Revisione e approvazione delle registrazioni orarie prima dell'elaborazione della busta paga o dell'esportazione dei dati è un passaggio critico nella gestione aziendale efficace. Questo processo garantisce che le ore registrate rappresentino accuratamente il lavoro effettivamente svolto e aiuta a identificare eventuali discrepanze tra i membri del personale.

In questo articolo imparerai come gestire e approvare le registrazioni orarie inviate dai membri del tuo personale e, per migliorare la supervisione e ridurre al minimo il rischio di inesattezze nella busta paga.

Scenari reali

Ecco alcuni esempi di come questa funzionalità può essere utilizzata:

Verifica più semplice delle ore lavorative

Un membro del personale era stato pianificato per 4 ore, ma ha registrato 6 ore di lavoro effettive. La differenza era dovuta a problemi tecnici durante l’evento e richiedeva una verifica da parte del responsabile. Senza un processo di approvazione delle registrazioni orarie, il team HR avrebbe dovuto riconciliare manualmente la discrepanza, con il rischio di errori o inesattezze nei cedolini paga. Grazie a una funzionalità strutturata di approvazione del tempo registrato, le ore pianificate e quelle effettive possono essere confrontate facilmente, garantendo una retribuzione corretta e riducendo al minimo ritardi o errori nell’elaborazione delle buste paga.

Maggiore sicurezza durante l’esportazione dei dati per le buste paga

Durante l’esportazione delle ore di lavoro per l’elaborazione delle buste paga, alcune registrazioni potrebbero risultare non approvate, compromettendo la precisione dei dati.
Grazie alla notifica automatica di errore integrata, il team di gestione viene avvisato immediatamente, assicurando che tutte le registrazioni orarie siano revisionate e convalidate prima dell’esportazione. Questo garantisce accuratezza e conformità nel processo di elaborazione delle paghe.

Notifiche ai membri del personale

Un tecnico luci invia le proprie ore per un turno notturno. Il supervisore le modifica per garantire la correttezza dei dati. Il tecnico riceve una notifica automatica e può consultare le modifiche nella sezione Cronologia, comprendendo esattamente quali variazioni sono state effettuate.

Iniziare con l'approvazione delle registrazioni orarie

Prima di poter iniziare a utilizzare l'approvazione delle registrazioni orarie, sono necessari alcuni passaggi iniziali di configurazione:

Configurare i permessi del ruolo utente per membri del personale e manager.
Abilitare l'approvazione per le ore lavorate inviate.
Configurare le ore minime retribuite (se necessario).

Permessi del ruolo utente

Gli utenti dovrebbero avere i diritti e l'accesso alle funzionalità pertinenti ai loro ruoli. Per consentire ai membri del personale di inviare le ore lavorative e ai manager di revisionarle e approvarle nel modulo watch_later Registrazioni orari, prima devono essere configurati i diritti appropriati all'interno del modulo impostazioniConfigurazione.

Abilita l'approvazione per le ore lavorate inviate

Il passo successivo per avviare l'approvazione delle registrazioni orarie è abilitare l'approvazione per il tipo di ora Lavorata.

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Vai al modulo impostazioniConfigurazione > Registrazione oraria e assenze > Tipi di ora;
seleziona il tipo di ora Lavorata e clicca su modifica MODIFICA;
seleziona "Sì" per l'opzione Richiede approvazione;
Conferma.
Salva.

Ore minime retribuite

In alcuni paesi, per ogni lavoro svolto da un membro del personale deve essere pagato un numero minimo di ore. A seconda della legislazione locale, potresti dover configurare questa impostazione di ore minime retribuite. Se configurata, verrà utilizzata nella colonna di controllo dell'approvazione per confrontare il numero di ore in ogni registrazione oraria con le ore minime retribuite richieste.

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Vai al modulo impostazioniConfigurazione > Registrazione oraria e assenze > Registrazione oraria;
inserisci un numero di ore;
Salva.

Gestione delle registrazioni orarie

Nel watch_later modulo di registrazione orarie, vedrai tutte le ore inviate inserite dai membri del personale, nel periodo di tempo selezionato. Appariranno come In sospeso nella colonna Stato della panoramica. Una volta che le ore inviate saranno validate, appariranno come Approvate.

Suggerimento: aggiungi la colonna Stato alla panoramica della registrazione orarie, per vedere quali registrazioni orarie sono in sospeso e devono essere approvate. Puoi anche utilizzare l'impostazione predefinita per questa colonna.

Suggerimento: è anche possibile vedere lo stato di una registrazione orarie, tramite l'app, nella scheda Registrato del modulo watch_later Registrazione orari.

