En cualquier empresa relacionada con la organización de eventos, gran parte del trabajo nunca se lleva a cabo en el lugar del evento. Se dibujan los diseños de escenario, se visitan los espacios, se producen los elementos gráficos, se edita el material audiovisual y alguien dedica horas a la planificación que garantiza que el día del evento transcurra sin contratiempos. Este trabajo requiere tiempo real y supone un coste real, pero rara vez se programa en ningún sitio, y las horas empleadas casi nunca se reflejan en el presupuesto del proyecto.
Rentman Organize integra ese trabajo en Rentman. Las tareas de preproducción y posproducción se convierten en tareas con un responsable, una fecha límite y un presupuesto de tiempo. Las tareas aparecen en paneles visuales para que puedas ver en qué está trabajando el personal. Cada miembro registra sus horas en relación con esas tareas, lo que te permite comparar lo que habías planificado con el tiempo que realmente se ha empleado y calcular el presupuesto de tu próximo proyecto con mayor precisión.
En este artículo, descubrirás qué incluye Organize, qué cambios se producen en las cuentas que no incluyen este producto y cómo configurar tu espacio de trabajo para que el personal pueda empezar a utilizarlo.
Casos prácticos
A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de cómo se puede utilizar esta funcionalidad:
Qué incorpora Organize y qué cambia si no lo tienes
El aspecto y el funcionamiento de las tareas han cambiado en todas las cuentas de Rentman. Algunos de estos cambios están disponibles para todos los usuarios. El resto requiere Organize.
Todas las cuentas disponen de |
Organize incorpora |
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El nuevo diseño de tareas |
Estados personalizados de las tareas |
Tareas sin fecha de vencimiento |
Subtareas y listas de comprobación |
Menos clics para crear una tarea |
Presupuestos de horarios para las tareas |
Fewer clicks to create a task |
Tareas privadas |
Lista de tareas y resumen en el módulo Tareas |
Paneles de tareas con distintas vistas |
Paneles de tareas por áreas de trabajo |
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Añadir miembros a los paneles de tareas del proyecto |
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Seguimiento del tiempo empleado en las tareas |
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Servicios en presupuestos y facturas |
Prueba Organize gratis
Organize está disponible de forma gratuita para todos los clientes actuales durante un tiempo limitado. Puedes activarlo para utilizarlo gratis hasta el 1 de diciembre.
Haz clic en Pruébalo ahora gratis hasta el 1 de diciembre en el banner de Organize en Rentman.
Lee el mensaje emergente y haz clic en Confirmar.
A partir del 1 de noviembre, los clientes que hayan optado por utilizar la prueba gratuita de Organize podrán activarla o desactivarla.
Navega por todas las páginas relacionadas con Organize (el módulo Tareas, las pestañas Tareas y Servicios del proyecto y las páginas Estados de tareas y Grupos en el módulo Configuración).
En el banner que aparece en la parte superior de la página, selecciona Desactivar o Activar.
Confirmar.
Una vez que actives Organize, se añadirá a tu plan. Consulta: Explora nuestros planes para ver qué incluye cada uno.
Primeros pasos con Organize de Rentman
Antes de que tu personal pueda empezar a trabajar con Organize, es necesario seguir unos pasos de configuración iniciales:
Configura los permisos de los roles de usuario.
Ajusta los estados de las tareas.
Crea grupos y vincúlalos a tu personal.
Añade los campos de tarea por los que quieras filtrar y agrupar.
Añade tareas estándar a tus plantillas de proyecto.
Configura tus servicios predeterminados (si es necesario).
Permisos de rol de usuario
Los usuarios deben disponer de los permisos adecuados en función de sus roles. Hay dos cambios en Organize, por lo que conviene revisar los roles antes de invitar a personas a los paneles:
Compartir un panel de tareas de un proyecto es una acción reservada a los usuarios avanzados. Los usuarios estándar pueden trabajar en un panel, pero no pueden compartirlo.
