Documents du personnel

Dans toute activité qui implique la gestion de personnel, la paperasse est un paramètre inévitable. Les entreprises doivent impérativement mettre en place une documentation adaptée pour respecter les réglementations en vigueur et vérifier les qualifications du personnel. Cela inclut les certificats de compétence, les permis de conduire et d'autres formes d'identification, toutes indispensables pour vous assurer d'attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes.

La fonctionnalité Rentman Documents du personnel permet aux utilisateurs et utilisatrices de télécharger, d'organiser et de gérer tous les documents importants en matière de personnel, le tout au même endroit : depuis l'onglet Documents. Les documents sont regroupés en catégories claires, ce qui permet de trouver et de gérer facilement et efficacement les données relatives au personnel.

Cette fonctionnalité offre également une nouvelle solution pour générer des accords, avec l'option de signature numérique, qui aide les utilisateurs et utilisatrices à se conformer aux obligations légales.

Dans cet article, nous allons découvrir comment télécharger les documents relatifs à votre personnel, comment gérer leurs contrats, voir leur date de début et de fin et où / comment générer un nouveau contrat.

Cas pratiques

Voici quelques d'utilisation de cette fonctionnalité :

Prise en main des documents du personnel

Pour vous lancer dans l'utilisation des documents du personnel, vous devez commencer par configurer les autorisations des rôles utilisateurs.

Autorisations des rôles utilisateurs

Les membres de l'équipe chargés de la gestion des documents du personnel doivent disposer des autorisations et des accès adapté·e·s. Pour commencer, vous devez leur autoriser l'accès aux documents du personnel dans le settingsmodule Configuration. Pour plus d'informations sur les autorisations relatives aux documents du personnel, veuillez consulter cet article.

L'onglet Documents

Une fois que vous disposerez des autorisations adaptées, vous trouverez l'onglet Documents lors de l'ouverture du profil d'un membre du personnel.

Types de documents

Ici, vous trouverez tous les documents du personnel, organisés sous forme de dossier, dans cinq catégories :

• Contrat - Les accords d'embauche ou de mission freelance entre le membre du personnel et l'entreprise.
• Permis - Les permis officiels requis pour des rôles ou des tâches spécifiques, comme l'utilisation de certains équipements ou véhicules.
• Certificat - Les certificats de formation ou de qualification prouvant les compétences ou la conformité du membre du personnel.
• Assurance - La preuve de la couverture, comme la responsabilité civile ou l'assurance maladie, qui peut être nécessaire pour le travail.
• Document d'identité - Les documents officiels utilisés pour vérifier l'identité d'un membre du personnel, comme le passeport ou la carte nationale d'identité.

L'aperçu consiste en différentes colonnes que vous pouvez personnaliser selon vos préférences.

Statut de signature

Lorsqu'un nouveau document est ajouté, la colonne Statut de signature apparaît avec l'un des statuts suivants :

• Requise - Ce statut apparaît lorsqu'un document est généré dans Rentman, que la signature électronique est activée, mais que le document n'a pas encore été signé.
• Non requise - Ce statut est attribué à tout document que vous téléchargez manuellement.
• Signé - Ce statut apparaît lorsque le document a été signé à l'aide de la fonction de signature électronique de Rentman.

Télécharger un nouveau document du personnel

Vous pouvez télécharger de nouveaux documents (contrats externes, CI, assurances, etc.) dans l'onglet Documents, afin de tout regrouper et tout organiser au même endroit.

Pour télécharger un document :

1. Accédez au groupmodule Membres du personnel et double-cliquez sur un membre du personnel.
2. Rendez-vous dans l'onglet Documents.
3. Cliquez sur TÉLÉCHARGER DOCUMENT
4. Faites glisser votre document au niveau du bouton cloud_upload   Déposer un fichier ou cliquer pour télécharger ou cliquez pour télécharger le document souhaité.
   Astuce : Un document du personnel peut être subdivisé en plusieurs fichiers, téléchargés sous un document unique. Cela peut s'avérer utile lorsqu'un document est composé de plusieurs parties, par exemple lorsque vous avez des images distinctes pour le recto et le verso d'une carte d'identité.
5. Configurer les options.
   
   Options

   Nom du document : choisissez un nom de document. Ce champ est requis pour générer le document.
   Type de document : choisissez un type de document.
   Date de début : date de début du document.
   Date de fin : date de fin du document.
6. Sauvegardez

Remarque : Rentman ne supprime pas automatiquement les documents du personnel téléchargés. Pour rester en phase avec votre législation locale et les directives RGPD (Règlement général sur la protection des données) en vigueur, nous vous recommandons de gérer et de supprimer ces documents manuellement si nécessaire.

