Leestijd: 20min

Voordat je financiële documenten voor je klanten genereert, moet je een aantal zaken correct instellen. In dit artikel krijg je informatie over de valuta-instellingen, aanvullende voorwaarden, grootboeken en meer!

.

De valuta

De eerste stap is om op één lijn te zitten met je klanten als het gaat om prijzen die je communiceert met ze. Je moet de valuta aanduiden, zeker als je zaken doet met internationale klanten.

De algemene voorwaarden

Er zijn twee type voorwaarden:

• De algemene voorwaarden, de standaard voorwaarden die je stuurt met al je offertes. 
• De aanvullende voorwaarden, dit is 'platte' tekst waarvan je kan kiezen het mee te sturen met je documenten. 

De meerdaagse staffel

Vaak huur je materialen voor een langere periode uit en wil je de prijs aanpassen aan deze periode, zodat je de klant een aantrekkelijke prijs kan geven. Dit is hoe staffelgroepen werken.

Grootboeken beheren

De grootboeken worden in boekhouden gebruikt om facturen op te splitsen in verschillende categorieën. Dit is belangrijk wanneer het moment daar is dat je facturen gaat exporteren. Je zou samen met je accountant kunnen kijken om er zeker van te zijn dat je de juiste grootboeken aan het maken bent.

Dit kan een lastig onderwerp zijn, dus mocht het niet lukken, kom hier later dan op terug.

Stel je belastingsysteem in

Belasting is een lastig onderwerp, dus het beste is om dit nu direct te regelen voor de toekomst. Wees gerust, we gaan er samen stap voor stap doorheen.

De klassen kunnen standaard voor bijvoorbeeld materialen of functies ingesteld worden. Dit maakt dingen sneller en efficiënter als het op prijscalculatie van een evenement komt. We duiken hier later dieper op in.

Zorg dat klanten op tijd betalen

We hebben nog steeds geen project gemaakt, maar willen al wel weten wanneer een klant zal betalen. Het klinkt verwarrend, maar vertrouw mij maar, het bespaart een hoop tijd.

Als je een project maakt zal Rentman automatisch vertellen wanneer je moet factureren en of dit een hele of gedeeltelijke factuur moet zijn. Als het een gedeeltelijke factuur is zal Rentman je ook gewoon vertellen wanneer je het overige gedeelte moet factureren. Dit komt allemaal neer op factuurmomenten. Afhankelijk van hoe je ze instelt, word je verteld welk onderdeel van het project meteen gefactureerd moet worden na bevestiging van de klant en welk onderdeel tijdens (of na) het evenement gefactureerd moet worden.

Zodra een factuur is gemaakt, moet je het een vervaldatum geven. Dit kan je ook vooraf instellen en toepassen als nodig. 

Gefeliciteerd, je hebt het gedaan! Je hoeft je geen zorgen meer te maken over financiële informatie. Natuurlijk kan je later terugkomen en informatie aanpassen als nodig. Je kan nu andere onderdelen implementeren van de software, zoals voorraad, magazijn of je medewerkers als je dit nog niet had. 

Anders kan je starten met het implementeren van je documenten en communicatie voordat je doorgaat naar Level 1!

Als je verdere vragen of feedback hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team.