Na het ontvangen een melding voor goedkeuring van een inkooporder, wil je als Power User de orderstatus bekijken en een beslissing nemen. Je kan inkooporder goedkeuren, afwijzen of volledig annuleren.
In dit artikel lees je hoe je een inkooporder maakt.
Kosten vergelijken
Vergelijk de goedgekeurde kosten met de totale kosten voordat je een inkooporder verstuurt. Controleer de rij 'Kostenvergelijking' onder 'Details' en krijg snel inzicht in of de kosten gelijk, hoger of lager zijn.
Een inkooporder kan alleen worden gegenereerd wanneer de totale kosten niet hoger zijn dan de goedgekeurde kosten. Stijgen de kosten na goedkeuring? Dan moet de inkooporder opnieuw worden goedgekeurd.
Inkooporder verzenden en voltooien
Zodra de inkooporder overeenkomt en is goedgekeurd, maakt een medewerker een document om te verzenden door te klikken op Document maken.
Na verzending van het document, wordt de inkooporder automatisch als verzonden gemarkeerd. Wijzig handmatig de status naar Voltooid wanneer je wil.
Wanneer je een document genereert waaraan een inhuurovereenkomst is gekoppeld, wordt de inhuurbon aan het inkooporderdocument toegevoegd. De exacte inhoud van de inkooporder is hierdoor duidelijker is.
Statussen en Inkooporder geschiedenis
De status van een inkooporder geeft inzicht in de voortgang en de huidige fase. De statusgeschiedenis van een specifieke inkooporder vind je in het gedeelte Inkooporder geschiedenis.
| Status | Omschrijving |
|
Concept |
Wanneer de inkooporder voor het eerst wordt aangemaakt, krijgt deze standaard de status Concept. |
| Wacht op goedkeuring | De inkooporder is aangemaakt, maar nog niet verzonden ter goedkeuring. |
| Goedgekeurd | Een Power User heeft de inkooporder goedgekeurd en is klaar voor verzending. Alleen Power Users met de juiste gebruikersrol kunnen een inkooporder goedkeuren. |
| Verzonden | Het document is gegenereerd en naar de klant verzonden. De status wordt automatisch gemarkeerd als Verzonden wanneer je verzend via Rentman. |
| Voltooid | Wijzig de status handmatig naar Voltooid, zodra de klant de inkooporder heeft ontvangen en jij tevreden bent met de voortgang. |
| Afgekeurd | Deze inkooporder klopt om welke reden dan ook niet (kosten, leverancier, enz.). Pas de inkooporder aan en probeer opnieuw. Wijzig de bestelling en vraag deze opnieuw aan. |
| Geannuleerd | Je wil deze inkooporder direct annuleren en niet aanpassen. Deze actie is onomkeerbaar. |