Taken importeren

Als je jouw projectwerk al in een andere tool beheert, hoef je dit niet opnieuw in Rentman aan te maken. Exporteer je taken vanuit je huidige software en importeer ze in Rentman, inclusief deadlines, toegewezen personen, statussen en subtaken.

In dit artikel lees je wat je moet voorbereiden voordat je importeert, hoe je het bestand opbouwt, hoe Rentman je gegevens vergelijkt met wat er al in je workspace staat en wat je moet doen als rijen niet worden herkend.

Voordat je aan de slag gaat

Het importeren van taken creëert taken en subtaken. Het maakt niets anders aan. Alles waarnaar een taak verwijst, moet in Rentman bestaan ​​voordat je importeert, anders mislukt de import.

Dat betekent dat je minimaal onderstaande voorbereidingen moet treffen:

• Taakstatussen instellen. Rentman koppelt de status in je bestand aan de statussen in je workspace op basis van de naam en maakt geen nieuwe aan. Lees meer over het instellen van taakstatussen.
• Medewerkers invoeren. Verantwoordelijken worden gekoppeld aan personen die al in de organisatie aanwezig zijn.
• Alles wat je aan taken wil koppelen, zoals projecten, materiaal of voertuigen.

Het importbestand voorbereiden

Gebruik een .xlsx of .csv-bestand. Als je er geen hebt, download dan een voorbeeldbestand via het importvenster in Rentman.

• Plaats duidelijke koppen in de eerste rij.
• Importeer niet meer dan 64 kolommen in één keer.
• Zorg dat het bestand uit één pagina bestaat.
• Voer alles in als platte tekst, zonder vetgedrukte tekst, cursieve tekst of achtergrondkleuren.
• Voeg geen afbeeldingen toe.

Zo matcht Rentman jouw gegevens

Drie kolommen worden vergeleken met gegevens die al in je workspace aanwezig zijn, in plaats van dat de waarden ervan voor waar worden aangenomen.

Status wordt gematcht op de naam van de status. Als er in jouw workspace geen status met die naam bestaat, mislukt de rij. Statussen worden nooit aangemaakt door een import.

De toegewezen persoon wordt geselecteerd op basis van een van deze criteria, dus gebruik het criterium dat in je exportbestand staat:

• E-mailadres
• Volledige naam
• Externe referentie

Als er geen medewerker overeenkomt, mislukt de rij.

Prioriteit werkt anders: in plaats van automatisch te matchen, geef je tijdens het importeren aan Rentman aan welke waarde in je bestand overeenkomt met welke prioriteit. Een bestand met P1, P2 en P3 is dus prima, zolang je ze maar koppelt wanneer daarom gevraagd wordt.

Taken koppelen aan een project of een ander item

Een taak kan al gekoppeld aan het bijbehorende item worden geïmporteerd (crew, materiaal, project, enzovoort). Rentman zoekt dat item op aan de hand van de onderstaande kolommen, dus voeg de kolom toe die in je exportbestand staat.

Het takenbestand importeren

1. Ga naar de Takenmodule.
2. Klik op Importeren.
3. Selecteer het type import die je wil uitvoeren en klik op Volgende stap.
4. Upload je bestand.
5. Selecteer of je bestand een kopregel bevat. Zo ja, dan wordt de eerste regel niet geïmporteerd.
6. Controleer of de kolommen overeenkomen. Rentman koppelt de kopteksten waar mogelijk aan zijn eigen velden, de rest corrigeer je zelf.
7. Klik op Volgende stap en controleer de preview. Alleen de eerste tien rijen worden hierin getoond.
8. Klik op Importeren.

Subtaken importeren

Subtaken worden samen met de bijbehorende hoofdtaak geïmporteerd, net zoals serienummers met materiaal of contactpersonen met contacten worden geïmporteerd.

Geef elke subtaak een eigen rij. Herhaal op elke rij de details van de hoofdtaak exact zoals ze zijn. Wijzig alleen de twee kolommen die de subtaak beschrijven: de omschrijving en of deze is voltooid.

Een voorbeeld van een taak met drie subtaken:

Dit creëert één taak genaamd Design hoofdpodium, met drie subtaken eraan gekoppeld: twee voltooid en één niet voltooid.

Zorg dat de hoofdgegevens in elke herhaalde rij identiek zijn. Als ze verschillen, kan Rentman niet vaststellen of de rijen bij dezelfde taak horen.

Tijdens de stap voor het koppelen van kolommen, koppel je de twee subtaakkolommen aan de velden 'Beschrijving' en 'Voltooid' van de subtaak, zodat Rentman weet dat ze de subtaak beschrijven en niet de hoofdtaak.

Na het importeren

Wanneer het importeren is voltooid, verschijnt een venster met het resultaat: welke rijen zijn geïmporteerd, welke zijn mislukt en waarom. Je kan het venster sluiten of doorklikken om de zojuist geïmporteerde taken te bekijken.

Als er rijen niet correct verwerkt zijn, download dan het bestand met de mislukte rijen onderaan het resultatenvenster. Dit bestand bevat elke mislukte rij samen met de reden, zodat je de betreffende rijen kan corrigeren en vervolgens alleen dat bestand opnieuw importeert.

Veelvoorkomende redenen waarom een ​​import mislukt:

• Een status bestaat niet in jouw workspace.
• Een verantwoordelijke bestaat niet of de naam of e-mailadres komen niet overeen met de gegevens in Rentman.
• Verkeerde opmaak: tekst met opmaak of waarden die geen platte tekst zijn.
• Meerdere pagina's in een .xlsx-bestand.
• Teveel data in één import. Splits een groot bestand in meerdere kleine bestanden.

Een import ongedaan maken

Bij elke import wordt een label aangemaakt in het formaat importdatum-tijdstip. Als een import mislukt, filter dan op dat label, selecteer de taken en verwijder ze. Corrigeer vervolgens je bestand en importeer opnieuw. Lees meer over labels.

Wat kun je niet importeren

• Privé taken. Geïmporteerde taken worden altijd gekoppeld aan medewerkers.
• Taken toegewezen aan alle medewerkers. Wijs deze taken toe na importeren of maak ze direct in Rentman aan.
• Nieuwe taakstatussen. Statussen moeten al bestaan in je workspace voor de import.

Veelgestelde vragen