Puedes agregar o editar tus contactos en el contact_phone módulo de Contactos. Hay dos tipos de contactos que puedes agregar: un individuo privado o una empresa. También puedes agregar una persona de contacto a un contacto. Estas son personas que están afiliadas con tu contacto. Por ejemplo, una persona específica que debe recibir la factura, u otras personas en la misma empresa con las que también necesitas comunicarte. Puedes agregarlos en la pestaña Personas de contacto de tu contacto.

En este artículo, explicamos cómo agregar o editar contactos y personas de contacto. Además, explicamos todas las pestañas en el contact_phone módulo de Contactos.

Si deseas agregar rápidamente todos tus contactos de una vez, importar tu lista de contactos es una mejor opción.

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Agregar un contacto

  1. Ve al contact_phone módulo de Contactos y elige + Agregar contacto.
  2. Escribe el nombre de la empresa ya sea en este campo  Screenshot 2024-02-08 at 14.48.20.png  o en este otro Screenshot 2024-02-08 at 14.49.07.png.
  3. Selecciona la empresa y haz clic en Screenshot 2024-02-08 at 14.50.14.png.
  4. Guardar.
Mira el video aquí para una presentación visual.
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O agrega esta información manualmente siguiendo los pasos a continuación:

  1. Ve al contact_phone módulo de Contactos y elige + Agregar contacto.
  2. En el campo Tipo, elige "Empresa" o "Individuo privado".
  3. Completa la información en la pestaña Datos, pestaña Personas de contacto y pestaña Pago manualmente. Todas las opciones se explican más adelante en este artículo.

Editar un contacto

  1. En el contact_phone módulo de Contactos, haz doble clic en un contacto existente para editarlo.

Agregar una persona de contacto

Las personas de contacto son otras personas que están afiliadas con tu contacto, y pueden tener su propia información de contacto única.

Por ejemplo: Una persona específica (que no es tu contacto principal) que debe recibir la factura, u otras personas en la misma empresa con las que también necesitas comunicarte.

  1. Al agregar o editar un contacto, ve a la pestaña Personas de contacto.
  2. Elige + Agregar persona de contacto.
  3. Completa la información de tu persona de contacto y Confirma tus cambios.
  4. (opcional) Haz clic en bookmark Hacer predeterminado para hacer de esta tu "Persona de contacto predeterminada" y/o "Persona de contacto administrativa". Una persona de contacto predeterminada es la persona de contacto agregada automáticamente si eliges este cliente para un proyecto o subalquiler.

Personas de contacto administrativas

Sistema de cotización y finanzas

Si se asigna una persona/administrativa de contacto, esta persona/dirección se seleccionará automáticamente como el destinatario al enviar una factura (por ejemplo, finance@examplecompany.com). Si no se asigna, se usará la persona de contacto predeterminada.

Pestaña Datos

  • Tipo - Elige "Individuo privado" o "Empresa".
  • Carpeta - Elige la carpeta donde se debe almacenar este contacto.
    Si deseas crear una nueva carpeta, lee nuestro artículo sobre crear tu estructura de carpetas.
  • Número de base de datos - El número de base de datos único de tu contacto es para tu referencia interna y contabilidad propia. El número está vinculado a tus documentos. Si dejas este campo vacío, Rentman generará automáticamente un número de base de datos.

Dirección de visita, correo y facturación

Si el contacto es una empresa grande, podría tener diferentes direcciones para su localización, oficinas y departamento de contabilidad. Puedes agregar tres direcciones diferentes a tu contacto: la dirección de visita, correo y facturación.

  • La dirección de visita es utilizada por Rentman para calcular la distancia y el tiempo de viaje desde tu localización. En esta sección, tienes el campo Distancia / Tiempo de viaje.
    Recuerda hacer clic en refresh para calcular la Distancia y el Tiempo de viaje. Si no lo haces, estos no se tomarán en cuenta al agregar un contacto en un proyecto.
  • La dirección de correo se muestra por defecto en tus cotizaciones y contratos. Puedes cambiar esto editando tus plantillas de documentos aquí.
  • La dirección de facturación se muestra por defecto en tus facturas. Puedes cambiar esto editando tus plantillas de documentos aquí.

Detalles

  • Advertencia - Este mensaje de advertencia se muestra cuando se selecciona este contacto en un proyecto.
  • Asunto de nota de proyecto automática - El asunto de la nota de proyecto automática (ver abajo).
  • Nota de proyecto automática - Esta observación se agrega automáticamente a proyectos cuando se selecciona este contacto como cliente o localización.

Pestaña Pago

Sistema de cotización y finanzas

Información de pago

  • Momento de factura - Elige el momento de factura para este contacto. Puedes crear tus propios momentos de factura en el settings módulo de Configuración > Financiero > Momentos de factura.
    Nota: Elegir un momento de factura para un contacto anulará el momento de factura del proyecto, si se selecciona este contacto como cliente.
  • Plazo de pago - Elige el plazo de pago para este contacto. Puedes crear tus propios plazos de pago en el settings módulo de Configuración > Financiero > Plazos de pago.
    Nota: Elegir un plazo de pago para un contacto anulará el plazo de pago del proyecto, si se selecciona este contacto como cliente.
  • Esquema de IVA - Elige el esquema de IVA para este contacto. Lee nuestro artículo sobre impuestos (IVA) para obtener más información.
    Nota: Elegir un esquema de IVA para un contacto anulará el esquema de IVA del proyecto, si se selecciona este contacto como cliente.
  • Porcentaje de seguro específico de contacto - Si seleccionas "Sí", puedes completar el porcentaje de seguro para este contacto.

Grupos de descuento

Elige el porcentaje de descuento para tu equipo de alquiler y venta. Puedes crear tus propios grupos de descuento en el settings módulo de Configuración.

Agrupa tus contactos

Puedes usar etiquetas para darle una etiqueta específica a un contacto. Para agrupar varios contactos, simplemente asigna la misma etiqueta a ellos. No es posible agrupar tus contactos utilizando la estructura de carpetas, porque está diseñada solo para almacenar tus contactos en la base de datos de Rentman.

Si un contacto es tanto cliente como proveedor, dale una etiqueta llamada cliente y una etiqueta llamada proveedor.

Edición masiva

Al seleccionar todos los contactos deseados en el contact_phone módulo de Contactos, puedes editar sus propiedades de una vez. Esto puede ahorrar mucho tiempo cuando desees cambiar el mismo valor o valores para un grupo de contactos.

También puedes editar tus contactos en masa exportando, actualizando e importando los contactos nuevamente.

  1. Ve al contact_phone módulo de Contactos
  2. Selecciona 234.png los contactos deseados.
  3. Haz clic en edit Editar.
  4. Selecciona los campos que deseas editar en las diversas secciones y cambia los valores.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mover una persona de contacto a un contacto diferente? (por ejemplo, alguien que trabaja para dos empresas diferentes)
No, esto no es posible. En su lugar, puedes agregar la misma persona de contacto a ambos contactos.
¿Cómo agrego un contacto (localización) con múltiples etapas, áreas o habitaciones y sus propias personas de contacto únicas?
Actualmente, no es posible crear un contacto con subcategorías para múltiples etapas, áreas o habitaciones. Simplemente puedes crear un nuevo contacto y agregar tu información y personas de contacto allí. Por ejemplo, un contacto llamado Tivoli Utrecht (Etapa A) y un contacto llamado Tivoli Utrecht (Etapa B).
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