La personnalisation du modèle d'invitation dans Rentman permet aux utilisateurs de créer des messages sur mesure qui améliorent la communication et simplifient les flux de travail. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent personnaliser les invitations en ajoutant des en-têtes, des éléments de branding et des données sélectionnées, tout en formatant les messages de manière plus précise et visuellement plus attrayante.

En rédigeant des messages personnalisés, les utilisateurs peuvent renforcer les liens avec leurs équipes, améliorer les taux de réponse et garantir la clarté de leurs échanges. Cette fonctionnalité permet aux planificateurs de créer des invitations professionnelles et personnalisées qui reflètent leurs besoins uniques, tout en gardant la flexibilité d'ajouter des messages personnels pour chaque invitation.

Pourquoi la personnalisation des invitations est-elle si importante ?

La personnalisation du modèle d'invitation dans Rentman permet aux utilisateurs de créer des messages personnalisés et professionnels avec des détails tels que les formules de politesse, les informations sur la fonction et les éléments de branding, notamment une signature personnalisable. Cela aide les membres de l'équipe à se sentir informés et valorisés.

Cette fonctionnalité vise à améliorer les taux de réponse en présentant des détails essentiels (comme le nom du client et son emplacement) dans un format clair et concis, qui encourage la rapidité de réponse des freelances.

En regroupant tous les échanges au sein de Rentman, les utilisateurs gagnent du temps, évitent les doublons et maintiennent des flux de travail centralisés pour la planification et l'organisation.

Cas pratiques

Voici quelques exemples d'utilisation de cette fonctionnalité :

Commencer la personnalisation du modèle d'invitation

La personnalisation des modèles d'invitation se fait en deux étapes distinctes. Tout d'abord, dans le settings module Configuration, vous devez créer des modèles sur lesquels vous pouvez ajouter un logo, configurer vos formules de politesse, ainsi que des messages personnalisés pour chaque type d'invitation ; planification finale, planification provisoire, disponibilité et réservations. Parmi les informations suivantes, vous pouvez également déterminer celles qui doivent être affichées sur les invitations :

• Date d'échéance : la date limite pour que les membres de l'équipe répondent à l'invitation.
• Emplacement : lieu du projet. Certaines entreprises préfèrent ne pas divulguer cette information avant l'acceptation de l'invitation.
• Nom du client : le nom du client du projet. Vous pouvez choisir de ne pas inclure cette information pour les invitations initiales.
• Groupes de fonctions : le groupe auquel la fonction appartient dans le projet. Parfois, cette information n'est pas nécessaire pour le membre de l'équipe, donc certains utilisateurs préfèrent ne pas la partager pour que les invitations restent brèves et simples.
• Chef de projet : le chef ou la cheffe de projet. Vous l'indiquez dans l'onglet Planification de l'équipe de votre projet.
• Gestionnaire de compte : le gestionnaire de compte du projet qui est en charge d'un projet dans Rentman.

Voici comment vous pouvez configurer des modèles d'invitation :

1. Rendez-vous dans le settings module Configuration > Communication > Invitations
2. Configurez les options.
   
   Options

   E-mail

   Adresse e-mail de l'expéditeur - L'adresse e-mail à partir de laquelle vous souhaitez que les membres du personnel reçoivent les e-mails d'invitation.

   Utiliser Cci - Choisissez si vous souhaitez utiliser la fonction Cci pour que votre manager ou vos collègues puissent recevoir automatiquement une copie de l'e-mail. Si vous choisissez Oui, indiquez les adresses e-mail en Cci.

   Signature e-mail séparée

   Choisissez si vous souhaitez utiliser une signature e-mail séparée. Vous pouvez également utiliser des variables dans votre signature e-mail.

   Logo

   Vous pouvez ajouter un fichier avec le logo de votre entreprise à inclure sur les invitations envoyées par e-mail depuis votre espace de travail Rentman.

   Contenu e-mail personnalisé

   Objet de l'e-mail - Ajoutez un objet d'e-mail personnalisé pour les invitations envoyées à vos membres du personnel.

   Salutations et formules de politesse - Ajoutez des formules d'ouverture ou de politesse personnalisées. Vous pouvez également utiliser des variables ici.

   Messages personnalisés par type d'invitation

   Ajoutez un message différent pour chaque type d'invitation (planification finale, planification provisoire, demande de disponibilité et réservation). Rentman fournit des textes d'invitation par défaut qui incluent des instructions claires et fixent des attentes, telles que : "Après confirmation, vous serez planifié·e pour la fonction et nous compterons sur votre présence."

   En tant que planificateur du personnel, vous pouvez utiliser ces textes par défaut pour mieux comprendre le fonctionnement des invitations. Si vous choisissez de les personnaliser, assurez-vous que vos modifications soient en accord avec le processus d'invitation réel.

   Pour réinitialiser un type d'invitation spécifique, utilisez le bouton Réinitialiser par défaut à côté de cette section. Pour réinitialiser tous les textes d'invitation en une seule fois, utilisez le bouton Réinitialiser par défaut en haut de la section Messages personnalisés par type d'invitation. Faites bien attention, cette option écrasera tous les textes personnalisés.

   

   Afficher les informations

   Sélectionnez les informations que vous souhaitez afficher par défaut dans les e-mails d'invitation. Vous pouvez également les modifier lorsque vous envoyez les invitations si, par exemple, vous ne souhaitez pas partager le nom du client avec les freelances.
   

3. (Facultatif) Cliquez sur Voir l'aperçu pour voir les changements.
4. Enregistrez

Après avoir configuré ces modèles, vous pouvez poursuivre la personnalisation des invitations dans le account_circle Planificateur du personnel.

Pour apprendre comment vous pouvez personnaliser les invitations pendant que vous les envoyez, consultez cet article.