Vous pouvez télécharger des fichiers dans Rentman, ce qui permet aux membres du personnel de les récupérer plus tard ou sur site. Le système de gestion de fichiers permet de stocker des plans (de vos lieux de prestation), des riders et des scénarios (de vos projets).
Vous pouvez ajouter des fichiers dans les (sous-)modules suivants :
- table_chart Projets
- swap_horizontal_circle Sous-locations
- monetization_on Bons de commande
- category Équipements et Numéros de série
- contact_phone Contacts et Personnes de contact
- assignment_turned_in Tâches
- group Membres du personnel
- local_shipping Véhicules
- build Réparations, Inspections et Équipement perdu
Cet article vous explique comment ajouter et télécharger des fichiers, ainsi que comment organiser vos fichiers à l'aide de dossiers.
Ajouter un fichier
Des droits supplémentaires sont nécessaires pour ajouter ou télécharger des fichiers. Pour en savoir plus, consultez notre article consacré aux PowerUsers.
- Accédez à un module, par exemple au table_chart module Projets.
- Double-cliquez sur un élément (projet, équipement, contact, etc.) pour l'ouvrir.
- Faites défiler la page et sélectionnez Fichiers.
- Déposez le fichier dans la section Fichiers ou cliquez sur la flèche déroulante à côté du bouton bleu pour modifier l'action principale du bouton et sélectionnez + Ajouter un fichier
- Sauvegardez
Vous pouvez également ajouter des fichiers à des dossiers :
- Accédez à un module, par exemple au table_chart module Projets.
- Double-cliquez sur un élément (projet, équipement, contact, etc.) pour l'ouvrir.
- Faites défiler la page et sélectionnez Fichiers.
- Sélectionnez le dossier parent et cliquez sur upload Ajouter un fichier.
- Sélectionnez le fichier et il sera ajouté au dossier sélectionné.
Astuce Rentman : vous pouvez utiliser un raccourci clavier pour ajouter rapidement un fichier. En savoir plus ici.
Télécharger des fichiers
- Accédez à un module, par exemple au table_chart module Projets.
- Double-cliquez sur un élément (projet, équipement, contact, etc.) pour l'ouvrir.
- Faites défiler la page et sélectionnez Fichiers.
- Cherchez le fichier et cliquez sur more_vert plus d'options.
- Sélectionnez cloud_download Télécharger
Organiser les fichiers
Pour que vos fichiers restent bien organisés et faciles à trouver, vous pouvez créer des dossiers dans Rentman et y classer vos documents. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble claire, surtout dans le cas de projets plus importants au sein desquels beaucoup de fichiers sont téléchargés.
L'utilisation de dossiers s'avère particulièrement utile lorsque vous travaillez sur des projets comprenant plusieurs sous-projets. Des dossiers de sous-projets sont automatiquement créés pour vous chaque fois qu'un sous-projet est ajouté, ce qui vous aide à organiser votre liste de fichiers. Cela évite l'encombrement et permet à tous les membres de votre équipe de trouver plus facilement et rapidement les informations pertinentes dans chaque sous-projet.
Remarque : les documents liés au projet, tels que les devis, les factures, les bons de préparation, etc., ne peuvent pas être déplacés vers un autre dossier.
Ajouter un dossier
- Accédez à un module, par exemple au table_chart module Projets.
- Double-cliquez sur un élément (projet, équipement, contact, etc.) pour l'ouvrir.
- Faites défiler la page et sélectionnez Fichiers.
- Cliquez sur la flèche déroulante à côté du bouton bleu pour changer l'action principale du bouton et sélectionnez folder Ajouter un dossier
- Saisissez le nom de votre dossier.
- Choisissez si le dossier doit être marqué comme Confidentiel.
Remarque : en marquant un dossier comme Confidentiel, tout le contenu devient à son tour confidentiel. Les dossiers non confidentiels peuvent contenir des fichiers et des dossiers confidentiels. Seules les personnes disposant de l'autorisation de rôle utilisateur permettant de Télécharger tous les fichiers peuvent voir les dossiers confidentiels. - (Facultatif) Sélectionnez un dossier parent si vous souhaitez placer votre nouveau dossier à l'intérieur d'un dossier existant.
- Sauvegardez
Vous pouvez également ajouter des dossiers au sein d'autres dossiers :
- Accédez à un module, par exemple, le table_chart module Projets.
- Double-cliquez sur un élément (projet, article, contact, etc.) pour l'ouvrir.
- Faites défiler la page et sélectionnez Fichiers.
- Sélectionnez le dossier parent et cliquez sur upload Ajouter un dossier.
- Saisissez le nom de votre dossier.
- Choisissez si le dossier doit être marqué comme Confidentiel.
Remarque : en marquant un dossier comme Confidentiel, tout le contenu devient à son tour confidentiel. Les dossiers non confidentiels peuvent contenir des fichiers et des dossiers confidentiels. Seules les personnes disposant de l'autorisation de rôle utilisateur permettant de Télécharger tous les fichiers peuvent voir les dossiers confidentiels. - Sauvegardez
Ajouter un fichier à un dossier / déplacer un fichier vers un autre dossier
- Dans la section Fichiers, sélectionnez un fichier et cliquez sur more_vert plus d'options.
- Cliquez sur edit Modifier
- Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez un dossier.
- Sauvegardez
Supprimer un fichier
- Dans la section Fichiers, sélectionnez un fichier et cliquez sur more_vert plus d'options.
- Cliquez sur delete Supprimer.
- Lisez le texte de la fenêtre pop-up et cliquez sur Ok
- Sauvegardez
Supprimer un dossier
- Dans la section Fichiers, sélectionnez un dossier et cliquez sur more_vert plus d'options.
- Cliquez sur delete Supprimer.
- Lisez le texte de la fenêtre pop-up et cliquez sur Ok
- Sauvegardez
Remarque : la suppression d'un dossier entraînera également celle des fichiers qu'il contient.
Obtenez plus d'espace disque
Les fichiers que vous téléchargez dans Rentman occupent de l'espace disque. L'espace disponible sur votre compte dépend de votre licence Rentman.
L'espace disque n'est utilisé que par les fichiers téléchargés et les documents que vous avez générés (devis, factures, etc.). Lorsque vous approchez de la limite de votre espace disque, vous recevez une notification. Dans ce cas, vous pouvez supprimer certains fichiers ou acheter de l'espace disque supplémentaire.
Consulter l'espace disque utilisé
Accédez au settings module Configuration > Compte > Licence.
Ajouter de l'espace disque
Suivez les étapes pour mettre à niveau votre abonnement. Au cours de ces étapes, vous pourrez ajouter l'espace disque que vous souhaitez.