Dans toute activité qui implique la gestion de personnel, la paperasse est un paramètre inévitable. Les entreprises doivent impérativement mettre en place une documentation adaptée pour respecter les réglementations en vigueur et vérifier les qualifications du personnel. Cela inclut les certificats de compétence, les permis de conduire et d'autres formes d'identification, toutes indispensables pour vous assurer d'attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes.
La fonctionnalité Rentman Documents du personnel permet aux utilisateurs et utilisatrices de télécharger, d'organiser et de gérer tous les documents importants en matière de personnel, le tout au même endroit : depuis l'onglet Documents. Les documents sont regroupés en catégories claires, ce qui permet de trouver et de gérer facilement et efficacement les données relatives au personnel.
Cette fonctionnalité offre également une nouvelle solution pour générer des accords, avec l'option de signature numérique, qui aide les utilisateurs et utilisatrices à se conformer aux obligations légales.
Dans cet article, nous allons découvrir comment télécharger les documents relatifs à votre personnel, comment gérer leurs contrats, voir leur date de début et de fin et où / comment générer un nouveau contrat.
Cas pratiques
Voici quelques d'utilisation de cette fonctionnalité :
Prise en main des documents du personnel
Pour vous lancer dans l'utilisation des documents du personnel, vous devez commencer par configurer les autorisations des rôles utilisateurs.
Autorisations des rôles utilisateurs
Les membres de l'équipe chargés de la gestion des documents du personnel doivent disposer des autorisations et des accès adapté·e·s. Pour commencer, vous devez leur autoriser l'accès aux documents du personnel dans le settingsmodule Configuration. Pour plus d'informations sur les autorisations relatives aux documents du personnel, veuillez consulter cet article.
L'onglet Documents
Une fois que vous disposerez des autorisations adaptées, vous trouverez l'onglet Documents lors de l'ouverture du profil d'un membre du personnel.
Types de documents
Ici, vous trouverez tous les documents du personnel, organisés sous forme de dossier, dans cinq catégories :
- Contrat - Les accords d'embauche ou de mission freelance entre le membre du personnel et l'entreprise.
- Permis - Les permis officiels requis pour des rôles ou des tâches spécifiques, comme l'utilisation de certains équipements ou véhicules.
- Certificat - Les certificats de formation ou de qualification prouvant les compétences ou la conformité du membre du personnel.
- Assurance - La preuve de la couverture, comme la responsabilité civile ou l'assurance maladie, qui peut être nécessaire pour le travail.
- Document d'identité - Les documents officiels utilisés pour vérifier l'identité d'un membre du personnel, comme le passeport ou la carte nationale d'identité.
L'aperçu consiste en différentes colonnes que vous pouvez personnaliser selon vos préférences.
Statut de signature
Lorsqu'un nouveau document est ajouté, la colonne Statut de signature apparaît avec l'un des statuts suivants :
- Requise - Ce statut apparaît lorsqu'un document est généré dans Rentman, que la signature électronique est activée, mais que le document n'a pas encore été signé.
- Non requise - Ce statut est attribué à tout document que vous téléchargez manuellement.
- Signé - Ce statut apparaît lorsque le document a été signé à l'aide de la fonction de signature électronique de Rentman.
Télécharger un nouveau document du personnel
Depuis l'onglet Documents du personnel
Vous pouvez télécharger les documents de vos membres du personnel (contrats externes, pièces d'identité, assurances, etc.) depuis l'onglet Documents afin de les regrouper au même endroit.
- Accédez au groupmodule Membres du personnel et double-cliquez sur un membre du personnel.
- Rendez-vous dans l'onglet Documents.
- Dans le menu supérieur, cliquez sur TÉLÉCHARGER DOCUMENT
- Téléchargez votre document en utilisant le champ cloud_upload Déposer un fichier ou cliquer pour télécharger.
Astuce : un document du personnel peut être subdivisé en plusieurs fichiers, qui sont téléchargés comme un seul document. Cela s'avère utile lorsque le document comporte plusieurs parties, par exemple lorsque vous disposez d'images distinctes pour le recto et le verso d'une carte d'identité. - Configurez les options.
Options
Nom de document : Choisissez un nom pour le document. Ce champ est obligatoire pour générer le document.
Type de document : choisissez le document type.
Date de début : date de début du document.
Date de fin : date de fin du document. - Sauvegardez
Depuis le module Membres du personnel
- Accédez au groupmodule Membres du personnel.
- Sélectionnez un membre du personnel.
- Dans le menu supérieur, cliquez sur TÉLÉCHARGER DOCUMENT
- Téléchargez votre document en utilisant le champ cloud_upload Déposer un fichier ou cliquer pour télécharger.
Astuce : un document du personnel peut être subdivisé en plusieurs fichiers, qui sont téléchargés comme un seul document. Cela s'avère utile lorsque le document comporte plusieurs parties, par exemple lorsque vous disposez d'images distinctes pour le recto et le verso d'une carte d'identité. -
Configurez les options.
OptionsNom de document : Choisissez un nom pour le document. Ce champ est obligatoire pour générer le document.
Type de document : choisissez le document type.
Date de début : date de début du document.
Date de fin : date de fin du document. - Sauvegardez
Remarque : Rentman ne supprime pas automatiquement les documents téléchargés par les membres du personnel. Afin de respecter la législation locale et les directives applicables du RGPD (Règlement général sur la protection des données), nous vous recommandons de gérer et de supprimer ces documents manuellement lorsque cela est nécessaire.
Questions fréquentes
2. Cliquez sur le bouton Plus d'optionsmore_vert
3. Sélectionnez descriptionCopier vers les documents du membre du personnel.
4. Configurez les options.
5. Sauvegardez