In dit artikel lees je hoe je het afzenderadres van e-mails die je vanuit Rentman verzendt wijzigt en hoe je jouw eigen e-maildomein verifieert. Een geverifieerd domein kan gedeeld worden met je andere workspaces. Een domein dat je niet meer gebruikt kun je verwijderen.
Het afzenderadres wijzigen
Rentman verstuurt standaard e-mails vanaf jouwworkspacenaam@rentmanclient.com. Je kan e-mails ook versturen vanaf het e-mailadres van de medewerker die ze verzendt of vanaf een aangepast e-mailadres.
- Ga naar de settingsConfiguratiemodule > Communicatie > E-mail.
- Kies een van de opties voor Standaard afzender.
| jouwworkspacenaam@rentmanclient.com | Dit e-mailadres wordt aangemaakt wanneer jouw account wordt ingesteld. Alle e-mails tonen dit adres als afzender, ongeacht wie de e-mail verzendt. Antwoorden worden verzonden naar het e-mailadres van de gebruiker die de e-mail heeft verzondenl. |
| E-mailadres medewerker | Rentman gebruikt het e-mailadres in het gedeelte Inloggegevens op het tabblad Gegevens van de medewerker in de groupMedewerkersmodule. Ontvangers zien het adres van de gebruiker die de e-mail verzendt en antwoorden worden naar die gebruiker gestuurd. |
| Aangepast e-mailadres | Je voert het adres in naast het veld Standaard afzender. Alle e-mails tonen dit adres als afzender, ongeacht wie er is ingelogd. Antwoorden worden naar hetzelfde adres verzonden. |
Jouw e-maildomein verifiëren
Wanneer je een domein verifieert, zoals voorbeeld.com, kan Rentman e-mails verzenden vanaf adressen op dat domein, bijvoorbeeld maria@example.com. Door jouw domein te verifiëren:
- Wordt "via rentmanclient.com" uit e-mails die je vanuit Rentman verzendt verwijderd.
- Verkleint de kans dat e-mails van jouw workspace als spam worden gemarkeerd.
Je kan zoveel domeinen verifiëren als je nodig hebt.
- Ga naar de settingsConfiguratiemodule > Communicatie > E-mail.
- Klik op + Domein toevoegen in de sectie Domeinverificatie.
- Voer het domein in dat je wil verifiëren.
- Klik op Opslaan.
- Voeg de DNS-records die Rentman weergeeft toe aan de DNS-instellingen bij je domeinprovider.
- Klik op Domein verifiëren.
De DNS-records zijn Sender Policy Framework (SPF)- en DomainKeys Identified Mail (DKIM)-records. Deze records laten e-mailproviders zien dat Rentman gemachtigd is om e-mails voor jouw domein te verzenden.
Als de verificatie slaagt, ontvang je een bevestiging en wordt het domein weergegeven als Geverifieerd. Als de verificatie mislukt, ontvang je een foutmelding. Bekijk ons artikel over het oplossen van problemen met domeinverificatie.
Een geverifieerd domein in meerdere workspaces gebruiken
Als je bedrijf meerdere Rentman-workspaces heeft, kun je in elk van deze workspaces hetzelfde geverifieerde domein gebruiken. Je exporteert een deelcode vanuit de oorspronkelijke workspace, de workspace waar je het domein voor het eerst hebt toegevoegd en geverifieerd. Vervolgens importeer je deze code in de andere workspace. Je hoeft je DNS-instellingen niet opnieuw aan te passen.
Een deelcode exporteren
- Ga naar de settingsConfiguratiemodule > Communicatie > E-mail in de oorspronkelijke workspace.
- Klik op more_vert naast het domein.
- Klik op Exporteren.
- Klik op content_copy naast de code.
- Klik op Sluiten.
Je kan alleen een geverifieerd domein exporteren en alleen vanuit de oorspronkelijke workspace. De deelcode is één uur geldig.
De deelcode in een andere workspace importeren
- Ga naar de settingsConfiguratiemodule > Communicatie > E-mail in de workspace waar je het domein wil gebruiken.
- Klik op Importeren in de sectie Domeinverificatie.
- Plak de code in het veld Code.
- Klik op E-maildomein importeren.
Het domein wordt getoond als Geverifieerd in deze workspace en je kan er direct e-mails vanuit verzenden.
Een e-maildomein verwijderen
Je kan zowel geverifieerde als niet-geverifieerde domeinen verwijderen, bijvoorbeeld om de domeinverificatie opnieuw te starten of om een domein naar een andere workspace te verplaatsen. Nadat je een domein hebt verwijderd, kun je vanuit die workspace geen e-mails meer verzenden.
