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Quieres poder cotizar y facturar a tus clientes desde Rentman y eso es exactamente lo que haremos. Pero lo primero es lo primero, vamos a prepararlo todo.

La moneda

El primer paso es asegurarse de que estás en la misma página que tu cliente cuando se trata de los precios que le comunicas. Es necesario indicar la moneda, especialmente si se trata de clientes internacionales.

1 - Dirígete a settings Configuración > Contabilidad > Contabilidad y añade el signo de moneda que utilizarás para la mayoría o todas tus transacciones.

Los términos y condiciones

Hay dos tipos de condiciones:

• Los términos y condiciones, los principales que envíes como archivo adjunto junto con todos tus presupuestos
• Las condiciones adicionales, son texto sin formato que puedes elegir para añadir a tus documentos.

2 - Siguiendo las instrucciones en Configura tus términos y condiciones, crea una de las dos condiciones.

Los factores de varios días

Cómo hacerlo: Configuración de los factores de precio de los equipos (descuento de varios días)

A menudo alquilas tus equipos por periodos de tiempo más largos y quieres ajustar el precio en función de ese periodo para poder ofrecer a tus clientes un precio más atractivo. Así es como funcionan los factores.

3 - Dirígete a settings Configuración > Configuración > Factores y crea una lista de factores que probablemente utilizarás en un futuro proyecto.

Gestionar los libros de contabilidad

Cómo hacerlo: Gestionar los libros de contabilidad en Rentman

Los libros de contabilidad se utilizan para dividir el precio de la factura en diferentes categorías. Esto es importante cuando llega el momento de exportar tus facturas. Puedes consultar con tu contador para asegurarte de que estás creando los libros de contabilidad correctos.

4 - Dirígete a settings Configuración > Contabilidad > libros de contabilidad y comprueba los libros de contabilidad existentes por defecto en Rentman. Edítalos o añade uno nuevo si es necesario.
Sugerencia: si tienes el módulo Equipo en tu cuenta de Rentman, puedes configurar un libro mayor por defecto para cada artículo si lo deseas. La mayoría de las veces, tienes un libro de contabilidad para los artículos de alquiler y otro para los de venta.

Establece tu sistema de impuestos

Cómo hacerlo: Configura los impuestos

5 - Dirígete a settings Configuración > Contabilidad > VAT Regímenes de IVA/Clases de IVA. Comprueba los regímenes y asegúrate de que las tasas que utilizas para aplicar los impuestos a tus clientes están ahí. Si no es así, crea un nuevo régimen fiscal y aplica las tasas adecuadas.

Las clases pueden configurarse por defecto para equipos o funciones, por ejemplo. Esto hace que las cosas sean más rápidas y eficaces a la hora de calcular el precio de un evento. Veremos esto más adelante.

Asegúrate de que los clientes paguen a tiempo

Cómo hacerlo: Cómo configurar tu proceso de facturación

Todavía no hemos creado un proyecto, y ya queremos saber cuándo debemos facturar al cliente y cuándo debe pagar. Aquí es donde los momentos de factura y las fechas de caducidad son de gran utilidad.

Cuando creas un proyecto, los momentos de facturación te dirán cuándo debes crear la factura y si tiene que ser completa o parcial. Si se trata de una factura parcial, Rentman también te indicará cuándo debes crear el resto de la factura. Dependiendo de cómo los configures, se te indicará qué parte del total se facturará después de la firma, antes del primer día del proyecto o después de la conclusión del evento.

6 - Dirígete a settings Configuración > Contabilidad > Momentos de factura. Crea un momento de la factura que haga que el cliente pague el 30% antes del evento y el 70% al final del mismo.

Una vez creada la factura, hay que darles una fecha de caducidad. Eso también es algo que se puede establecer de antemano y aplicar cuando sea necesario. El plazo de pago determina el tiempo que el cliente tiene que estar después de la creación/envío de la factura.

7 - Dirígete a settings Configuración > Contabilidad > Condiciones de pago.

¡Felicidades por haber llegado tan lejos! Estás preparado para configurar tus plantillas de documentos y correos electrónicos.