Revisione e approvazione delle registrazioni orarie prima dell'elaborazione della busta paga o dell'esportazione dei dati è un passaggio critico nella gestione aziendale efficace. Questo processo garantisce che le ore registrate rappresentino accuratamente il lavoro effettivamente svolto e aiuta a identificare eventuali discrepanze tra i membri del personale.

In questo articolo imparerai come gestire e approvare le registrazioni orarie inviate dai membri del tuo equipaggio e, per migliorare la supervisione e ridurre al minimo il rischio di inesattezze nella busta paga.

Scenari reali

Ecco alcuni esempi di come questa funzionalità può essere utilizzata:

Iniziare con l'approvazione delle registrazioni orarie

Prima di poter iniziare a utilizzare l'approvazione delle registrazioni orarie, sono necessari alcuni passaggi iniziali di configurazione:

• Configurare i permessi del ruolo utente per membri del personale e manager.
• Abilitare l'approvazione per le ore lavorate inviate.
• Configurare le ore minime retribuite (se necessario).

Permessi del ruolo utente

Gli utenti dovrebbero avere i diritti e l'accesso alle funzionalità pertinenti ai loro ruoli. Per consentire ai membri del personale di inviare le ore lavorative e ai manager di revisionarle e approvarle in il watch_later Modulo di registrazione del tempo, prima devono essere configurati i diritti appropriati all'interno del impostazioniModulo di configurazione. 

Abilita l'approvazione per le ore lavorate inviate

Il passo successivo per avviare l'approvazione della registrazione del tempo è abilitare l'approvazione per il tipo di ora Lavorata.

1. Vai al modulo impostazioniConfigurazione > Registrazione del tempo e delle ferie > Tipi di ore.
2. Seleziona il tipo di ora Lavorata e clicca su modifica MODIFICA
3. Seleziona "Sì" per l'opzione Richiede approvazione.
4. Conferma
5. Salva

Ore minime retribuite

In alcuni paesi, per ogni lavoro svolto da un membro del personale deve essere pagato un numero minimo di ore. A seconda della legislazione locale, potresti dover configurare questa impostazione di ore minime retribuite. Se configurata, verrà utilizzata nella colonna di controllo dell'approvazione per confrontare il numero di ore in ogni registrazione del tempo con le ore minime retribuite richieste.

1. Vai al modulo impostazioniConfigurazione > Registrazione del tempo e delle ferie > Registrazione del tempo.
2. Inserisci un numero di ore.
3. Salva

Gestisci le registrazioni orarie

Nel watch_later modulo di registrazione orarie, vedrai tutte le ore inviate inserite dai membri del personale, nel periodo di tempo selezionato. Appariranno come In sospeso nella colonna Stato della panoramica. Una volta che le ore inviate saranno validate, appariranno come Approvate.

Suggerimento Rentman: Aggiungi la colonna Stato alla panoramica della registrazione orarie, per vedere quali registrazioni orarie sono in sospeso e devono essere approvate. Puoi anche utilizzare l'impostazione predefinita per questa colonna.

Suggerimento Rentman: È anche possibile vedere lo stato di una registrazione orarie, tramite l'app, nella scheda Registrato del watch_later modulo di registrazione orarie.

La colonna di controllo dell'approvazione

Le icone ti aiutano a monitorare quali registrazioni orarie richiedono la tua attenzione. I colori delle icone indicano quale azione potrebbe essere necessaria.

Approva le registrazioni orarie utilizzando l'opzione di approvazione in blocco

1. Vai al watch_later modulo di registrazione del tempo
2. Seleziona una o più registrazioni orarie.
3. Nella parte superiore della panoramica, clicca su APPROVA 

Approva le registrazioni orarie utilizzando la barra laterale Dettagli registrazione del tempo

1.  
   1. Vai al watch_later modulo di registrazione del tempo.
   2. Passa sopra una registrazione del tempo.
   3. Clicca su menu_openDettagli per aprire la barra laterale Dettagli registrazione del tempo.
   4. Clicca su APPROVA 

Approva la registrazione del tempo utilizzando il flusso

Questa opzione è utile quando hai bisogno di rivedere, eventualmente aggiustare e approvare molte registrazioni orarie.

1. Vai al watch_later modulo di registrazione orarie.
2. Fai doppio clic su una registrazione del tempo o selezionala e clicca su edit MODIFICA nella parte superiore della panoramica. 
3. (Opzionale) Aggiusta i dati.
4. Salva.
5. Clicca su APPROVA per approvare la registrazione orarie.
6. Clicca su  chevron_left per tornare alla registrazione del tempo precedente, oppure chevron_right per passare alla registrazione del tempo successiva.

Consiglio Rentman: Una volta approvate, le registrazioni orarie passano in modalità di sola lettura e non possono essere modificate, a meno che non vengano riportate allo stato di In sospeso.

Registrazioni orarie da aggiustare

Devi avere le autorizzazioni corrette per modificare le registrazioni orarie di altre persone.

1. Vai al watch_later modulo Registrazioni orarie.
2. Seleziona una registrazione del tempo e clicca su edit MODIFICA nella parte superiore della panoramica.
3. Aggiusta i dati.
4. Salva

Riportare le registrazioni orarie allo stato di In sospeso

Se viene commesso un errore durante il processo di approvazione, come ad esempio ore approvate incorrette o modifiche da apportare, è possibile riportare l'approvazione. Questo consente ai manager di apportare le modifiche necessarie e riapprovare la registrazione del tempo corretta.

Dalle Dettagli registrazione orarieModificando una registrazione orarie

1. Vai al watch_later modulo Registrazioni orarie.
2. Passa sopra una registrazione orarie.
3. Clicca su menu_openDettagli per aprire la barra laterale Dettagli registrazione del tempo.
4. Clicca su Torna in sospeso

1. Vai al watch_later modulo Registrazioni orarie.
2. Fai doppio clic su una registrazione orarie per modificarla, oppure seleziona una registrazione orarie e clicca su edit MODIFICA nella parte superiore della panoramica.
3. Clicca su check Approvato per riportare lo stato.
4. Aggiusta i dati e Salva le modifiche (se necessario).

Esportare le registrazioni orarie

Puoi esportare i tempi registrati in un file .xlsx, così da poter elaborare le ore lavorate dal tuo team nel software di contabilità preferito. Nota: Quando esporti le registrazioni orarie, comparirà un messaggio di avviso se ci sono registrazioni di tempo in sospeso.

Tieni traccia delle modifiche nelle registrazioni orarie

Domande frequenti