Dans cet article, nous vous expliquons comment modifier l'adresse d'expéditeur des e-mails que vous envoyez depuis Rentman, et comment vérifier votre propre domaine de messagerie. Vous pouvez également partager un domaine vérifié avec vos autres espaces de travail et supprimer un domaine que vous n'utilisez plus.
Modifier l’adresse de l’expéditeur
Par défaut, Rentman envoie des e-mails à partir de nomdevotreeespace@rentmanclient.com. Vous pouvez également envoyer des e-mails depuis l’adresse e-mail du membre du personnel qui les envoie ou depuis une adresse e-mail personnalisée.
- Accédez au settingsmodule Configuration > Communication > E-mail.
- Choisissez une option pour Expéditeur par défaut.
| nomdevotreeespace@rentmanclient.com | Nous créons cette adresse lors de la configuration de votre compte. Tous les e-mails affichent cette adresse comme expéditeur, quel que soit leur expéditeur. Les réponses sont envoyées à l’adresse e-mail du membre du personnel qui a envoyé l’e-mail. |
| Adresse e-mail du membre du personnel | Rentman utilise l’adresse e-mail figurant dans la section Informations de connexion de l’onglet Données du membre du personnel dans le groupemodule Membres du personnel. Les destinataires voient l’adresse de l’utilisateur qui envoie l’e-mail, et les réponses sont envoyées à cet utilisateur. |
| Adresse e-mail personnalisée | Vous saisissez l’adresse à côté du champ Expéditeur par défaut . Tous les e-mails affichent cette adresse comme expéditeur, quel que soit l’utilisateur connecté. Les réponses sont envoyées à cette même adresse. |
Vérifier votre domaine de messagerie
Lorsque vous validez un domaine, tel que exemple.com, Rentman peut envoyer des e-mails à partir d’adresses appartenant à ce domaine, comme maria@exemple.com. Validation de votre domaine :
- Supprime la mention « via rentmanclient.com » des e-mails que vous envoyez depuis Rentman.
- Réduit le risque que les e-mails provenant de votre espace de travail soient marqués comme spam.
Vous pouvez vérifier autant de domaines que vous le souhaitez.
- Accédez au settingsmodule Configuration > Communication > E-mail.
- Cliquez sur + Ajouter un domaine dans la section Vérification du domaine.
- Saisissez le nom de domaine que vous souhaitez vérifier.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Ajoutez les enregistrements DNS indiqués par Rentman aux paramètres DNS de votre fournisseur de domaine.
- Cliquez sur Vérifier le domaine.
Les enregistrements DNS sont des enregistrements SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail). Ils indiquent aux fournisseurs de messagerie que Rentman est autorisé à envoyer des e-mails au nom de votre domaine.
Si la vérification aboutit, vous recevez une confirmation et le domaine apparaît comme Vérifié. En cas d’échec, vous recevez un rapport d’erreur. Consultez notre article sur le dépannage de la vérification de domaine.
Utiliser un domaine vérifié dans plusieurs espaces de travail
Si votre entreprise dispose de plusieurs espaces de travail Rentman, vous pouvez utiliser le même domaine vérifié dans chacun d’entre eux. Vous exportez un code de partage depuis l’espace de travail d’origine, c’est-à-dire celui dans lequel vous avez initialement ajouté et vérifié le domaine. Ensuite, vous importez ce code dans l’autre espace de travail. Vous n’avez pas besoin de modifier à nouveau vos paramètres DNS .
Exporter un code de partage
- Accédez au settingsmodule Configuration > Communication > E-mail dans l’espace de travail d’origine.
- Cliquez sur more_vert à côté du domaine.
- Cliquez sur Exporter.
- Cliquez sur content_copy à côté du code de partage .
- Cliquez sur Fermer.
Vous ne pouvez exporter qu’un domaine vérifié, et uniquement depuis son espace de travail d’origine. Le code de partage est valable pendant une heure.
Importer le code de partage dans un autre espace de travail
- Accédez au settingsmodule Configuration > Communication > E-mail dans l'espace de travail où vous souhaitez utiliser le domaine.
- Cliquez sur Importer dans la section Vérification du domaine.
- Collez le code de partage dans le champ Code.
- Cliquez sur Importer un domaine de messagerie.
Le domaine apparaît sous la forme Vérifié dans cet espace de travail, et vous pouvez envoyer des e-mails à partir de celui-ci immédiatement.
Supprimer un domaine de messagerie
Vous pouvez supprimer aussi bien les domaines vérifiés que non vérifiés, par exemple pour relancer la vérification du domaine ou pour déplacer un domaine vers un autre espace de travail. Une fois que vous avez supprimé un domaine, vous ne pouvez plus envoyer d’e-mails à partir de celui-ci dans cet espace de travail.
