Het controleren en goedkeuren van tijdregistraties vóór de verwerking van de salarisadministratie of gegevensexport is een cruciale stap in effectief bedrijfsbeheer. Dit proces zorgt ervoor dat geregistreerde uren nauwkeurig overeenkomen met het daadwerkelijk uitgevoerde werk en helpt eventuele verschillen tussen medewerkers te identificeren.

In dit artikel leer je hoe je tijdregistraties beheert en goedkeurt die zijn ingediend door medewerkers, om toezicht te verbeteren en het risico op onnauwkeurigheden in de salarisadministratie te minimaliseren.

Real-life scenarios

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe deze functionaliteit kan worden gebruikt:

Aan de slag met goedkeuring van tijdregistraties

Voordat je kunt beginnen met het goedkeuren van tijdregistraties, zijn er een paar stappen nodig om hier optimaal gebruik van te maken:

• Configureer gebruikersrolmachtigingen voor teamleden en managers.
• Schakel goedkeuring in voor ingediende gewerkte uren.
• Configureer het minimum aantal betaalde uren (indien nodig).

Gebruikersrolmachtigingen

Gebruikers moeten passende rechten en toegang tot functionaliteiten hebben die relevant zijn voor hun rollen. Om bemanningsleden in staat te stellen hun werkuren in te dienen en managers in staat te stellen deze te controleren en goed te keuren in de watch_later Module Tijdsregistratie, moeten eerst de juiste rechten geconfigureerd worden binnen de settingsModule Configuratie. 

Schakel goedkeuring in voor ingediende gewerkte uren

De volgende stap bij het starten van goedkeuring van tijdsregistratie is het inschakelen van goedkeuring voor het type Gewerkte uren. 

1. Navigeer naar het settingsModule Configuratie > Tijdregistratie en verlof > Uurtypen.
2. Selecteer het uurtype Gewerkt en klik op edit BEWERKEN
3. Selecteer "Ja" voor de optie Vereist goedkeuring.
4. Bevestigen
5. Opslaan

Minimale betaalde uren

In sommige landen moet er een minimum aantal uren betaald worden voor elke taak die door een bemanningslid wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de lokale wetgeving moet je deze instelling voor minimale betaalde uren configureren. Indien geconfigureerd, zal dit worden gebruikt in de goedkeuringscontrolekolom om het aantal uren in elke tijdregistratie te vergelijken met de vereiste minimale betaalde uren.

1. Navigeer naar het settingsModule Configuratie > Tijdregistratie en verlof > Tijdregistratie.
2. Voer een aantal uren in.
3. Opslaan

Tijdregistraties beheren

In de watch_later Tijdregistratiemodule zie je alle ingevoerde uren door de medewekers, in de geselecteerde tijdsperiode. Ze zullen verschijnen als In afwachting in de kolom Status van het overzicht. Zodra de ingediende uren zijn gevalideerd, zullen ze verschijnen als Goedgekeurd.

Rentman Tip: Voeg de kolom Status toe aan je Overzicht van tijdregistraties, om te zien welke tijdregistraties in behandeling zijn en goedgekeurd moeten worden. Je kunt ook de standaard kolomset hiervoor gebruiken.

Rentman Tip: Het is ook mogelijk om de status van een tijdregistratie te zien via de app, in het Geregistreerd tabblad van watch_later Module Tijdregistratie.

De goedkeuringscontrolekolom

De pictogrammen helpen je bijhouden welke tijdregistraties jouw aandacht nodig hebben. De kleuren van de pictogrammen geven aan welke actie mogelijk vereist is.

Tijdregistraties goedkeuren met de bulkgoedkeuringsoptie

1. Navigeer naar de watch_later Module Tijdregistratie
2. Selecteer één of meerdere tijdregistraties.
3. In het bovenste gedeelte van het overzicht, klik op GOEDKEUREN

Tijdregistraties goedkeuren met de zijbalk Details tijdregistratie

1. Navigeer naar de watch_later Module Tijdregistratie.
2. Plaats de muis op een tijdregistratie.
3. Klik op menu_openDetails om de zijbalk Details tijdregistratie te openen.
4. Klik op GOEDKEUREN

Tijdregistratie goedkeuren met de flow

Deze optie is handig wanneer je veel tijdregistraties moet controleren, mogelijk aanpassen en goedkeuren.

1. Navigeer naar de watch_later Module Tijdregistratie.
2. Dubbelklik op een tijdregistratie of selecteer er een en klik op edit BEWERKEN in het bovenste gedeelte van het overzicht. 
3. (Optioneel) Pas de gegevens aan.
4. Opslaan.
5. Klik op GOEDKEUREN om de tijdregistratie goed te keuren.
6. Klik op  chevron_left om terug te gaan naar de vorige tijdregistratie, of chevron_right om naar de volgende tijdregistratie te gaan.

Rentman Tip: Zodra goedgekeurd, gaan de tijdsregistraties naar de alleen-lezen modus en kunnen ze niet worden gewijzigd, tenzij ze worden teruggezet naar de status In afwachting.

Tijdsregistraties aanpassen

Je moet de juiste rechten hebben om de tijdsregistraties van andere mensen te bewerken.

1. Ga naar de watch_later Module Tijdsregistratie.
2. Selecteer een tijdsregistratie en klik op edit BEWERKEN bovenaan het overzicht.
3. Pas de gegevens aan.
4. Opslaan

Tijdsregistraties terugzetten naar de status In afwachting

Als er een fout is gemaakt tijdens het goedkeuren, zoals onjuiste uren die zijn goedgekeurd of wijzigingen die moeten worden aangebracht, is het mogelijk om de goedkeuring terug te draaien. Dit stelt managers in staat om de nodige aanpassingen te maken en de gecorrigeerde tijdsregistratie opnieuw goed te keuren.

Vanuit de Details tijdsregistratieDoor een tijdsregistratie te bewerken

1. Ga naar de watch_later Module Tijdsregistratie.
2. Plaats de muisaanwijzer op een tijdsregistratie.
3. Klik op menu_openDetails om de zijbalk Details tijdsregistratie te openen.
4. Klik op Terug naar in afwachting

1. Ga naar de watch_later Module Tijdsregistratie.
2. Dubbelklik op een tijdsregistratie om deze te bewerken, of selecteer een tijdsregistratie en klik op edit BEWERKEN bovenaan het overzicht.
3. Klik op check Goedgekeurd om de status terug te zetten.
4. Wijzig de gegevens en Opslaan je wijzigingen op (indien nodig).

Tijdsregistraties exporteren

Je kunt de geregistreerde tijden exporteren naar een .xlsx-bestand, zodat je de gewerkte uren van je team eventueel kunt verwerken in een boekhoudpakket. Let op: Bij het exporteren van tijdregistraties verschijnt er een waarschuwingsbericht als er nog tijdregistraties in behandeling zijn.

Houd wijzigingen in tijdregistraties bij

Veelgestelde vragen