Una orden de compra (OC) es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor, en el que se indican los tipos, las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador. Se trata de una solicitud formal realizada por el comprador al vendedor, que esencialmente sirve como contrato entre ambas partes.
¿Para qué sirven las órdenes de compra?
Te permite controlar los costes de forma más eficaz, tanto dentro como fuera de los proyectos.
Proporciona una integración perfecta entre los gastos del proyecto y la contabilidad.
Mejora y agiliza la comunicación con los proveedores.
Reduce los errores manuales y las ineficiencias.
- Crear una orden de compra cuando se tiene un gasto adicional, como la estancia en un hotel para el equipo, durante un proyecto.
- Generar una orden de compra si se pueden reflejar los costes de subalquiler: cuando se quiera subalquilar artículos de un proveedor y se necesite generar una orden de compra detallando todos los artículos que se han subalquilado y el coste total.
- Generar una orden de compra para cualquier compra puntual (por ejemplo, carretillas elevadoras) no relacionada con un proyecto o alquileres diarios.
Nota: las órdenes de compra no se pueden eliminar en Rentman, ya que se consideran documentos financieros. Filtra por estado en monetization_onContabilidad > Órdenes de compra para ocultar cualquier orden cancelada.
Crea una OC desde un proyecto
Introduce el proyecto de tu elección desde el módulo table_chartProyectos.
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Puedes acceder a todas las órdenes de compra de un proyecto específico seleccionando la pestaña «Órdenes de compra», o crear una nueva en la
pestaña «Coste adicional»;
pestaña «Subalquiler»;
o en el propio comprobante de subalquiler.
En la pestaña seleccionada,
el coste que quieres incluir en una orden de compra.
Selecciona «Crear orden de compra».
Ahora tienes la opción de crear una nueva orden de compra o incluir el coste en una orden existente.
Si es nueva, selecciona Crear nueva orden de compra
Rellena los campos necesarios en la pestaña «Datos» de la orden de compra.
Comprueba la pestaña «Costes» y los detalles para garantizar que los costes son correctos.
Solicitar aprobación
Si la orden de compra incluye un coste de subalquiler, el proveedor de la orden de compra debe coincidir con el proveedor del subalquiler. Solo se pueden añadir varios subalquileres a una orden de compra si el proveedor es el mismo.
Crea una OC sin un proyecto
Dirígete al módulo monetization_onContabilidad > Órdenes de compra.
Selecciona + Añadir orden de compra
Una vez aparece el formulario de la orden de compra, introduce cualquier información necesaria.
Selecciona la pestaña Costes > + Añadir costes generales
Introduce el nombre, el coste, la cantidad y el tipo impositivo > Confirmar
Cuando lo consideres oportuno, puedes Solicitar aprobación
Solo se pueden añadir nuevos costes a las órdenes de compra existentes con el estado «Borrador» o «En espera de aprobación». No se pueden añadir nuevos costes una vez que se ha aprobado la orden de compra. Echa un vistazo a este artículo para consultar el significado de cada estado.
Después de seleccionar Solicitar, aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de notificar a un usuario avanzado específico Esto no impide que otros usuarios avanzados den su aprobación. Todos los usuarios avanzados con los roles de usuario correctos podrán aprobar cualquier orden de compra.
Aprueba, rechaza o cancela la OC
Una vez solicitado el borrador de la orden de compra, solo los usuarios avanzados con los permisos adecuados pueden autorizarla.
Aprobar una orden de compra |
Como usuario avanzado, estás de acuerdo con el coste de la orden de compra y quieres continuar. Selecciona Aprobar. |
Rechazar la autorización |
Rechaza la orden de compra y vuelve a intentarlo si esta orden de compra requiere ajustes o cambios. |
Cancelar la orden de compra |
Cancela la orden de compra en cualquier momento. Esta opción es para cuando quieras cancelar la orden de compra y no quieras seguir adelante. Esta acción es irreversible. |
Gestiona, compara y completa órdenes de compra
Ahora que la orden de compra se ha enviado para su aprobación, los usuarios avanzados pueden comparar costes y generar documentos financieros. Echa un vistazo a este artículo sobre cómo puedes gestionar y completar tu orden de compra después de enviarla para su autorización.