecha en la que el cambio del saldo de ausencias se hace efectivo).
- Guardar
Actualización masiva del saldo de ausencias de los miembros del personal mediante importación
Puedes actualizar los saldos de ausencias de los miembros del personal de forma masiva a través de la función de importación de Rentman. Tu archivo de importación debe incluir al menos las siguientes columnas:
- Nombre del miembro del personal
- Tipo de ausencia
- Saldo actual de ausencias
Para saber cómo actualizar tus bases de datos en bloque, lee este artículo. Una vez completada la actualización, los saldos de ausencias anteriores serán reemplazados por los nuevos valores del archivo de importación.
Enviar una solicitud de ausencia
Después de configurar los tipos de ausencias, añadir los saldos de las ausencias y conceder a los miembros del personal los permisos adecuados, estos pueden empezar a enviar solicitudes de ausencias. Para saber cómo enviar solicitudes de ausencia, lee este artículo.
Gestionar solicitudes de ausencia
Tras enviar una solicitud de ausencia, puedes aprobarla, rechazarla o cancelarla. Este artículo explica cómo hacerlo.
Submódulo de solicitudes de ausencia
En el submódulo Solicitudes de ausencia, puedes hacer un seguimiento de las solicitudes dee todos los miembros del personal. Es posible exportar datos para el procesamiento de nóminas, filtrar por tipo de hora o miembro del personal y utilizar otros filtros generales en Rentman. Además, las solicitudes de ausencia pueden crearse y gestionarse directamente desde este submódulo.