Iemand van buiten je bedrijf uitnodigen werkt anders dan een collega toevoegen. Diegene heeft nog geen Rentman-account. Door de uitnodiging wordt er dus een account aangemaakt. Het is goed om op de hoogte te zijn van de gevolgen voordat je de uitnodiging verstuurt.
In dit artikel lees je wat er gebeurt wanneer je een externe gebruiker uitnodigt, hoe je dit doet, wat deze gebruiker wel en niet kan zien en hoe je de toegang achteraf weer intrekt.
Wat gebeurt er als je externe gebruikers uitnodigt
Er gebeuren drie dingen wanneer je iemand per e-mail uitnodigt voor een projecttakenbord:
- Ze worden uitgenodigd voor jouw Rentman workspace. Ze ontvangen een uitnodiging en zodra ze deze accepteren, zijn ze lid van het team in jouw workspace.
- Ze zien het projecttakenbord in de Takenmodule. Het bord verschijnt in hun lijst met borden, naast elk ander bord waar ze toegang tot hebben gekregen.
- Ze zien alle aan het project gekoppelde taken. Niet een selectie van taken en niet alleen de taken die aan hen zijn toegewezen. Het hele bord.
Ze kunnen het project zelf niet openen. Dit is het onderdeel waarvan de meesten verwachten dat het anders werkt. Toegang tot een projecttakenbord betekent niet ook toegang tot het project zelf. Een externe gebruiker die aan een bord wordt toegevoegd, ziet alleen dat specifieke bord in de Takenmodule en verder niets van het project: geen materiaal, geen personeelsplanning en geen financiële gegevens.
Een externe gebruiker uitnodigen voor een projecttakenbord
- Open een projecttakenbord vanuit het tabblad Taken in een project of vanuit de Takenmodule.
- Klik op Delen.
- Voer het e-mailadres in van persoon die je wil uitnodigen.
- Klik op + Toevoegen [e-mailadres].
- Voer de naam in en selecteer een gebruikersrol.
- Klik op + Teamleden uitnodigen.
- Opslaan.
De persoon ontvangt een uitnodiging per e-mail. Zodra de uitnodiging wordt geaccepteerd, krijgt diegene toegang tot het bord. Er wordt dus niets gedeeld voordat dat gebeurt.
Wat kunnen externe gebruikers wel en niet inzien
| Ze zien | Ze zien niet |
|---|---|
| Het projecttakenbord in de Takenmodule | Het project zelf met materialen, personeelsplanning en financiën |
| Elke taak gekoppeld aan het project | Andere projecten en bijbehorende borden |
| Taakdetails, deadlines, verantwoordelijken en bijvoegde bestanden | Borden waar ze niet aan toegevoegd zijn |
| Privétaken, die aan niemand anders dan de maker worden getoond | |
| Alle andere zaken in je workspace, afhankelijk van de gebruikersrol |
Voor taken op een takenbord waarvoor ze zijn uitgenodigd, kunnen gebruikers de taakstatus wijzigen, nieuwe taken aanmaken en taken bewerken die door andere gebruikers zijn aangemaakt.
Voor taken die geen onderdeel uitmaken van een takenbord waarvoor ze zijn uitgenodigd, kunnen gebruikers nog steeds de taakstatus wijzigen, nieuwe taken aanmaken en door andere gebruikers aangemaakte taken bewerken, maar alleen als hun gebruikersrol daarvoor toestemming geeft.
Contorleer wat je deelt voor de uitnodiging
Een takenbord bevat meer dan alleen taaknamen. Alles op het bord wordt zichtbaar voor de persoon die je uitnodigt. Het is dus de moeite waard om voor het delen dit te controleren:
- Taakdetails. Notities voor collega's zijn niet altijd bedoeld om door een klant te worden gelezen.
- Toegevoegde bestanden. Aan een taak toegevoegde tekeningen, briefings en offertes zijn zichtbaar op het bord.
- Geplande tijd. Als je een geplande tijd voor een taak hebt ingesteld, kan de persoon die je uitnodigt mogelijk zien hoeveel uur je voor het werk hebt ingeschat.
- Verantwoordelijken en deadlines. Ze zien wie waar verantwoordelijk voor is en wat vertraging oploopt.
Toegang verwijderen
Je kan een gebruiker van een takenbord verwijderen. Door iemand van het bord te verwijderen, ontneem je diegene de toegang ertoe.
- Open een projecttakenbord vanuit het tabblad Taken in een project of vanuit de Takenmodule.
- Klik op Delen.
- Zoek de gebruiker die wil verwijderen en klik op Verwijderen.
- Opslaan.