Il est essentiel de bien comprendre la différence entre les heures planifiées et les heures enregistrées pour assurer une gestion efficace de votre entreprise. Cela permet aux services de finances et de ressources humaines de s’assurer que les membres du personnel soient rémunérés correctement en fonction des heures effectuées. Cela évite également les trop-perçus ou le paiement incomplet des heures de travail. Ainsi, les responsables de compte peuvent par ailleurs évaluer si un projet a respecté les limites budgétaires et identifier les raisons d'un éventuel écart.

Dans cet article, vous apprendrez à comparer les heures réelles aux heures planifiées. Vous pourrez mieux comprendre leur impact sur les coûts, prendre des décisions précises et garder le contrôle sur vos finances et la rentabilité de vos projets.

Cas pratiques

Voici quelques exemples d’utilisation de cette fonctionnalité :

Comment rapprocher les heures dans Rentman

Dans Rentman, vous pouvez accéder à des informations détaillées sur les heures programmées et enregistrées, ainsi que sur les coûts prévus et réels, et leurs écarts. Ces détails sont affichés dans des colonnes spécifiques au sein de la plateforme :

• Heures prévues – la période pendant laquelle un membre du personnel est prévu pour travailler sur un événement.
• Heures enregistrées – la durée qu’un membre du personnel a enregistrée comme temps de travail pour la tâche.
• Différence de temps – la différence entre les heures prévues et les heures enregistrées.
• Coûts prévus – les coûts estimés sur la base du tarif du membre du personnel pour le travail prévu.
• Coûts réels – les coûts réels engagés pour le membre du personnel ayant travaillé, calculés à partir de son tarif.
• Différence de coûts – l'écart entre les coûts prévisionnels et les coûts réels.
• Statut d’enregistrement – le statut de l’enregistrement horaire :
  • Prévu – activités programmées pour l’avenir.
  • Temps excédentaire – activités pour lesquelles le temps enregistré est supérieur au temps prévu.
  • Aligné – activités pour lesquelles le temps enregistré correspond exactement au temps prévu.
  • En dessous du temps – activités pour lesquelles le temps enregistré est inférieur au temps prévu .
  • Pas d’enregistrement – activités passées pour lesquelles aucun temps n’a été enregistré

Vous pouvez accéder à ces colonnes en les ajoutant à votre aperçu ou en sélectionnant le jeu de colonnes d'Enregistrement horaire par défaut dans les sections suivantes de Rentman :

Projets (onglets Équipe et transport et Planification du personnel)

1. Ouvrez un projet.
2. Accédez à l’onglet Personnel et transport ou à l’onglet Planification du personnel.
3. Cliquez sur settings Ajuster l'affichage et ajustez l'ensemble de colonnes.

Module Enregistrement horaire

1. Accédez à la section watch_later module Enregistrement horaire.
2. Sélectionnez un enregistrement de temps et ouvrez le volet de détails.
3. Faites défiler vers le bas pour afficher les Activités. Vous pourrez y comparer les heures planifiées et les heures enregistrées, ainsi que les coûts planifiés et les coûts enregistrés.

Sous-module Activités prévues

1. Accédez au sous-module Activités prévues.
2. Sélectionnez un membre du personnel.
3. Les colonnes de rapprochement des temps font partie des ensembles de colonnes par défaut. Cependant, vous pouvez également cliquer sur settings Ajuster l'affichage pour créer vos propres ensembles de colonnes.

La colonne de vérification des validations

La colonne de vérification des validations et ses icônes vous aident à identifier les enregistrements de temps qui nécessitent votre attention, par exemple lorsqu’il y a un écart entre les heures enregistrées et les heures prévues. Les couleurs des icônes indiquent le type d’action qui peut être nécessaire.

Comment exporter un document de paie

Rentman vous permet également d’exporter des documents de paie, ce qui simplifie le traitement de la paie en regroupant les données issues du watch_later module Enregistrement horaire et du sous-module Activités planifiées dans un seul fichier exportable. Cela vous permet de transférer rapidement les données de paie couramment utilisées vers vos systèmes de gestion de la paie. Cela garantit ainsi un paiement précis et efficace des heures travaillées par les membres du personnel. Cela élimine la saisie manuelle des données, fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs dans les calculs de paie.

Voici comment exporter des documents de paie :

1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire.
2. Sélectionnez les enregistrements horaires que vous souhaitez exporter.
3. Dans la barre bleue, sélectionnez Plus d’options more_vert bouton et choisissez "Exporter le document de paie"

4. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez inclure dans votre fichier d'exportation.

   Options de sélection des colonnes

   Toutes les colonnes visibles dans l'aperçu - Toutes les colonnes actuellement visibles dans l'aperçu seront incluses dans le fichier d'exportation.
   
   Ajouter toutes les colonnes d’enregistrement horaire - Toutes les colonnes disponibles dans watch_later Module d’enregistrement horaire seront incluses dans le fichier d’exportation.
   
   Sélection manuelle des colonnes.... - Sélectionnez manuellement les colonnes que vous souhaitez inclure dans l’exportation.

    

   Sous Colonnes sélectionnées, vous pouvez voir toutes les colonnes actuellement sélectionnées.

    

   Sélectionnez cette option si vous souhaitez également exporter les activités liées à ces heures.

   Options d'activités

   Non - Aucune activité ne sera incluse dans l'exportation.
   
   Oui, ajouter toutes les colonnes d'activité - Toutes les colonnes liées aux activités seront incluses dans l'exportation.
   
   Oui, sélectionner les colonnes manuellement... - Sélectionnez manuellement les colonnes que vous souhaitez inclure dans l’exportation.

   Remarque : si vous sélectionnez Non, vous ne pourrez pas exporter les heures sans activités - c'est-à-dire les heures enregistrées qui ne sont pas associées à une activité. Par exemple, si vous avez un enregistrement de temps dont l’heure de début est le 28-01-2025 à 09h00 et l’heure de fin le 28-01-2025 à 18h00, et que vous n’ajoutez qu’une seule activité d’une durée de 4 heures, vous vous retrouvez avec 5 heures sans activités.

   Cliquez sur Exporter pour télécharger votre .fichier xlsx.