Om je medewerkers voor projecten in te plannen, moet je van tevoren hun beschikbaarheid weten. In dit artikel leggen we uit hoe je de beschikbaarheid van medewerkers kan invullen en inzien.

Bekijk onze video over de account_circle Personeelsplanner module voor visuele uitleg.

-

Overzicht beschikbaarheid

Selecteer een functie in het tabblad Personeelsplanning of in de account_circle Personeelsplanner module om te zien welke medewerkers beschikbaar zijn. De beschikbaarheid wordt getoond links in de medewerker kolom en kleuren geven een indicatie of iemand kan werken. Medewerkers kunnen getoond worden in de volgende kleuren:

Geen kleur: Beschikbaarheid onbekend.

Groen: Beschikbaar, medewerker kan ingepland worden op de functie.

Rood: Niet beschikbaar, medewerker kan niet ingepland worden op de functie.

Geel

: Uitgenodigd, medewerker is uitgenodigd voor een functie of beschikbaarheid maar heeft nog niet geantwoord.

Donkergroen

: Gereservereerd, medewerker is gereserveerd voor een bepaalde periode (let op; het reserveren van medewerkers is alleen mogelijk in de uitgebreide account_circle Personeelsplanner module).

Invullen beschikbaarheid medewerker

Er zijn drie manieren om de beschikbaarheid van medewerkers (en freelancers) in te vullen:

Vul zelf de beschikbaarheid van een medewerker in

Als je de beschikbaarheid van medewerkers zelf weet, kan je dit zelf invullen in de event Mijn agenda module of de account_circle Personeelsplanner module. Om dit in de Personeelsplanner module te doen:

1. Selecteer een medewerker in de linker kolom.
2. Open de tijdlijn watch_later
3. Klik en sleep in de tijdlijn om een periode te selecteren.
4. Kies een Actie in het dropdown menu.
5. Klik op  Selecteren

Laat medewerkers hun eigen beschikbaarheid invullen

Met de juiste rechten voor medewerkers, kunnen zij hun eigen beschikbaarheid invullen via de event Mijn agenda module.

Vraag beschikbaarheid op voor de tijd van een functie

Als je wilt weten of iemand beschikbaar is voor een functie - zonder informatie vrij te geven over de functie - kan je de beschikbaarheid opvragen voor de tijden van een functie.

Tijdlijn beschikbaarheid

De tijdlijn die de beschikbaarheid laat zien geeft je een compleet overzicht van de beschikbaarheid, planning, afspraken en reserveringen van één of meerdere medewerkers. Je kan de tijdlijn openen en sluiten door op watch_later Open tijdlijn te klikken.

In de medewerkerskolom (links), kan je één of meerdere medewerkers selecteren om hun beschikbaarheid en planning weer te geven in de tijdlijn. Je kan ook een functie of medewerkers gepland op een functie selecteren om weer te geven in de tijdlijn.

• In rood en groen wordt aangegeven of een medewerker beschikbaar is of niet.
• Een medewerkers geplande functie wordt getoond in blauw (zichtbaar) of lichtblauw (onzichtbaar).

In bovenstaand voorbeeld is de medewerker niet beschikbaar op woensdag, beschikbaar op donderdag en op vrijdag is de beschikbaarheid niet bekend. 

Beschikbaar of niet?

Een medewerker wordt getoond als (on)beschikbaar gebaseerd op verschillende factoren. Hieronder staan de verschillende situaties uitgelegd.

Niet beschikbaar

• Medewerker is al gepland op een functie met dezelfde of overlappende tijden.
• Medewerker heeft een afspraak - Afspraak geeft aan dat hij niet op andere functies kan werken.
• Medewerker heeft in het rooster aangegeven dat hij of zij niet beschikbaar is.
• Medewerker heeft geantwoord met 'Niet beschikbaar' voor een uitnodiging.

Beschikbaar

• Medewerker heeft aangegeven beschikbaar te zijn in het rooster.
• Medewerker heeft geantwoord met 'Beschikbaar' voor een uitnodiging.
• Medewerker is gereserveerd voor een bepaalde tijdsperiode (alleen mogelijk in uitgebreide account_circle Personeelsplanner module).

Wat gebeurt er met de beschikbaarheid als een medewerker gedeeltelijk (on)beschikbaar is?

• Als een medewerker gedeeltelijk onbeschikbaar is gedurende de tijdsperiode van een functie zal hij of zij niet beschikbaar zijn.
• Als een medewerker gedeeltelijk beschikbaar is gedurende de functieperiode en voor de rest van de periode de beschikbaarheid onbekend is, is hij of zij beschikbaar.