Exporter automatiquement les factures vers Xero

En connectant Xero à Rentman, vous permettez à Rentman d'exporter automatiquement vos factures vers Xero. Cela permet d'économiser des efforts et est plus rapide que d'exporter vers un fichier Excel à partir du module Factures.

Disponible pour : Lite Classic Pro

Quelles données sont exportées ?

Xero_image.png

  • Grands livres - Dans Rentman, les factures sont divisées en plusieurs lignes de grands livres qui affichent les montants totaux de chaque catégorie. Lisez notre article sur la gestion des registres dans Rentman.
    Note : seuls les registres sont exportés vers Xero. Ainsi, dans les factures exportées vers Xero, vous ne trouverez pas chaque équipement ou fonction que vous avez prévu.
  • Informations sur les factures - Les factures contiennent toutes les informations financières que vous ajoutez dans Rentman et qui sont nécessaires pour un aperçu complet et un fonctionnement correct de votre logiciel de comptabilité. Cela comprend les taux de TVA, les conditions de paiement, les moments de facturation et les numéros de facture.
  • Le fichier .pdf de votre facture
  • Le champ "Sujet" de la facture - Il sera exporté vers le champ "Réf." dans Xero.
  • Informations des contacts pertinents - Les informations des contacts pertinents pour votre facture sont également exportées. Cela comprend, par exemple, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'entreprise.
    Xero correspond à vos contacts Rentman en fonction des noms des contacts. Pour éviter de créer des contacts en double, n'oubliez pas de faire correspondre vos noms de contact dans Rentman aux noms de contact dans Xero.

Quelles données ne sont pas exportées ?

  • Le nom et/ou numéro de projet - Xero se concentre avant tout sur les informations client, néanmoins, ces informations peuvent être intégrées au "Sujet" à l'aide de variables.
  • Le statut de paiement de la facture - pour plus d'informations, rendez-vous plus bas, dans la section Questions fréquemment posées.
  • Les équipements exacts planifiés sur le projet - seuls les équipements assignés aux grands livres sont exportés vers Xero.
  • La personne de contact - seules les informations de l'onglet Données du contact sont exportées vers Xero.

Se connecter à Xero

Pour connecter Rentman et Xero :

  1. Allez dans le module settings Configuration CompteExtensions.
  2. Sous extensions externe, allez sur Xero et cliquez sur le bouton "Connecter".
    Assurez-vous que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles.
  3. Connectez-vous avec les détails de votre compte dans la fenêtre contextuelle.
  4. Une fois connecté, vous pouvez procéder à la configuration de l'exportation automatique.

Mise en place

  1. Allez dans le module settings Configuration > Compte > Extensions.
  2. Pour l'option Exporter automatiquement, choisissez l'une des options suivantes :

    Export_start.png
    Si vous choisissez "Démarrer manuellement", vous devez cliquer sur le bouton "Lancer l'exportation" pour envoyer vos nouvelles factures à Xero. Remarque : lorsqu'il n'y a pas de nouvelles factures, ce bouton n'est pas disponible.

    Si vous choisissez « Le(s) jour(s) suivant(s) », Rentman peut envoyer automatiquement de nouvelles factures à Xero. Vous sélectionnez les jours où cela doit se produire. Les nouvelles factures sont toujours exportées à 02h00, les jours que vous choisissez ici.
  3. Ensuite, vous devez faire correspondre vos registres de grands livres, taux de TVA et journal de logiciel de comptabilité dans Rentman avec ceux de Xero. Cliquez sur l'un des boutons pour le faire. Cela est nécessaire, car leurs noms peuvent être légèrement différents.
    Pour configurer vos grands livres dans Xero, accédez à Comptabilité > Plan comptable.
  4. Enregistrez vos modifications lorsque vous avez fait correspondre tous les champs.
    Si vous ne pouvez pas cliquer sur  Sauvegarder  , les champs n'étaient probablement pas correctement appariés. Recommencez cette étape.

Vous pouvez consulter le statut de vos factures dans le sous-dossier Factures du module monetization_on Finance (voir la section ci-dessous).

Afficher l'état de vos factures

Lorsque vos factures ont été exportées vers Xero, vous pouvez vérifier dans Rentman si cela a été fait correctement. Vous voulez comme suit :

  1. Allez dans le sous-dossier Factures depuis le module the monetization_on Finance.
  2. Ajouter la colonne "Statut d'exportation" à la vue d'ensemble.
    Lire comment ajouter une colonne ici.
  3. Dans cette colonne nouvellement ajoutée, vous pouvez voir l'état de vos factures.

Résoudre les problèmes

Ma facture a été exportée, mais n'apparaît pas dans Xero. 
Il peut arriver qu'une facture ne puisse pas être exportée vers votre logiciel de comptabilité. Dans certains cas, nous pouvons déterminer pourquoi cela se produit. Vous pouvez vérifier cela comme suit :

  1. Allez dans le sous-dossier Facture depuis le module monetization_on Finance.
  2. Ajoutez la colonne "Exporter la remarque" à l'aperçu.
    Lire comment ajouter une colonne ici.
  3. Dans cette colonne nouvellement ajoutée, vous pouvez voir l'état de vos factures.

Malheureusement, nous ne pouvons pas toujours déterminer une cause claire pour les factures exportées qui n'apparaissent pas dans Xero. Voir ci-dessous pour une liste des erreurs connues lors de la génération des factures.

Erreurs connues

  • Aucun client n'a été ajouté à la facture

Questions fréquemment posées

Comment déconnecter mon compte Xero ?
Pour déconnecter votre compte Xero de Rentman, accédez au module settings Configuration CompteExtensions et cliquez sur "Déconnecter" Xero. Vous pouvez également supprimer l'authentification dans Xero en allant dans Paramètres > App connectées.
Quelles données de Xero seront visibles dans Rentman?
Le plan comptable des utilisateurs et les données de base de l'organisation seront disponibles dans Rentman.
Quand mes factures sont-elles exportées ?
Soit en cliquant manuellement sur démarrer l'exportation. Ou à 02h00 les jours sélectionnés.
Puis-je réexporter mes factures ?
Oui. Allez dans le sous-dossier Factures depuis le module monetization_on Finance dans Rentman, sélectionnez les factures que vous souhaitez réexporter, cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert et choisissez "Réexportation vers un logiciel de comptabilité".
Les statuts de paiement sont-ils exportés depuis Rentman ?
Non. Rentman n'exporte les statuts de paiement vers aucun logiciel de comptabilité. Cela s'explique simplement : marquer une facture comme "payée" implique généralement un processus complexe et propre à chaque logiciel. Pour vous assurer de ne rien rater, nous vous recommandons de procéder de la manière suivante : créez la facture dans Rentman, exportez-la, puis effectuez toutes les autres tâches de comptabilité dans Xero (par ex. marquer les facture comme payées, supprimer des factures, suivre les paiements, etc.).
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