Ahora, la creación de tareas en un proyecto depende de si alguien puede ver el panel de tareas de ese proyecto, independientemente de si tiene derechos de edición completos sobre el proyecto. Se invita a los miembros del personal al panel de tareas del proyecto. Solo se puede añadir al personal para que vean los paneles de tareas o los grupos del proyecto si tienen permiso para acceder al módulo Tareas. Sin embargo, no necesitan permiso para ver, editar o eliminar tareas de otros miembros. Más información sobre los permisos de los roles de usuario.
Ajusta los estados de tus tareas
Un estado indica a tu personal en qué fase se encuentra una tarea. En lugar de que una tarea esté simplemente terminada o pendiente, esta sigue los pasos que tu empresa utiliza realmente.
Siempre hay dos estados: Por hacer y Completado. Puedes añadir tus propios estados, cambiar el nombre de los dos predeterminados y modificar sus colores. Los estados se aplican a todo el espacio de trabajo, y configurarlos es una acción de administrador. Más información sobre configurar los estados de las tareas.
Añadir un estado
Dirígete al módulo Configuración > Ajustes > Estados de tareas.
Haz clic en + Añadir estado de tarea.
Elige un nombre y un color.
Confirmar.
Guardar.
Reordenar un estado
El orden que configures aquí es el mismo en el que aparecerán las columnas en el panel de tareas, por lo que conviene organizar los estados de manera que se ajusten al flujo real de trabajo.
Dirígete al módulo Configuración > Ajustes > Estados de tareas.
Simply drag and drop a status in the preferred order.
Guardar.
Eliminar un estado
También puedes eliminar un estado. Si las tareas siguen teniendo ese estado, puedes seleccionar otro para moverlas.
Dirígete al módulo Configuración > Ajustes > Estados de tareas.
Selecciona la tarea que deseas eliminar.
Haz clic en más opciones y selecciona Eliminar.
Elige el estado alternativo desde el menú desplegable.
Haz clic en Eliminar estado de tarea y mueve tareas.
Cómo aparecen los estados en tu calendario
Si sincronizas tus tareas con un calendario externo, dicho calendario solo reconoce dos estados. Cualquier estado que no sea Completado se sincroniza como no completado. Solo se sincronizan las tareas que te hayan asignado o que estén asignadas a todo el personal. Consulta: Sincronización de calendario.
Crea grupos y vincula a tu personal
Los grupos reúnen al personal que trabaja en común; por ejemplo, Diseño, Taller, Oficina o Almacén. Todos los integrantes ven automáticamente las tareas y paneles que les pertenecen, lo que convierte a los grupos en una forma más rápida de dar acceso al trabajo adecuado a un conjunto de compañeros.
Más información sobre los grupos.
Añade tareas estándar a tus plantillas de proyecto
Si en todos los proyectos se repite el mismo trabajo, incluye esas tareas en una plantilla de proyecto. Las tareas de una plantilla pueden tener un estado, un presupuesto de tiempo, subtareas y una fecha límite que se adapta al calendario del proyecto, de modo que se puede configurar una tarea para que se cumpla en un número fijo de días antes del montaje en todos los proyectos que crees a partir de esa plantilla.
Más información sobre las plantillas de proyectos.
Abre tu primer panel de tareas del proyecto
Cada proyecto cuenta con un panel de tareas, disponible en la pestaña Tareas. Abre un proyecto, añade algunas tareas y alterna la vista de panel y la de lista para ver cuál se adapta mejor a tu grupo.
También puedes acceder a los paneles desde el módulo Tareas. Más información sobre los paneles de tareas.
Configura tus servicios predeterminados
Si quieres calcular presupuestos y facturar este trabajo, configura los servicios que más vendes. Un servicio predeterminado puede crear sus propias tareas cada vez que lo añadas a un proyecto. Más información sobre los servicios.