La colonna di controllo dell'approvazione

Le icone ti aiutano a monitorare quali registrazioni orarie richiedono la tua attenzione. I colori delle icone indicano quale azione potrebbe essere necessaria.

Ore registrate vs. ore pianificate.

Verde: perfettamente allineate

Giallo: differenza inferiore a 30 minuti

Rosso: differenza superiore a 30 minuti

Grigio: nessuna attività pianificata per questa registrazione del tempo

Differenze tra membri del personale sulla stessa attività

Verde: perfettamente allineate

Giallo: differenza inferiore a 30 minuti

Rosso: differenza superiore a 30 minuti

Grigio: nessun altro membro del personale ha registrato il tempo per la stessa attività

Attività collegata nella registrazione orarie

Verde: un'attività pianificata è collegata

Giallo: un'attività manuale è collegata

Rosso: nessuna attività è collegata

Tempo registrato vs. ore minime retribuite

Verde: il tempo registrato soddisfa o supera il minimo richiesto

Rosso: il tempo registrato è inferiore al minimo richiesto

Nota: questa icona non compare se le ore minime retribuite non sono configurate.

Conferma più registrazioni orarie con un’unica azione

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Vai al modulo watch_later Registrazione orari;
seleziona una o più registrazioni orarie;
nella parte superiore della panoramica, clicca su APPROVA

Approva le registrazioni orarie utilizzando la barra laterale Dettagli

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Vai al modulo watch_later Registrazione orari;
passa sopra una registrazione oraria;
clicca su menu_openDettagli per aprire la barra laterale Dettagli;
clicca su APPROVA

Utilizza il flusso per approvare le registrazioni orarie

Questa opzione è utile quando hai bisogno di rivedere, eventualmente aggiustare e approvare molte registrazioni orarie.

time approval flow.gif

Vai al modulo watch_later Registrazione orari;.
fai doppio clic su una registrazione oraria o selezionala e clicca su edit MODIFICA nella parte superiore della panoramica;
(opzionale) aggiusta i dati;
Salva.
clicca su APPROVA per approvare la registrazione orarie;
clicca su per tornare alla registrazione oraria precedente, oppure per passare alla registrazione del tempo successiva.

Suggerimento: una volta approvate, le registrazioni orarie passano in modalità di sola lettura e non possono essere modificate, a meno che non vengano riportate allo stato di In sospeso.

Modificare le registrazioni orarie

Devi avere le autorizzazioni corrette per modificare le registrazioni orarie di altre persone.

adjust time registration.gif

Vai al watch_later modulo Registrazioni orari;
seleziona una registrazione oraria e clicca su edit MODIFICA nella parte superiore della panoramica;
aggiusta i dati;
Salva.

Riportare le registrazioni orarie allo stato In sospeso

Se viene commesso un errore durante il processo di approvazione, come ad esempio ore approvate incorrette o modifiche da apportare, è possibile riportare l'approvazione. Questo consente ai manager di apportare le modifiche necessarie e riapprovare la registrazione del tempo corretta.

Dalla barra DettagliModificando una registrazione oraria

Vai al modulo watch_later Registrazioni orari;
passa sopra una registrazione oraria;
clicca su menu_openDettagli per aprire la barra laterale Dettagli;
clicca su Torna a in sospeso

Vai al modulo watch_later modulo Registrazioni orari;
fai doppio clic su una registrazione orarie per modificarla, oppure seleziona una registrazione orarie e clicca su edit MODIFICA nella parte superiore della panoramica;
clicca su "Approvato" per ripristinare lo stato;
aggiusta i dati e Salva le modifiche (se necessario).

Esportare le registrazioni orarie

Puoi esportare le registrazioni orarie in un file .xlsx, così da poter elaborare le ore lavorate dal tuo team nel software di contabilità preferito.

Nota: quando esporti le registrazioni orarie, comparirà un messaggio di avviso se ci sono registrazioni di tempo in sospeso.

Tieni traccia delle modifiche nelle registrazioni orarie

Domande frequenti

Cosa succede se qualcuno invia una registrazione in ritardo?

Le registrazioni orarie inviate in ritardo appaiono come In sospeso. Puoi filtrarle e approvarle facilmente prima dell'esportazione della busta paga.

Le ore in sospeso vengono conteggiate nel totale delle ore lavorate?

No, solo le registrazioni orarie approvate sono incluse nel totale delle ore lavorate mostrato nella barra laterale Dettagli.

C'è un modo per sapere quante ore devono ancora essere approvate?

Sì, puoi vederlo controllando la riga Ore di lavoro in sospeso nella barra laterale Dettagli.

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