Het resultaat van het verwijderen van een domein hangt af van de workspace waaruit je de verwijdering uitvoert:
| Een workspace die het domein importeerde | We verwijderen het domein alleen uit deze workspace. De oorspronkelijke workspace en alle andere workspaces die het domein hebben geïmporteerd, behouden het. |
| De oorspronkelijke workspace, wanneer het domein niet gedeeld is | We verwijderen het domein volledig uit Rentman. Je kan het later weer toevoegen, in deze of een andere workspace. |
| De oorspronkelijke workspace, wanneer het domein gedeeld is | Je kan het domein niet verwijderen. De optie om te verwijderen is uitgeschakeld totdat je het domein uit elke workspacee verwijdert waarin het is geïmporteerd. |
- Ga naar de settingsConfiguratiemodule > Communicatie > E-mail.
- Klik op more_vert naast het domein.
- Klik op Verwijderen.
- Klik op Verwijderen om te bevestigen.
- Klik op Opslaan.
Om een domein opnieuw te gebruiken nadat je het uit de oorspronkelijke workspace hebt verwijderd, moet je het opnieuw toevoegen en verifiëren. Controleer of de DNS-records bij je domeinprovider overeenkomen met de records die Rentman weergeeft.
Wanneer een domein niet-geverifieerd is
Rentman geeft een melding weer wanneer je een e-mailadres gebruikt van een niet-geverifieerd domein.
In de settingsConfiguratiemodule > Communicatie > E-mail wordt elk domein getoond als Geverifieerd of Niet-geverifieerd.
Als je een nieuw adres invoert in Facturen verzenden vanaf een apart e-mailadres, Offertes verzenden vanaf een apart e-mailadres of Uitnodigingen verzenden vanaf een apart e-mailadres, wordt er een bericht weergegeven als het domein niet geverifieerd is.
Er verschijnt een melding wanneer het domein van het afzenderadres niet geverifieerd is.
Er verschijnt een melding in het gedeelte Inloggegevens op het tabblad Gegevens van een medewerker wanneer het domein van diens e-mailadres niet is geverifieerd.
Gevolgen van het gebruik van een niet-geverifieerd afzenderadres
Wij versturen alle e-mails van Rentman via onze eigen servers. Ontvangende e-mailsystemen, zoals Gmail, Outlook en de mailservers van jouw bedrijf, controleren of deze servers gemachtigd zijn om e-mails voor jouw domein te verzenden. Dit doen ze met behulp van SPF, DKIM en DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).
Zonder verificatie ontbreekt deze autorisatie of is deze onvolledig. Dit kan de volgende problemen veroorzaken.
"via rentmanclient.com" wordt getoond aan ontvangers
Ontvangers kunnen zien dat de server die de e-mail heeft verzonden niet overeenkomt met het domein van het afzenderadres. In Gmail wordt de afzender dan weergegeven als <info@jouwdomein.com> via rentmanclient.com. Dit betekent dat we de e-mail namens jouw domein hebben verzonden zonder volledige authenticatie.
Spamfiltering of -blokkering
E-mailproviders zijn strenger met e-mails afkomstig van servers die niet geautoriseerd zijn voor jouw domein, vooral wanneer je domein een DMARC-beleid heeft. Dit kan leiden tot:
- Aflevering in spam
- Waarschuwingsbanners getoond aan de ontvanger
- In sommige gevallen wordt de e-mail afgewezen
Problemen bij het e-mailen naar adressen binnen je eigen domein
Je eigen mailserver voert dezelfde controles uit. E-mails van Rentman naar collega's op jouw domein kunnen:
- Gemarkeerd worden als pogingen tot spoofing
- In quarantaine geplaatst of afgewezen worden
- Beveiligingswaarschuwingen tonen aan de ontvanger
Afbeeldingen en inhoud standaard geblokkeerd
Gmail en Outlook hanteren strengere regels voor e-mails die de authenticatie niet of slechts gedeeltelijk doorstaan. Dit kan de volgende gevolgen hebben:
- Afbeeldingen worden standaard geblokkeerd
- "Afbeelding weergeven" waarschuwingen worden getoond
Zodra je jouw domein hebt geverifieerd, worden je e-mails geverifieerd en worden afbeeldingen normaal weergegeven.
Veelgestelde vragen
Wanneer je e-mails verstuurt vanaf het e-mailadres van een medewerker of vanaf een aangepast e-mailadres, moet je het domein verifiëren. Zonder verificatie is de kans groter dat je e-mails als spam worden gemarkeerd, waarschuwingslabels krijgen of niet worden bezorgd.
Het aangepaste e-mailadres is gekoppeld aan de workspace en wordt gebruikt voor alle e-mails die je verzendt. Controleer het domein van het adres voordat je het gebruikt.
Het domein wordt nog steeds gedeeld met andere workspaces. Verwijder het uit elke workspace die het heeft geïmporteerd en verwijder het vervolgens ook uit de oorspronkelijke workspace.
Het domein is al toegevoegd aan een andere Rentman-workspace. Als dat een van jouw workspaces is, exporteer dan een deelcode vanuit die workspacee en importeer deze in deze workspace. Als geen van je workspaces het domein gebruikt, neem dan contact op met ons supportteam.