Il est essentiel de bien comprendre la différence entre les heures planifiées et les heures enregistrées pour gérer efficacement votre entreprise. Pour les équipes de finances ou de RH, cela aide à s'assurer que les membres du personnel soient payés correctement en fonction des heures qu'ils ont effectuées, ce qui évite ainsi les trop-perçus ou les sous-perçus. Pour les chef·fe·s de projet, cela offre un aperçu clair, permet de savoir si un projet reste dans le budget et aide à identifier les raisons de toute incohérence.

Dans cet article, vous apprendrez comment comparer les heures réelles par rapport aux heures planifiées pour comprendre l'impact sur les coûts, prendre des décisions avisées et garder le contrôle sur vos finances et sur la rentabilité de vos projets.

Scénarios réels

Comment rapprocher les heures dans Rentman

Dans Rentman, vous pouvez accéder à des informations détaillées sur les heures planifiées et les heures enregistrées, ainsi que sur les coûts prévus et les coûts réels, ainsi que les différences qui peuvent exister entre les deux. Ces détails sont affichés dans des colonnes spécifiques au sein de la plateforme :

• Heures planifiées - la période sur laquelle un membre du personnel est prévu pour une fonction.
• Heures enregistrées - le temps de travail qu'un membre du personnel a enregistré pour la fonction.
• Différence de temps - la différence entre les heures planifiées et les heures enregistrées.
• Coûts prévus - les coûts estimés sur la base du tarif du membre du personnel pour le travail prévu.
• Coûts réels - les coûts réels engagés pour le membre du personnel qui a travaillé, calculés en utilisant son tarif.
• Coûts de différence - la variance entre les coûts prévus et les coûts réels.
• Statut d'enregistrement - le statut de l'enregistrement du temps :
  • Prévu - activités programmées pour l'avenir.
  • Dépasse le temps - activités où le temps enregistré est plus long que le temps prévu.
  • Aligné - activités où le temps enregistré correspond exactement au temps prévu.
  • Sous le temps - activités où le temps enregistré est plus court que le temps prévu.
  • Aucun enregistrement - activités dans le passé qui n'ont pas d'enregistrements de temps

Vous pouvez accéder à ces colonnes en les ajoutant à votre aperçu ou en sélectionnant l'ensemble de colonnes par défaut Enregistrement du temps dans les sections suivantes de Rentman :

Projets (onglets Équipe et transport et Planification du personnel)

1. Ouvrez un projet.
2. Accédez à l'onglet Équipe et transport ou à l'onglet Planification du personnel.
3. Cliquez sur settings Ajuster l'affichage et ajustez l'ensemble de colonnes.

Module Enregistrement horaires

1. Accédez au watch_later Module d'enregistrement du temps.
2. Sélectionnez un enregistrement horaire et ouvrez le panneau de détails.
3. Faites défiler vers le bas pour voir Activités, où vous pouvez voir le temps planifié par rapport au temps enregistré et les coûts prévus par rapport aux coûts réels.

Sous-module Activités

1. Accédez au sous-module Activités.
2. Sélectionnez un membre du personnel.
3. Les colonnes de rapprochement du temps font partie des ensembles de colonnes par défaut, mais vous pouvez également cliquer sur settings Ajuster l'affichage pour créer vos propres ensembles de colonnes.

Comment exporter les documents de paie

Rentman offre par ailleurs la possibilité d'exporter les documents de paie, ce qui simplifie le traitement des salaires grâce au regroupement des données du module watch_later Enregistrement horaire et du sous-module Activités en un seul document à exporter. Cela vous permet de transférer rapidement les données communément utilisées pour la gestion de paie vers vos systèmes dédiés, ce qui garantit ainsi un paiement précis et efficace des heures de travail de vos membres du personnel. Cela vous épargne la saisie manuelle des données, vous fait gagner un temps précieux et réduit le risque d'erreurs dans les calculs de paie.

Voici comment exporter vos documents de paie :

1. Rendez-vous dans le modulewatch_later Enregistrement horaire.
2. Sélectionnez les enregistrements horaires que vous souhaitez exporter.
3. Au niveau de la barre bleue, cliquez sur le bouton Plus d'options more_vert et sélectionnez "Exporter le document de paie"

4. Choisissez les colonnes que vous souhaitez inclure sur votre document à exporter.

   Options de sélection de colonnes

   Toutes les colonnes visibles dans la vue d'ensemble - Toutes les colonnes actuellement visibles dans la vue d'ensemble seront incluses dans le fichier d'exportation.
   
   Ajouter toutes les colonnes Enregistrement horaire - Toutes les colonnes disponibles dans le module watch_later Enregistrement horaire seront incluses sur le document à exporter.
   
   Sélectionner manuellement les colonnes.... - Sélectionnez manuellement les colonnes que vous souhaitez inclure sur le document.

    

   Sous Colonnes sélectionnées, vous pouvez voir toutes les colonnes dans la sélection actuelle.

    

5. Sélectionnez également si vous souhaitez exporter les activités associées à ces heures.

   Options d'activités

   Non - Aucune activité ne sera incluse sur le document à exporter.
   
   Oui, ajouter toutes les colonnes d'activités - Toutes les colonnes associées aux activités seront incluses sur le document à exporter.
   
   Oui, sélectionner les colonnes manuellement... - Sélectionnez manuellement les colonnes que vous souhaitez inclure sur le document à exporter.

   Remarque : si vous sélectionnez Non, vous ne pourrez pas exporter les heures sans activités, c'est-à-dire les heures enregistrées qui ne sont pas liées à une activité. Par exemple, si vous avez un enregistrement horaire qui commence le 28-01-2025 à 9h00 et finit le 28-01-2025 à 18h00, mais que vous n'ajoutez qu'une activité d'une durée de 4 heures, vous aurez 5 heures sans activité.

6. Cliquez sur  Exporter  pour télécharger votre ficher .xlsx.