Accord-cadre

Il est important pour les employeurs comme pour les freelances de documenter clairement les droits et les obligations des freelances/salariés lorsqu'ils sont engagés. C'est pourquoi vous pouvez créer des accords-cadres dans Rentman. L'accord-cadre dans Rentman est un type de contrat qui couvre une période spécifique et n'est pas nécessairement lié à un projet. Nous avons créé un nouveau modèle de document pour faciliter la création d'accords-cadres.

Remarque : le modèle d'accord-cadre n'est pour le moment disponible que pour les espaces de travail en néerlandais. Il sera bientôt disponibles dans d'autres langues.

Le modèle d'accord-cadre est un document générique et dispose de champs libres à remplir par l'employeur pour indiquer le type de travail pour lequel l'employé ou le freelance est engagé et la compensation convenue.

Cliquez ici pour voir un exemple de ces champs libres.

Astuce : les accords-cadres peuvent être envoyés et signés de manière électronique. Pour plus d'informations sur la signature électronique, veuillez consulter cet article. 

Vous trouverez le modèle d'accord-cadre (une fois disponible en français) au sein de la bibliothèque de modèles de documents et pourrez l'ajouter à votre espace de travail. Une fois ajouté et dupliqué, vous pourrez commencer à le personnaliser en ajoutant des blocs, modules et variables. Pour voir un aperçu du document dans l'éditeur (au lieu de voir des zones vides), assurez-vous d'avoir généré au moins une version test du document. Cela permettra à l'éditeur d'utiliser ce contenu comme exemple en direct pendant la personnalisation.

Astuce : référez-vous à cet article pour la personnalisation avancée des modèles de documents.

Créer un accord-cadre depuis l'onglet Documents

Pour créer un nouvel accord-cadre pour un membre du personnel :

1. Rendez-vous dans le groupmodule Membres du personnel et double-cliquez sur un membre du personnel.
2. Accédez à l'onglet Documents. 
3. Cliquez sur printCréer document
4. Configurez les autres options.
   
   Options

   Format Modèle : choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser pour ce document.
   Nom de document : choisissez un nom de document. Ce champ est requis pour générer le document.
   Type de document : choisissez le type de document.
   Date de début : date de début du document.
   End date: date de fin du document.
   Membres du personnel sélectionnés : les membres du personnel que vous avez sélectionnés pour générer le document.
   
   Texte Ajoutez un texte personnalisé ou appliquez un modèle de texte.
   
   Avancées Nom de fichier : ajoutez un nom de fichier.
   Afficher l'arrière-plan de l'en-tête : choisissez si vous souhaitez afficher l'arrière-plan de l'en-tête.
   Sujet : ajoutez un sujet. 
5. Générez
6. (Facultatif) Cliquez sur saveSauvegarder dans projet pour ajouter le document au profil du membre du personnel.

Créer un accord-cadre depuis le module Membres du personnel

1. Accédez au groupmodule Membres du personnel et sélectionnez un ou plusieurs membres du personnel.
2. Cliquez sur printCRÉER UN DOCUMENT DU PERSONNEL
3. Configurez les autres options.
   
   Options

   Format Modèle : choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser pour ce document.
   Nom de document : choisissez un nom de document. Ce champ est requis pour générer le document.
   Type de document : choisissez le type de document.
   Date de début : date de début du document.
   End date: date de fin du document.
   Membres du personnel sélectionnés : les membres du personnel que vous avez sélectionnés pour générer le document.
   
   Texte Ajoutez un texte personnalisé ou appliquez un modèle de texte.
   
   Avancées Nom de fichier : ajoutez un nom de fichier.
   Afficher l'arrière-plan de l'en-tête : choisissez si vous souhaitez afficher l'arrière-plan de l'en-tête.
   Sujet : ajoutez un sujet. 
4. Générez
5. (Facultatif) Cliquez sur saveSauvegarder dans projet pour ajouter le document au profil du membre du personnel.

Questions fréquentes

J'ai déjà téléchargé des fichiers pour mes membres du personnel. Dois-je les télécharger à nouveau pour qu'ils apparaissent dans l'onglet Documents ?

Non, vous pouvez déplacer les documents déjà téléchargés vers l'onglet Documents. Voici comment faire :

1. Accédez à la section fichiers du membre du personnel.
2. Cliquez sur le bouton Plus d'optionsmore_vert
3. Sélectionnez descriptionCopier vers les documents du membre du personnel.
4. Configurez les options.
5. Sauvegardez

Puis-je voir si mes membres du personnel disposent de contrats actifs ?

Oui, pour ce faire, vous pouvez ajouter les colonnes "Contrat actif" et "Date de fin du contrat actuel" à votre aperçu des groupMembres du personnel. Découvrez comment ajouter des colonnes ici.