Buenas prácticas: cómo aprovechar los horarios del equipo

Con la actualización de los Horarios de equipo, incluido en un proyecto, puede tener sus propios periodos de planificación y de uso. En este artículo, utilizamos la gira europea de un grupo de música para mostrar cómo asignar tiempos específicos a cada artículo, enviar la información de la gira al almacén e imprimir un albarán de embalaje cada vez que el equipo sale o se devuelve.

Antes de empezar

• Cada artículo sigue el periodo de planificación y el de uso predeterminados del proyecto hasta que le asignes uno diferente. Solo tienes que cambiar aquellas partidas que se desvíen. Para más información, lee nuestro artículo acerca de la actualización de los Horarios de equipo.

• Cada elemento de tiempo está vinculado a una entrada del calendario del proyecto. Puedes crear una nueva entrada directamente desde la propia línea del equipo. Consulta nuestro artículo sobre el calendario de tu proyecto para más información.

• Para imprimir un albarán por cada lista de embalaje, necesitas una plantilla de documento del tipo Albarán. Añade la plantilla predeterminada desde la biblioteca de plantillas en el módulo settingsConfiguración > Comunicación > Plantillas de documentos.

Asigna un horario específico a cada artículo

Las cabezas móviles solo son necesarias para la actuación en el festival de París. AV Nerds crea un nuevo horario para la actuación a partir de la lista de equipo y vincula las cabezas móviles a él.

1. Dirígete a la pestaña Equipo del proyecto.

2. Haz doble clic en la celda Periodo de planificación del artículo.

3. Haz clic en Añadir nuevo horario.

4. Introduce un nombre, como «Actuación festival de París».

5. Introduce la fecha y hora de inicio en Desde.

6. Introduce la fecha y hora de fin en Hasta.

7. Haz clic en Añadir horario.

8. Haz doble clic en la celda Periodo de usos del artículo.

9. Selecciona el horario que has creado.

10. Haz clic en Confirmar para volver a calcular el factor.

11. Haz clic en Guardar.

El nuevo horario se añade en la pestaña Cronograma del proyecto, por lo que también puedes seleccionarlo para otros artículos. La línea de tiempo situada debajo de la lista de equipo muestra que las cabezas móviles ahora solo están reservadas del 8 al 9 de noviembre y están disponibles para otros proyectos durante el resto de la gira.

Cuando modificas el periodo de uso de un artículo, Rentman te pregunta si quieres recalcular el factor. Haz clic en Confirmar para calcular el precio del artículo en función de su propio periodo de uso, o en Cancelar para mantener el factor actual.

Configura un horario en varios artículos a la vez

El equipo de sonido para ensayos consta de varios componentes que tienen todos la misma duración. AV Nerds los selecciona todos a la vez y los vincula a los ensayos en una sola operación.

1. Dirígete a la pestaña Equipo del proyecto.

2. Selecciona los artículos que quieres cambiar.

3. Haz clic en Editar en la barra azul.

4. Haz clic en el campo Periodo de planificación y selecciona una entrada, como «Ensayos en Ámsterdam».

5. Haz clic en el campo Periodo de uso y selecciona un horario.

6. Haz clic en Guardar.

7. Haz clic en Confirmar para volver a calcular el factor.

8. Haz clic en Guardar.

En la ventana Editar equipo, Rentman solo cambia los campos que seleccionas. Cuando eliges un horario, la casilla de verificación delante del campo se selecciona automáticamente. El resto de campos de los artículos quedan igual.

Traspasa la gira al almacén

Dado que ahora los artículos se recogen y se devuelven en momentos distintos, el almacén trabaja con listas de embalaje. Rentman crea una lista de embalaje para cada momento concreto de recogida o devolución en un subproyecto. En el caso de The Velvet Owls, esto supone seis listas de embalaje:

El almacén solo recibe estas listas de embalaje una vez que el proyecto se marca como Listo para embalar. AV Nerds lo hace cuando la planificación del equipo para la gira es definitiva.

1. Dirígete a la pestaña Equipo del proyecto.

2. Haz clic en la flecha junto a Reservar equipo.

3. Selecciona el proyecto en Listo para embalar (en función de los permisos).

4. Haz clic en Guardar.

5. Dirígete al módulo warehouseAlmacén.

6. Selecciona la fecha de la lista de embalaje que quieres ver.

Cada lista de embalaje tiene su propia ficha en el módulo Almacén, con la etiqueta Listo para embalar. El 2 de noviembre, el almacén muestra dos fichas correspondientes a la gira. El 8 de noviembre, solo muestra la ficha correspondiente a las cabezas móviles.

Imprime un albarán por lista de embalaje

El personal que se desplaza en coche a París necesita un albarán en el que solo figuren las cabezas móviles. AV Nerds imprime un albarán para el espectáculo del festival, con la lista de embalaje de salida y la de vuelta.

1. Dirígete al módulo warehouseAlmacén.

2. Haz clic en imprimir en la ficha de la lista de embalaje.

3. Haz clic en Generar albarán.

4. (Opcional) Selecciona más albaranes en Lista de embalaje seleccionadas.

5. Haz clic en Generar.

Cambia la fecha de una gira

El festival retrasa el concierto del grupo dos horas. Como las cabezas móviles están sincronizadas con la hora del concierto del festival de París, AV Nerds solo tiene que ajustar esa hora. Los artículos y sus listas de embalaje se actualizan automáticamente.

1. Dirígete a la pestaña Cronograma del proyecto.

2. Selecciona el periodo que quieres mover.

3. Haz clic en Cambiar en la barra azul.

4. Introduce la cantidad en Cantidad.

5. Selecciona una unidad en Unidad de medida, como horas.

6. Haz clic en Actualizar.

7. Haz clic en Guardar.

La ventana Cambio de horarios muestra los antiguos y los nuevos antes de actualizarlos. La duración del periodo sigue siendo la misma. Para trasladar un horario a una fecha concreta, selecciona Cambiar a un nuevo momento de inicio e introduce una nueva hora de inicio.

Preguntas frecuentes