Invitar a alguien de fuera de tu empresa es diferente a añadir a un colega. Aún no tienen una cuenta de Rentman, así que invitarlos crea una, y eso tiene consecuencias que vale la pena entender antes de enviar la invitación.
En este artículo, aprenderás qué pasa cuando invitas a un usuario externo, cómo hacerlo, qué pueden y no pueden ver, y cómo quitarles el acceso después.
Qué pasa cuando invitas a un usuario externo
Cuando añades a alguien por dirección de correo electrónico a un tablero de tareas de proyecto, pasan tres cosas:
- Lo invitas a tu espacio de trabajo de Rentman. Reciben una invitación y, una vez que la aceptan, se convierten en un miembro del equipo en tu espacio de trabajo.
- Ven el tablero de tareas del proyecto en su módulo de Tareas. El tablero aparece en su lista de tableros, junto con cualquier otro tablero al que tengan acceso.
- Ven todas las tareas vinculadas a ese proyecto. No una selección de tareas, ni solo las que les han asignado. Todo el tablero.
No pueden abrir el proyecto en sí. Esta es la parte que la mayoría espera que funcione diferente. El acceso a un tablero de tareas de proyecto no es acceso al proyecto. Un usuario externo añadido a un tablero ve el tablero en su módulo de Tareas, y nada más sobre el proyecto: ni el equipo, ni la planificación del equipo, ni las finanzas.
Invitar a un usuario externo a un tablero de tareas de proyecto
- Abre un tablero de tareas de un proyecto, ya sea desde la pestaña Tareas de un proyecto o desde el módulo de Tareas.
- Haz clic en Compartir.
- Introduce la dirección de correo electrónico de la persona que quieres invitar.
- Haz clic en + Añadir [dirección de correo].
- Rellena su nombre y selecciona su rol de usuario.
- Haz clic en + Invitar miembros del equipo.
- Guarda.
La persona recibe una invitación por correo electrónico. Obtienen acceso al tablero una vez que la aceptan, así que no se comparte nada hasta que lo hagan.
Qué pueden y no pueden ver
| Pueden ver | No pueden ver |
|---|---|
| El tablero de tareas del proyecto, en su módulo de Tareas | El proyecto en sí, incluyendo el equipo, la planificación del equipo y las finanzas |
| Cada tarea vinculada a ese proyecto | Otros proyectos y sus tableros |
| Detalles de la tarea, fechas límite, asignados y archivos adjuntos | Tableros a los que no han sido añadidos |
| Tareas privadas, que nunca se muestran a nadie más que a su creador | |
| Cualquier otra cosa en tu espacio de trabajo, dependiendo de su rol de usuario |
Para las tareas que forman parte de un tablero de tareas al que están invitados, los usuarios pueden cambiar el estado de la tarea, crear nuevas tareas y editar tareas creadas por otros usuarios.
Para las tareas que no forman parte de un tablero de tareas al que están invitados, los usuarios aún pueden cambiar el estado de la tarea, crear nuevas tareas y editar tareas creadas por otros usuarios, pero solo si su rol de usuario les da permiso para hacerlo.
Antes de invitar: revisa lo que estás compartiendo
Un tablero de tareas lleva más que nombres de tareas. Todo en el tablero se vuelve visible para la persona que invitas, así que vale la pena echar un vistazo antes de compartir:
- Detalles de la tarea. Las notas escritas para colegas no siempre están hechas para que un cliente las lea.
- Archivos adjuntos. Los dibujos, informes y cotizaciones adjuntos a una tarea son visibles en el tablero.
- Tiempos planificados. Si has establecido un tiempo planificado en una tarea, la persona que invites puede ver cuántas horas permitiste para el trabajo.
- Asignados y fechas límite. Ven quién es responsable de qué y qué está retrasado.
Quitar el acceso a un usuario
Puedes eliminar a alguien de un tablero de tareas. Eliminar a alguien del tablero le quita el acceso a este.
- Abre el tablero de tareas de un proyecto, ya sea desde la pestaña Tareas de un proyecto o desde el módulo de Tareas.
- Haz clic en Compartir.
- Encuentra al usuario que quieres eliminar y haz clic en Eliminar.
- Guarda.