Utilisez des modèles de projet pour gagner du temps lors de la configuration de nouveaux projets dans Rentman.
Avec les modèles de projet, vous démarrez de nouveaux projets en réutilisant le travail précédent. Les modèles de projet incluent des données (comme les horaires, les équipements, les fonctions) d'un projet précédent que vous pouvez réutiliser et personnaliser.
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Configurer un modèle de projet
Les modèles de projet sont toujours basés sur un projet venant du module « Projets ». Pour configurer un modèle, vous devez copier un projet. Vous pouvez créer un nouveau projet ou utiliser un projet existant.
- Allez dans le module Configuration > Paramètres > Modèles de projet.
- Cliquez sur + Ajouter modèle de projet et entrez le nom de votre modèle.
- Recherchez le projet à copier (un nouveau projet que vous avez créé ou un projet déjà existant).
- Cliquez sur Confirmer pour sauvegarder le modèle.
- (Optionnel) Vous pouvez maintenant supprimer le projet que vous avez créé juste pour définir le modèle.
Les éléments d'un modèle de projet
Lorsque vous utilisez un modèle de projet, les éléments suivants seront copiés dans le nouveau projet :
- Client (si applicable)
- Lieu (si applicable)
- Planning
- Notes et tâches
- Sous-projets
- Groupes d'équipements et équipements prévus
- Fonctions équipe et transport
- Coûts supplémentaires
- Détails financier (remise, TVA, caution remboursable)
La planification de l'équipe et du transport sur les fonctions n'est pas copiée car la disponibilité peut être différente.
Mettre à jour un modèle de projet
Les modèles de projet ne peuvent pas être modifiés directement. Si vous souhaitez modifier quelque chose dans un modèle :
- Ajoutez un nouveau projet en utilisant le modèle que vous souhaitez modifier.
- Modifiez les informations souhaitées.
- Enregistrez le projet en tant que nouveau modèle (comme indiqué dans le paragraphe précédent).
- Supprimez l'ancien modèle.
Utiliser votre modèle de projet
Après avoir configuré les modèles, vous pouvez les utiliser pour créer un nouveau projet. Lorsque vous sélectionnez une date de début, toutes les périodes du calendrier seront copiées. Après avoir créé le projet, vous pouvez modifier les heures de début et de fin de chaque période et ajuster les détails du projet à vos besoins.
Note : les modèles incluent également l'onglet Finance d'un projet. Si vous copiez un projet existant auquel vous avez appliqué des remises, celles-ci feront partie du modèle.
Conseils pour créer des modèles
Pour décider quels modèles peuvent vous être utiles, vous pouvez suivre ces étapes.
- Créez une liste de projets qui reviennent souvent dans votre entreprise et / ou qui prennent beaucoup de temps à mettre en place.
- Déterminer les aspects communs de ces projets (équipements, fonctions, planning).
- Créez des modèles de projet qui incluent ces aspects communs de vos projets.
Idéalement, vous vous retrouverez avec une liste compacte de modèles afin que chaque planificateur de projet puisse rapidement numériser la liste et choisir le bon modèle.
Exemples de modèle de projet
Exemple 1 : un projet de location de comptoir dans lequel votre client vient chercher et ramène des équipements
Les projets de location sèche ou de comptoir nécessitent toujours des heures fixes pour la "collecte" et le "dépôt", en plus de la période de planification (temps pendant lequel le ou les équipements ne seront pas présents dans l'entrepôt et donc indisponible à la location) et la période d'utilisation (jours que vous facturerez au client).
Conseil : dans ce scénario de location, il pourrait être utile d'ajouter une note à l'entrepôt et sur le bon d'expédition en disant : "Le client viendra chercher les équipements !"
Conseil : vous pouvez également concevoir divers autres modèles de location sèche ou de comptoir qui incluent différents aspects. Par exemple, un modèle peut inclure la collecte et le dépôt, tandis qu'un autre modèle peut inclure les équipements. Personnalisez cela selon vos préférences.
Exemple 2 : un scénario de production pour un événement de 2 jours comprenant 2 jours de mise en place et 1 jour de pause
Dans ce scénario, vous avez besoin de temps pour les jours d'événement, les jours de construction, le jour de pause et pour le transport (aller-retour).
Conseil : Dans ce scénario de production, il pourrait être utile d'ajouter des groupes de fonctions pour chaque jour ou un groupe de fonctions de transport distinct lié au planning du projet. En outre, vous pouvez également concevoir des modèles de projet pour des durées d'événement variables ou des jours de génération et de pause. Personnalisez cela selon vos préférences.