En cualquier negocio que implique la gestión del personal, el papeleo es inevitable. Las empresas deben asegurarse de que disponen de la documentación adecuada para cumplir la normativa y verificar las cualificaciones de sus trabajadores. Esto a menudo incluye certificaciones de habilidades, licencias de conducir u otras formas de identificación, todas las cuales son fundamentales para garantizar que el personal adecuado sea asignado a las tareas correctas.
La función Documentos del personal de Rentman permite a los usuarios cargar, organizar y gestionar todos los documentos importantes relacionados con el personal en una única ubicación: la pestaña Documentos. Estos se agrupan en categorías bien definidas, lo que facilita la localización y gestión eficaz de la información relativa al personal.
La función también introduce una nueva forma de generar acuerdos con la opción de firma digital, lo que ayuda a los usuarios a cumplir los requisitos legales.
En este artículo, aprenderás a cargar los documentos de los miembros del personal, a gestionar sus contratos, a ver cuándo empiezan y terminan, y dónde y cómo puedes generar un nuevo acuerdo.
Casos reales
A continuación, presentamos algunos ejemplos de cómo puede utilizarse esta funcionalidad:
Introducción a los documentos del personal
Antes de empezar a utilizar los documentos del personal, debes configurar los permisos del rol de usuario.
Permisos de rol de usuario
Los responsables de gestionar los documentos del personal deben tener los derechos de acceso y permisos correctos. Primero, debes habilitar su acceso a los documentos del personal en el módulo settingsConfiguración. Para obtener más información sobre los permisos de los documentos del personal, consulta este artículo.
La pestaña Documentos
Una vez dispongas de los permisos correctos, podrás encontrar la nueva pestaña Documentos cuando abras el perfil de un miembro del personal.
Tipos de documento
Aquí encontrarás todos los documentos del personal, organizados en carpetas según las cinco categorías:
- Contrato: acuerdos de empleo o autónomos entre el miembro del personal y su empresa.
- Licencia: licencias oficiales requeridas para funciones o tareas específicas, como el manejo de equipo o vehículos.
- Certificado: certificados de formación o cualificación que demuestren las aptitudes o el cumplimiento de las normas por parte del personal.
- Seguro: justificante de cobertura de seguro, como seguro de responsabilidad civil o seguro médico pertinente para el trabajo.
- Documento de identidad: documentos de identidad legales utilizados para verificar la identidad del miembro del personal, como el pasaporte o el documento nacional de identidad.
La vista general incluye varias columnas que puedes personalizar según tus preferencias.
Estado de firma
Cuando se añade un documento, la columna Estado de firma mostrará uno de los siguientes estados:
- Solicitada: este estado aparece cuando se genera un documento en Rentman con la firma digital activada, pero aún no se ha firmado.
- Sin solicitar: este estado se asigna a cualquier documento que cargue manualmente.
- Firmada: este estado aparece cuando el documento se ha firmado con la función de firma digital de Rentman.
Cargar un nuevo documento del personal
Puedes cargar los documentos de los miembros del personal (contratos externos, documentos de identidad, seguros, etc.) en la pestaña Documentos para tenerlos todos en un lugar organizado.
Para cargar un documento:
- Dirígete al módulo groupMiembros de personal y haz doble clic en un miembro.
- Ves a la pestaña Documentos.
- Haz clic en CARGAR DOCUMENTO
- Arrastra tu archivo hasta el botón cloud_upload Arrastrar archivo o clicar para cargar o utiliza la opción de clicar para cargar.
Consejo: un documento del personal puede subdividirse en varios archivos, que se cargan como un solo documento. Esto es útil en situaciones en las que un documento consta de más de una parte, como cuando tiene imágenes separadas para el anverso y el reverso de un documento de identidad. - Configura las opciones.
OpcionesNombre del documento: elige un nombre para el documento. Este campo es obligatorio para generar el documento.
Tipo de documento: elige el tipo de documento.
Fecha de inicio: fecha de inicio del documento.
