Documentos del personal

En cualquier negocio que implique la gestión del personal, el papeleo es inevitable. Las empresas deben asegurarse de que disponen de la documentación adecuada para cumplir la normativa y verificar las cualificaciones de sus trabajadores. Esto a menudo incluye certificaciones de habilidades, licencias de conducir u otras formas de identificación, todas las cuales son fundamentales para garantizar que el personal adecuado sea asignado a las tareas correctas.

La función Documentos del personal de Rentman permite a los usuarios cargar, organizar y gestionar todos los documentos importantes relacionados con el personal en una única ubicación: la pestaña Documentos. Estos se agrupan en categorías bien definidas, lo que facilita la localización y gestión eficaz de la información relativa al personal.

La función también introduce una nueva forma de generar acuerdos con la opción de firma digital, lo que ayuda a los usuarios a cumplir los requisitos legales.

En este artículo, aprenderás a cargar los documentos de los miembros del personal, a gestionar sus contratos, a ver cuándo empiezan y terminan, y dónde y cómo puedes generar un nuevo acuerdo.

Casos reales

A continuación, presentamos algunos ejemplos de cómo puede utilizarse esta funcionalidad:

Introducción a los documentos del personal

Antes de empezar a utilizar los documentos del personal, debes configurar los permisos del rol de usuario.

Permisos de rol de usuario

Los responsables de gestionar los documentos del personal deben tener los derechos de acceso y permisos correctos. Primero, debes habilitar su acceso a los documentos del personal en el módulo settingsConfiguración. Para obtener más información sobre los permisos de los documentos del personal, consulta este artículo.

La pestaña Documentos

Una vez dispongas de los permisos correctos, podrás encontrar la nueva pestaña Documentos cuando abras el perfil de un miembro del personal.

Tipos de documento

Aquí encontrarás todos los documentos del personal, organizados en carpetas según las cinco categorías:

• Contrato: acuerdos de empleo o autónomos entre el miembro del personal y su empresa.

• Licencia: licencias oficiales requeridas para funciones o tareas específicas, como el manejo de equipo o vehículos.

• Certificado: certificados de formación o cualificación que demuestren las aptitudes o el cumplimiento de las normas por parte del personal.

• Seguro: justificante de cobertura de seguro, como seguro de responsabilidad civil o seguro médico pertinente para el trabajo.

• Documento de identidad: documentos de identidad legales utilizados para verificar la identidad del miembro del personal, como el pasaporte o el documento nacional de identidad.

La vista general incluye varias columnas que puedes personalizar según tus preferencias.

Estado de firma

Cuando se añade un documento, la columna Estado de firma mostrará uno de los siguientes estados:

• Solicitada: este estado aparece cuando se genera un documento en Rentman con la firma digital activada, pero aún no se ha firmado.

• Sin solicitar: este estado se asigna a cualquier documento que cargue manualmente.

• Firmada: este estado aparece cuando el documento se ha firmado con la función de firma digital de Rentman.

Cargar un nuevo documento del personal

Puedes cargar los documentos de los miembros del personal (contratos externos, documentos de identidad, seguros, etc.) en la pestaña Documentos para tenerlos todos en un lugar organizado.

Para cargar un documento:

1. Dirígete al módulo groupMiembros de personal y haz doble clic en un miembro.
2. Ves a la pestaña Documentos.
3. Haz clic en CARGAR DOCUMENTO
4. Arrastra tu archivo hasta el botón cloud_upload   Arrastrar archivo o clicar para cargar o utiliza la opción de clicar para cargar.
   Consejo: un documento del personal puede subdividirse en varios archivos, que se cargan como un solo documento. Esto es útil en situaciones en las que un documento consta de más de una parte, como cuando tiene imágenes separadas para el anverso y el reverso de un documento de identidad.
5. Configura las opciones.
   
   Opciones

   Nombre del documento: elige un nombre para el documento. Este campo es obligatorio para generar el documento.
   Tipo de documento: elige el tipo de documento.
   Fecha de inicio: fecha de inicio del documento.
   Fecha de fin: fecha de fin del documento.
6. Guardar

Note: Rentman no elimina automáticamente los documentos subidos por el personal. Para cumplir con la legislación local y las directrices aplicables del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), recomendamos gestionar y eliminar estos documentos manualmente cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes

Ya he subido algunos archivos para los miembros del personal. ¿Tengo que volver a subirlos para que aparezcan en la pestaña Documentos?

No, puedes mover los archivos ya cargados a la pestaña Documentos. Sigue estos pasos:

1. Ves a la sección de archivos del miembro del personal.
2. Haz clic en Más opcionesmore_vert.
3. Selecciona descriptionCopiar a los documentos del personal.
4. Configura las opciones.
5. Guardar.

¿Puedo ver si los miembros del personal tienen contratos activos?

Sí. Puedes añadir las columnas «Contrato activo» y «Fecha de fin del contrato actual» a la vista general de los group Miembros de personal para verlos. Aprende cómo añadir columnas aquí.