La personalizzazione del modello di invito su Rentman consente agli utenti di creare messaggi su misura che migliorano la comunicazione e ottimizzano i flussi di lavoro. Con questa funzionalità, gli utenti possono personalizzare gli inviti aggiungendo intestazioni, elementi di branding e dati selezionati, formattando i messaggi in modo più preciso e accattivante dal punto di vista visivo.
Creando messaggi con un tocco personale, gli utenti possono favorire connessioni più solide con i loro team, migliorare i tassi di risposta e garantire chiarezza nelle comunicazioni. Questa funzionalità consente ai responsabili della pianificazione di inviare inviti professionali e personalizzati che rispecchiano le loro esigenze specifiche, mantenendo al contempo la flessibilità per aggiungere messaggi personalizzati a ogni invito.
Perché è importante personalizzare gli inviti?
La personalizzazione del modello di invito su Rentman consente agli utenti di creare messaggi personalizzati e professionali con dettagli come saluti, informazioni sulle attività ed elementi di branding, inclusa una firma personalizzabile. Questo aiuta i membri del personale a sentirsi informati e apprezzati.
L'obiettivo di questa funzionalità è migliorare i tassi di risposta presentando dettagli essenziali (come il nome del cliente e la location) in un formato chiaro e conciso, facilitando così ai liberi professionisti di rispondere rapidamente.
Mantenendo tutta la comunicazione all'interno di Rentman, gli utenti risparmiano tempo, evitano il doppio lavoro e mantengono un flusso di lavoro centralizzato per la pianificazione e la programmazione.
Situazioni reali
Ecco alcuni esempi di come questa funzionalità può essere utilizzata:
Affrontando gli aspetti tecnici e umani della comunicazione, la personalizzazione del modello di invito permette agli utenti di gestire la loro pianificazione in modo più efficace, favorendo migliori relazioni con i propri team.
Come personalizzare i modelli di invito
La personalizzazione dei modelli di invito avviene in due fasi diverse. Prima, è necessario creare modelli nel modulo settings Configurazione dove è possibile aggiungere un logo, impostare saluti e introduzioni personalizzati e messaggi personalizzati per ciascun tipo di invito: pianificazione finale, bozza della pianificazione, disponibilità e prenotazioni. È inoltre possibile determinare quali delle seguenti informazioni possono essere mostrate negli inviti:
- Scadenza: la data limite entro cui i membri del personale devono rispondere all'invito.
- Luogo: ubicazione del progetto. Alcune aziende preferiscono trattenere queste informazioni fino all'accettazione dell'invito.
- Nome del cliente: il nome del cliente del progetto. Puoi scegliere di ometterlo per gli inviti iniziali.
- Gruppi di attività: il gruppo a cui appartiene l'attività nel progetto. A volte, queste informazioni non sono necessarie per il membro del personale, quindi alcuni utenti preferiscono non condividerle per mantenere gli inviti brevi e semplici.
- Responsabile del progetto: il responsabile del progetto. Indichi il responsabile del progetto nella scheda Pianificazione del personale del tuo progetto.
- Account manager: l'account manager responsabile di un progetto su Rentman.
Ecco come puoi configurare i modelli di invito:
- Vai al modulo settings Configurazione > Comunicazione > Inviti;
-
Configura le opzioni;
OpzioniE-mail
Indirizzo e-mail del mittente: l'indirizzo e-mail da cui desideri che i membri del personale ricevano gli inviti.
Usa Ccn: scegli se desideri utilizzare il Ccn in modo che il tuo manager o colleghi possano ricevere automaticamente una copia dell'e-mail. Se scegli Sì, fornisci l'indirizzo e-mail del Ccn.
Firma e-mail separata
Scegli se desideri utilizzare una firma e-mail separata. Puoi anche utilizzare variabili nella tua firma e-mail.
Logo
Puoi aggiungere un file del logo della tua azienda da includere negli inviti via e-mail inviati dal tuo spazio di lavoro Rentman.
Contenuto e-mail personalizzato
Oggetto dell'e-mail: aggiungi un oggetto personalizzato per gli inviti via e-mail per i membri del personale.
Formule di saluto: aggiungi formule di saluto personalizzate. Anche qui puoi utilizzare variabili.
Messaggi personalizzati per tipo di invito
Aggiungi un messaggio diverso per ogni tipo di invito (pianificazione finale, bozza della pianificazione, richiesta di disponibilità e prenotazione). Rentman fornisce testi di invito predefiniti che includono istruzioni chiare e stabiliscono aspettative, come ad esempio: "Dopo la conferma, verrai pianificato per l'attività e contiamo quindi sulla tua presenza."
In quanto responsabile della pianificazione puoi utilizzare questi testi predefiniti per comprendere meglio come funzionano gli inviti. Se scegli di personalizzarli, assicurati che le tue modifiche siano in linea con il processo effettivo di invito.
Per ripristinare un tipo di invito specifico, utilizza il pulsante Ripristina impostazioni predefiniteaccanto a quella sezione. Per ripristinare tutti i testi degli inviti contemporaneamente, utilizza il pulsante Ripristina impostazioni predefinite in alto alla sezione Personalizza il messaggio in base al tipo d'invito. Fai attenzione a questa opzione, poiché sovrascriverà tutti i testi personalizzati.
Mostra informazioni
Seleziona quali informazioni desideri mostrare per impostazione predefinita negli inviti via e-mail. Puoi anche modificarle quando invii gli inviti se, ad esempio, non desideri condividere il nome del cliente con i freelance.
- (Opzionale) clicca su Visualizza anteprima per vedere le modifiche;
- Salva.
Dopo aver impostato questi modelli, puoi personalizzare ulteriormente gli inviti nel modulo account_circle Pianificazione risorse.
Per scoprire come puoi personalizzare gli inviti mentre li invii, leggi questo articolo.