Les conséquences de la suppression d’un domaine dépendent de l’espace de travail dans lequel vous le supprimez :
| Un espace de travail ayant importé le domaine | Nous supprimons le domaine uniquement de cet espace de travail. L’espace de travail d’origine, ainsi que tous les autres espaces de travail ayant importé le domaine, le conservent. |
| L’espace de travail d’origine, lorsque le domaine n’est pas partagé | Nous supprimons complètement le domaine de Rentman. Vous pouvez l’ajouter à nouveau plus tard, dans cet espace de travail ou dans un autre. |
| L’espace de travail d’origine, lorsque le domaine est toujours partagé | Vous ne pouvez pas supprimer le domaine. L’option de suppression est désactivée jusqu’à ce que vous supprimiez le domaine de tous les espaces de travail qui l’ont importé. |
- Accédez au settingsmodule Configuration > Communication > E-mail.
- Cliquez sur more_vert à côté du domaine.
- Cliquez sur Supprimer.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour réutiliser un domaine après l’avoir supprimé de l’espace de travail d’origine, ajoutez-le et vérifiez-le à nouveau. Vérifiez que les enregistrements DNS chez votre fournisseur de domaine correspondent aux enregistrements affichés par Rentman.
Savoir quand un domaine n’est pas vérifié
Rentman affiche un message chaque fois que vous utilisez une adresse e-mail sur un domaine non vérifié.
Dans settingsmodule Configuration > Communication > E-mail, chaque domaine est indiqué comme Vérifié ou Non vérifié.
Lorsque vous saisissez une nouvelle adresse dans Envoyer des factures depuis une adresse e-mail distincte, Envoyer des devis depuis une adresse e-mail distincte, ou Envoyer des invitations depuis une adresse e-mail distincte, un message s'affiche si le domaine n'est pas vérifié.
Un message s'affiche lorsque le domaine de l'adresse de l'expéditeur n'est pas vérifié.
Un message s'affiche dans la section Informations de connexion de l' onglet Données d'un membre du personnel lorsque le domaine de son adresse e-mail n'est pas vérifié.
Conséquences de l’utilisation d’une adresse d’expéditeur non vérifiée
Nous envoyons tous les e-mails depuis Rentman via nos propres serveurs. Les systèmes de messagerie destinataires, tels que Gmail, Outlook et les serveurs de messagerie d’entreprise, vérifient si ces serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails pour votre domaine. Ils effectuent cette vérification à l’aide des protocoles SPF, DKIM et DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).
Sans vérification, cette autorisation fait défaut ou est incomplète. Cela peut entraîner les problèmes suivants.
« via rentmanclient.com » s'affiche chez les destinataires
Les destinataires peuvent constater que le serveur qui a envoyé l’e-mail ne correspond pas au domaine de l’adresse de l’expéditeur. Dans Gmail, l’expéditeur apparaît alors sous la forme <info@yourdomain.com via rentmanclient.com. Cela signifie que nous avons envoyé l’e-mail au nom de votre domaine sans authentification complète.
Renforcement du filtrage ou du blocage des spams
Les fournisseurs de messagerie sont plus stricts avec les e-mails provenant de serveurs non autorisés pour votre domaine, en particulier lorsque celui-ci dispose d’une politique DMARC. Cela peut entraîner :
- Un envoi vers le dossier spam
- L'affichage de bannières d'avertissement destinées au destinataire
- Dans certains cas, le rejet de l'e-mail
Problèmes lors de l'envoi d'e-mails à des adresses de votre propre domaine
Votre propre serveur de messagerie effectue les mêmes vérifications. Les e-mails envoyés par Rentman à des collègues de votre domaine peuvent :
- Être signalés comme des tentatives d’usurpation d’identité
- Être mis en quarantaine ou rejetés
- Afficher des avertissements de sécurité au destinataire
Images et contenu bloqués par défaut
Gmail et Outlook appliquent des règles plus strictes aux e-mails qui échouent à l'authentification ou qui ne la réussissent que partiellement. Cela peut entraîner :
- Le blocage par défaut des images
- L'apparition d'avertissements « Afficher les images »
Une fois votre domaine vérifié, vos e-mails sont authentifiés et les images s'affichent normalement.
Questions fréquentes
Lorsque vous envoyez des e-mails depuis l’adresse e-mail d’un membre du personnel ou depuis une adresse e-mail personnalisée, vous devez vérifier le domaine. Sans vérification, vos e-mails risquent davantage d’être marqués comme spam, d’être accompagnés d’avertissements, ou de ne pas être remis.
L'adresse e-mail personnalisée appartient à l'espace de travail et est utilisée pour tous les e-mails que vous envoyez. Avant de pouvoir l'utiliser, vérifiez le domaine de cette adresse.
Le domaine est toujours partagé avec d’autres espaces de travail. Supprimez-le de chaque espace de travail qui l’a importé, puis supprimez-le de l’espace de travail d’origine.
Le domaine est déjà ajouté dans un autre espace de travail Rentman. Si celui-ci fait partie de vos espaces de travail, exportez-y un code de partage et importez-le dans cet espace de travail. Si aucun de vos espaces de travail n’utilise ce domaine, contactez notre équipe d’assistance.