Met de aanpasbare uitnodigingstemplates in Rentman maak je gepersonaliseerde berichten die de communicatie verbeteren en workflows stroomlijnen. Je maakt gepersonaliseerde headers, voegt branding en specifieke gegevens toe en maakt visueel aantrekkelijke berichten.

Door deze persoonlijke benadering bouw je sterkere banden op met je team, verbeter je responspercentages en waarborg je heldere communicatie. Met deze functie versturen planners professionele, branded uitnodigingen die aansluiten bij de unieke behoeften en hebben daarnaast de flexibiliteit om persoonlijke berichten aan een uitnodiging toe te voegen.

Waarom is het aanpassen van uitnodigingen belangrijk?

Met de uitnodigingstemplates maak je gepersonaliseerde, professionele berichten met details zoals een aanhef, functie-informatie, merkelementen en een handtekening. Dit zorgt voor herkenbaarheid en goed geïnformeerde werknemers.

Het overkoepelende doel is om responspercentages te verbeteren door essentiële details (zoals de naam en locatie van de klant) op een duidelijke, beknopte manier te presenteren. Dit maakt het voor freelancers makkelijker om snel te reageren.

Door alle communicatie binnen Rentman te houden, bespaar je tijd, vermijd je dubbel werk en behoud je een gecentraliseerde workflow voor planning en organisatie.

Praktijkscenario's

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van het gebruik van deze functionaliteit:

Aan de slag met het aanpassen van uitnodigingstemplates

Het aanpassen van uitnodigingstemplates gebeurt in twee verschillende fasen. Eerst maak je templates in de settings Configuratiemodule waar je een logo toevoegt, een aangepaste aanhef en een introductietekst instelt en aangepaste berichten voor elk type uitnodiging toevoegt; definitieve planning, conceptplanning, beschikbaarheid en reserveringen. Je bepaalt ook welke van de volgende informatie in uitnodigingen wordt getoond:

• Vervaldatum - de deadline voor medewerkers om te reageren op de uitnodiging.
• Locatie - locatie van het project. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan deze informatie pas beschikbaar te maken totdat de uitnodiging is geaccepteerd.
• Naam van de klant - de naam van de klant van het project. Je hebt de optie om dit weg te laten voor uitnodigingen.
• Functiegroepen - de functiegroep in het project. Soms is deze informatie niet nodig, dus geven gebruikers geven er de voorkeur aan om dit niet te delen en zo de uitnodigingen kort en duidelijk te houden.
• Projectleider - de naam dan de projectleider. Je geeft aan wie de projectleider is in het tabblad Personeelsplanning van het project.
• Accountmanager - de accountmanager van het project die verantwoordelijk is voor een project in Rentman.

Zo stel je uitnodigingstemplates in:

1. Ga naar de settings Configuratiemodule > Communicatie > Uitnodigingen
2. Stel de opties in.
   
   Opties

   E-mail

   Afzender e-mailadres - Het e-mailadres van waaruit de uitnodiging verstuurd wordt.

   Gebruik BCC - Kies of je de BCC wilt gebruiken zodat je manager of collega's automatisch een kopie van de e-mail ontvangen. Geef de BCC-e-mailadressen op wanneer je 'Ja' kiest.

   Aparte e-mailhandtekening

   Kies of je een aparte e-mailhandtekening wilt gebruiken. Je kunt ook variabelen gebruiken in je e-mailhandtekening.

   Logo

   Je kan een bestand van het logo van je bedrijf toevoegen om op te nemen in de e-mailuitnodigingen die vanuit je Rentman-workspace worden verzonden.

   Aangepaste e-mailinhoud

   E-mailonderwerp - Voeg een aangepast onderwerp toe voor de e-mailuitnodigingen die naar je teamleden worden verzonden.

   Aanhef en begroetingen - Voeg aangepaste aanhef en begroetingen toe. Je kunt hier ook variabelen gebruiken.

   Aangepaste berichten per uitnodigingstype

   Voeg een ander bericht toe voor elk uitnodigingstype (definitieve planning, conceptplanning, beschikbaarheidsverzoek en reservering). Rentman biedt standaard uitnodigingsteksten die duidelijke instructies bevatten en verwachtingen aangeven, zoals: "Na bevestiging word je ingepland op de functie."

   Als Personeelsplanner kun je deze standaardteksten gebruiken om duidelijkheid te communiceren wat het doel van de uitnodiging is. Wanneer je deze teksten aanpast, zorg er dan voor dat de wijzigingen overeenkomen met het daadwerkelijke uitnodigingsproces.

   Gebruik de Standaardwaarden herstellen knop om een specifiek uitnodigingstype te resetten. Om alle uitnodigingsteksten in één keer te resetten, gebruik de Standaardwaarden herstellen knop bovenaan het Gedeelte Aangepaste berichten per uitnodigingstype. Wees voorzichtig met deze optie, want het overschrijft alle aangepaste teksten.

   

   Informatie tonen

   Selecteer welke informatie er standaard getoond wordt in de uitnodiging. Je kan informatie ook wijzigen op het moment waarop je de uitnodiging verzendt (als je bijvoorbeeld de naam van de klant niet met een freelancer wil delen bijvoorbeeld)
   

3. (Optioneel) Klik op Voorbeeld bekijken om de wijzigingen in te zien.
4. Opslaan

Nadat je de templates hebt ingesteld, kun je de uitnodigingen verder aanpassen in de account_circle Personeelsplanner.

Lees dit artikel voor meer informatie over het aanpassen van uitnodigingen terwijl je ze verzendt.