Services

Een service is de manier waarop je pre- en postproductiewerkzaamheden verkoopt. Het heeft een naam, een omschrijving en een prijs, bundelt de bijbehorende taken en verschijnt als apart onderdeel op offertes en facturen. Omdat de uren die je team aan deze taken besteedt bij de dienst worden opgeteld, kun je achteraf zien of de in rekening gebrachte prijs de kosten van het uitgevoerde werk dekte. 

In dit artikel lees je wat een service is, hoe je er een aanmaakt en hergebruikt, hoe je er taken aan koppelt, hoe je de specificatie leest en hoe je services op documenten plaatst.

Wat is een service?

Een service is een verkoopbaar product dat uit taken bestaat. Je vindt deze op het tabblad Services van een project, naast je materiaal en personeel.

Een service heeft:

• Een naam en beschrijving — wat de klant ziet op de offerte.
• Een prijs — wat je in rekening brengt.
• Een uurtarief — wat een uur van dit werk kost, gebruikt om te berekenen wat de dienst daadwerkelijk kostte.
• Eén of meerdere taken — de werkzaamheden zelf, elk met een eigen geplande tijd, deadline en verantwoordelijke.

Wat is een service niet: het is geen functiegroep voor personeel en het is geen materiaalitem. Als je ontwerpwerkzaamheden tot nu toe als functiegroep opvoerde om ze in een offerte op te nemen, dan is een service daarvoor de vervanging. Zie Zo plan je werkzaamheden in Rentman.

Een standaard service maken

Als je regelmatig dezelfde soort werkzaamheden verkoopt, stel deze dan eenmalig in als standaard servie. Je voegt het vervolgens aan elk project toe zonder het opnieuw te hoeven aanmaken.

1. Open een project en ga naar het tabblad Services.
2. Klik op + in het linkermenu.

3. Stel de opties in.

   Opties

   Naam: Wat de klant ziet op de offerte.
   Geschatte tijd: Het aantal uren om de service uit te voeren.
   Prijs: Wat je de klant in rekening brengt.
   Kosten per uur: Wat één uur werk jou kost.
   Btw-klasse: De Btw-klasse voor deze service.
   Grootboeken: Op welke debet- en creditgrootboeken de service wordt geboekt.
   Details: Meer informatie over wat de service inhoudt.

4. (Optioneel) Voeg een of meer taken toe aan de service. Wanneer je deze standaard service aan een project toevoegt, worden de taken automatisch aangemaakt.
5. Opslaan.

Servicegroepen maken

U maakt servicegroepen aan om gerelateerde services te ordenen. Door services te groeperen, beheer je ze eenvoudiger en presenteer je ze overzichtelijk wanneer je ze toevoegt aan offertes en facturen.

1. Open een project en ga naar het tabblad Services.
2. Klik op de pijl naast  + Service en selecteer Servicegroep.
3. Kies een naam voor de servicegroep.
4. Opslaan.

Een service toevoegen aan een project

1. Open een project en ga naar het tabblad Services.
2. Klik op + Service.
3. Selecteer de groep waar de service toe behoort.

4. Voer alle opties in.

   Opties

   Naam: Wat de klant ziet op de offerte.
   Geschatte tijd: Het aantal uren om de service uit te voeren.
   Prijs: Wat je de klant in rekening brengt.
   Kosten per uur: Wat één uur werk jou kost.
   Btw-klasse: De Btw-klasse voor deze service.
   Grootboeken: Op welke debet- en creditgrootboeken de service wordt geboekt.
   Details: Meer informatie over wat de service inhoudt.

5. Opslaam.

Een standaard service toevoegen aan een project

1. Open een project en ga naar het tabblad Services.
2. Selecteer de standaard service die je wil toevoegen aan het project vanuit het linkermenu.
3. Klik op TOEVOEGEN.
4. Selecteer de servicegroep waartoe de service behoort.
5. Opslaan.

Zodra de service aan het project is toegevoegd, kun je de prijs en omschrijving voor dat specifieke project aanpassen zonder de standaardinstelling te wijzigen.

Taken aan een service koppelen

De aan een service gekoppelde taken bepalen het aantal uren ervan. Je kunt een bestaande taak koppelen of vanuit de service een nieuwe taak aanmaken.

Zo koppel je een taak aan een service:

1. Open of maak een taak.
2. Selecteer de service onder Service.
3. Opslaan.

Zo voeg je een taak toe direct vanuit een service:

1. Open of maak een service.
2. Voeg een nieuwe taak toe onder Taken.

Zodra de koppeling tot stand is gebracht, worden de geplande tijd en de geregistreerde uren van de taak meegenomen in de uitsplitsing van de service. Er verandert verder niets aan de taak: deze blijft zichtbaar op het projecttakenbord, behoudt de toegewezen persoon en deadline, en de werkzaamheden worden op dezelfde manier uitgevoerd.

Services details zijbalk

In de zijbalk met servicedetails bekijk en beheer je belangrijke service-informatie zonder het tabblad Services te verlaten.

Zo open je de zijbalk met details:

1. Beweeg je muis over een service en klik op Details.

De zijbalk biedt een overzicht van de servie, inclusief de gekoppelde taken en inkooporders.

Onder Taken maak je een nieuwe taak aan door op + te klikken. Wanneer je een taak aanmaakt vanuit de zijbalk met details, wordt deze automatisch aan de service gekoppeld.

Het overzicht van de service bekijken

De uitsplitsing is het onderdeel waarmee een service zich bewijst. Deze werkt op dezelfde manier als de uitsplitsing voor personeel en transport en toont:

• Geschatte kosten — De geschatte tijd van de service vermenigvuldigd met de kosten per uur van de service.
• Geplande kosten — Het totaal van de geplande tijd van alle gekoppelde taken, vermenigvuldigd met het uurtarief van de service.
• Werkelijke kosten — Het totaal van de geregistreerde uren voor de gekoppelde taken, vermenigvuldigd met de kosten per uur.
• Opbrengst — De totaalprijs van de service.
• Korting — De korting die van toepassing is op de service.
• Winst — Opbrengt min de kosten.

Services toevoegen aan offertes en facturen

Services worden op je documenten in een aparte sectie Services weergegeven, los van materiaal en personeel, zodat de klant ziet waaruit de productiewerkzaamheden bestaan.

Veelgestelde vragen