Dans Rentman, la planification des équipes et transports d'un projet se déroule en deux phases :
- Ajout des fonctions équipes et transports - au cours de cette première phase, vous définissez les activités à exécuter, le nombre de personnes et la période. Cette information sera utilisée dans votre devis. Exemple : le 10-03-2019, de 14:00 à 17:00, vous avez besoin de 2 personnes pour la fonction "machiniste".
- Planification des membres de l’équipe et des véhicules sur les fonctions - au cours de cette deuxième phase, vous choisissez le membre de votre équipe qui remplira les fonctions. Exemple : John Smith et Michael Williams occuperont la fonction "machiniste" le 10-03-2019.
Dans cet article, nous vous expliquons la première phase : comment ajouter des fonctions équipes et transports à vos projets.
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Général
Une fonction est une tâche à exécuter. Elle peut être connectée aux heures de votre planning, avoir ses propres horaires ou une durée si vous ne souhaitez pas spécifier les heures exactes.
Vous pouvez ajouter une fonction unique pour un projet unique ou créer une fonction par défaut que vous pouvez réutiliser pour de futurs projets.
Les fonctions peuvent être planifiées dans des groupes de fonctions. Ceux-ci peuvent être liés à votre planning, avoir leurs propres horaires ou une certaine durée.
Le fait d'ajouter vos fonctions dans des groupes vous permet de gagner du temps. Premièrement, les fonctions prendront les horaires du groupe, vous n’aurez donc pas à ajouter de périodes pour chaque fonction. Deuxièmement, si vous modifiez votre planning général, vous pouvez modifier automatiquement toutes les fonctions du groupe connecté à ces horaires.
Ajouter une fonction
Pour ajouter une fonction à un groupe de fonctions, sélectionner le groupe. Pour ajouter une fonction en dehors d'un groupe, sélectionnez le groupe par défaut "Fonctions non planifiées".
Vous pouvez choisir d'ajouter une fonction unique ou une fonction par défaut.
Pour ajouter une fonction ponctuelle :
- Cliquez sur l'icône more_vert en haut à droite (à côté du bouton "+ Groupe de fonctions")
- Choisissez les fonctions transports ou équipes.
- Remplissez les options de la fonction.
- Sauvegardez
Pour ajouter une fonction par défaut :
- Sélectionnez un groupe de fonctions
- Dans la colonne de gauche, double-cliquez sur la fonction par défaut à ajouter.
Vous pouvez maintenant double-cliquer sur la fonction que vous venez d'ajouter afin de pouvoir définir une heure.
Options de fonction
- Équipe/Transport - Choisissez si c'est une fonction équipe ou transport.
- Nom externe - Le nom qui apparaîtra dans les devis, les contrats et les factures.
- Nom interne - Le nom indiqué sur les bons de préparation et dans le planificateur d'équipe.
- Temps du trajet avant/après - Le temps de trajet nécessaire pour se rendre à l'emplacement. Ceci est visible pour le planificateur et peut être utilisé pour sélectionner si les membres de l’équipe utilisent un véhicule pour se rendre sur place.
- Durée - Durée standard d'une fonction. Cette dernière sera écrasée si la fonction est ajoutée à un groupe de fonctions.
- Pause - Longueur de la pause (uniquement pour les membres d'équipe).
- Distance - La distance de votre entrepôt à l'emplacement (fonctions de transport seulement).
- Frais de location - Ce sont les coûts que vous facturerez à votre client. Vous pouvez facturer un prix horaire/kilomètre, un prix fixe ou combiner les deux.
- Frais de sous-location - Ce sont les coûts pour vous. Ici aussi, vous pouvez appliquer un prix horaire/kilomètre, un prix fixe ou combiner les deux.
- Classe de TVA - Sélectionnez la classe de TVA à utiliser pour la fonction.
- Grand Livre - Le grand livre par défaut affecté à cette fonction.
- Remarques - Sélectionnez un client, un planificateur ou un membre de l'équipage et complétez une remarque qui sera utilisée dans les communications avec ces personnes.
- Inclure dans le prix - Désélectionnez cette option pour exclure la fonction du calcul du prix.
Configurer des fonctions par défaut
Le paramétrage des fonctions par défaut accélère le processus de planification, car vous pouvez les réutiliser pour chaque projet.
Vous pouvez également modifier les droits et accès d'autres Power-Users pour les empêcher de modifier, de créer ou de supprimer des fonctions par défaut.
Ajouter une fonction par défaut
- Dans la barre latérale gauche, cliquez sur l'icône +.
- Choisissez entre Ajouter une fonction d'équipe par défaut et Ajouter une fonction de transport par défaut.
- Remplissez les options de fonctions.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Éditer une fonction par défaut
Pour éditer une fonction par défaut, cliquez sur le bouton edit à côté de la colonne.
Tarif horaire et fixe
Pour la même fonction, vous pouvez parfois facturer des tarifs fixes ou des taux horaires.
Dans ce cas, créez deux fonctions distinctes, l’une avec un taux horaire et l’autre avec un taux fixe. Vous pouvez attribuer à ces deux fonctions le même nom externe, mais des noms internes différents, afin d'éviter toute confusion et que vos clients ne voient pas la différence.
Ajouter un groupe de fonction
- Cliquez sur le bouton + Groupe de fonctions en haut à droite.
- Ajoutez un nom et une période d'utilisation / de planification.
- Sauvegardez