Fecha de fin: fecha de fin del documento. - Guardar
Note: Rentman no elimina automáticamente los documentos subidos por el personal. Para cumplir con la legislación local y las directrices aplicables del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), recomendamos gestionar y eliminar estos documentos manualmente cuando sea necesario.
Acuerdo marco
Es importante tanto para los empresarios como para los autónomos documentar claramente los derechos y obligaciones de los autónomos/empleados cuando son contratados. Por ello, puedes crear acuerdos marco en Rentman. El acuerdo marco en Rentman es un tipo de contrato que cubre un periodo específico de tiempo y no está específicamente vinculado a un proyecto. Hemos creado una nueva plantilla de documento para facilitar la creación de acuerdos marco.
Nota: el modelo de documento de acuerdo marco solo está disponible actualmente en los espacios de trabajo holandeses. Sin embargo, pronto estará disponible en otros idiomas.
El modelo de acuerdo marco es genérico y tiene campos en blanco tque el empresario debe rellenar para indicar el tipo de trabajo para el que se contrata al autónomo/empleado y la remuneración acordada.
Consejo: los acuerdos marco pueden enviarse y firmarse digitalmente. Para más información sobre firmas digitales, consulta este artículo.
Puedes encontrar la plantilla del documento del personal en la biblioteca de plantillas y añadirla a tu espacio de trabajo. Una vez añadida a tu biblioteca y duplicada, puedes empezar a personalizarla añadiendo bloques, módulos y variables. Para previsualizar correctamente un documento en el editor de plantillas (en lugar de ver un área en blanco), asegúrate de que ya has generado al menos un documento en una prueba. Esto permite al editor utilizar ese contenido como ejemplo en directo durante la personalización.
Consejo: consulta este artículo para la personalización avanzada de plantillas de documentos.
Crear un acuerdo marco desde la pestaña Documentos
Para generar un nuevo acuerdo marco para un miembro del personal:
- Dirígete al módulo groupMiembros de personal y haz doble clic en un miembro.
- Ves a la pestaña Documentos.
- Haz clic enprintCrear documento
- Configura las otras opciones.
OpcionesDiseño Plantilla: elige la plantilla que quieres usar para este documento.
Nombre del documento: elige un nombre para el documento. Este campo es obligatorio para generar el documento.
Tipo de documento: elige el tipo de documento.
Fecha de inicio: fecha de inicio del documento.
Fecha de fin: fecha de fin del documento.
Personal seleccionado: los miembros para los que ha seleccionado generar este documento.
Texto Añade un texto personalizado o utiliza una plantilla personal de texto.
Avanzado Nombre de archivo: añade un nombre de archivo.
Mostrar fondo de membrete: elige si quieres mostrar el fondo del membrete.
Asunto: añade un asunto. - Generar
- (Opcional) Haz clic en saveGuardar artículo para añadir el documento en el perfil del miembro.
Crear un acuerdo marco desde el módulo Miembros de personal
- Dirígete al módulo groupMiembros de personal y selecciona uno o más miembros.
- Haz clic enprintCREAR NUEVO DOCUMENTO
- Configura las otras opciones.
OpcionesDiseño Plantilla: elige la plantilla que quieres usar para este documento.
Nombre de documento: elige un nombre para el documento. Este campo es obligatorio para generar el documento.
Tipo de documento: elige el tipo de documento.
Fecha de inicio: fecha de inicio del documento.
Fecha de fin: fecha de fin del documento.
Personal seleccionado: los miembros para los que ha seleccionado generar este documento.
Texto Añade un texto personalizado o utiliza una plantilla personal de texto.
Avanzado Nombre de archivo: añade un nombre de archivo.
Mostrar fondo de membrete: elige si quieres mostrar el fondo del membrete.
Asunto: añade un asunto. - Generar
- (Opcional) Haz clic en saveGuardar artículo para añadir el documento en el perfil del miembro.
Preguntas frecuentes
2. Haz clic en Más opcionesmore_vert
3. Selecciona descriptionCopiar a los documentos del personal.
4. Configura las opciones.
5. Guardar