Om medewerkers op projecten te plannen is het handig (maar niet verplicht) om te weten wanneer ze beschikbaar zijn. In dit artikel lees je hoe beschikbaarheid invoert en bekijkt.

.

Overzicht beschikbaarheid 

De beschikbaarheid van medewerkers wordt getoond door middel van kleuren:

Geen kleur: Beschikbaarheid onbekend

Groen: Beschikbaar om op een functie te plannen.

Rood: Niet beschikbaar om op een functie te plannen.

Geel

: Uitgenodigd voor een functie of beschikbaarheid opgevraagd - nog geen antwoord ontvangen.

De beschikbaarheid van medewerkers is op meerdere locaties in te zien:

Personeelsplanner Planningskaart Personeelsplanning tabblad

De account_circle Personeelsplannermodule geeft een overzicht van alle personeels- en transportfuncties in je projecten, inclusief de beschikbaarheid van personeel.
Zo bekijk je de beschikbaarheid van een medewerker:

1. Open de account_circle Personeelsplannermodule
2. Selecteer de gewenste tijdsperiode. 

3. Sleep de beschikbaarheidstijdlijn open en selecteer de medewerkers waarvan je de beschikbaarheid wil inzien.

Je kan ook de kolom Medewerkers gebruiken om beschikbaarheid te bekijken:

1. Selecteer een functie.
2. Sleep de kolom aan de zijkant om deze te openen.

In de agendakaart van een medewerker vind je ook meer informatie over diens beschikbaarheid:

1. Ga naar de people Medewerkersmodule.
2. Dubbelklik op een medewerker om de informatiepagina te openen.
3. Je vind de kaart onder het kopje Agenda.

Ten slotte is de beschikbaarheid van medewerkers ook te vinden in het tabblad Personeelsplanning van een project:

1. Ga naar het tabblad Personeelsplanning van een project
2. Selecteer een functie.
3. (Optioneel) Klik op watch_later Open tijdlijn om de beschikbaarheidstijdlijn van medewerkers te tonen.

Beschikbaarheid invoeren 

Er zijn drie manieren waarop beschikbaarheid van medewerkers en freelancers geregistreerd kan worden:

1. Zelf beschikbaarheid van medewerkers invoeren 

Als je op de hoogte bent van de beschikbaarheid van je medewerkers, kun je deze zelf invoeren in de event Mijn agendamodule of de account_circle Personeelsplannermodule. 

Personeelsplanner Mijn agenda

1. Open de watch_later tijdlijn.
2. Selecteer de medewerker(s) in de watch_later tijdlijn.
3. Klik en sleep in de tijdlijn (op hetzelfde niveau als de naam van de medewerker) om een tijdsperiode te selecteren.
4. Selecteer Beschikbaarheid in de pop-up die verschijnt.
5. Voer de beschikbaarheid van de medewerker(s) in: Beschikbaar, Niet beschikbaar of Onbekend.
6. (Optioneel) Pas de tijdsperiode aan, stel een herhaling in of voeg een opmerking toe. Om beschikbaarheid van meerdere medewerkers toe te voegen, type je de namen en selecteer ze.
   
   Beschikbaarheid voor alle geselecteerde medewerkers toevoegen?

   Klik op more_vert Meer acties en selecteer "Alle geselecteerde medewerkers toevoegen."
   
7. Klik op Beschikbaarheid instellen

1. Klik op een datum of versleep om meerdere dagen in de kalender te selecteren.
2. Selecteer Beschikbaarheid.
3. Voer de beschikbaarheid van de medewerker(s) in: Beschikbaar, Niet beschikbaar of Onbekend.
4. (Optioneel) Pas de tijdsperiode aan, stel een herhaling in of voeg een opmerking toe. Om beschikbaarheid van meerdere medewerkers toe te voegen, type je de namen en selecteer ze.
   
   Beschikbaarheid voor alle geselecteerde medewerkers toevoegen?

   Klik op more_vert Meer acties en selecteer "Alle geselecteerde medewerkers toevoegen."
   
   Let op: Je eigen naam is standaard geselecteerd bij het invoeren van beschikbaarheid in de event Mijn agenaa module. Voer je beschikbaarheid van iemand anders in? Deselecteer dan je eigen naam.
5. Klik op Beschikbaarheid instellen

2. Medewerkers voeren zelf beschikbaarheid in

Tijdens het instellen van de gebruikersrechten van je medewerkers, kun je aangeven dat zij zelf beschikbaarheid in kunnen voeren via de event Mijn agenda module.

3. Beschikbaarheid opvragen voor een tijd of functie

Het kan voorkomen dat je iemand beschikbhaarheid wil opvragen, zonder verdere informatie over de taak te geven. Je kan dan beschikbaarheid voor een tijdsperiode of functie opvragen.

Beschikbaarheidstijdlijn

De beschikbaarheidstijdlijn biedt een compleet overzicht van beschikbaarheid, planning, afspraken en reserveringen van één of meerdere medewerkers. Je vindt de beschikbaarheidstijlijn in de people Medewerkersmodule, de account_circlePersoneelsplannermodule en het tabblad Personeelsplanning in een project.

Beschikbaar of niet?

Er zijn een aantal factoren waardoor een medewerker als (on)beschikbaar wordt getoond. Hieronder vind je een aantal situaties die zich voor kunnen doen:.

Niet beschikbaar
- De medewerker is al ingepland voor een funcite met dezelfde of overlappende tijdsperiodes.
- De medewerker heeft een afspraak, waardoor deze niet voor andere functies ingepland kan worden.
- De medewerker heeft in de planning aangegeven onbeschikbaar te zijn.
- De medewerker heeft op een uitnodiging gereageerd dat deze 'niet beschikbhaar' is.

Beschikbaar
- De medewerker heeft in de planning aangegeven beschikbaar te zijn.
- De medewerker heeft op een uitnodiging gereageerd 'beschikbaar' te zijn.
- De medewerker is voor een bepaalde periode gereserveerd (deze optie is alleen beschikbaar in de uitgebreide personeelsplanner).

Wat gebeurt er wanneer een medewerker gedeeltelijk beschikbaar/onbeschikbaar is?

• Wanneer een medewerker gedeeltelijk niet beschikbaar is tijdens een periode of functie, wordt deze als onbeschikbaar getoond.
• Wanneer een medewerker gedeeltelijk beschikbaar is tijdens een periode of functie en de beschikbaarheid voor de resterende tijd is onbekend, wordt deze als beschikbaar getoond.