Variablen und wie sie funktionieren

In unserem Dokumentvorlagen-Editor ist eine Variable ein Container, der verwendet wird, um spezifische Informationen in deinem Workspace zu kennzeichnen und zu speichern. Sie können so eingerichtet werden, dass der Inhalt der Variable jedes Mal automatisch ausgefüllt wird, wenn du das Dokument generierst.

Wenn du ein Dokument mit einer Variable generierst, ruft es den entsprechenden Inhalt ab und fügt ihn an der Stelle ein, an der die Variable platziert ist.

Wo kann ich auf Variablen zugreifen?

Um auf die Variablen zuzugreifen, muss die Dokumentvorlagen in der Konfiguration bearbeitet werden.

1. Öffne settings Konfiguration> Dokumentvorlagen
2. Wähle die gewünschte Dokumentvorlage aus
3. Ziehe ein neues Textfeld in den Editor oder wähle ein vorhandenes Textfeld in deinem Dokument aus
4. Wähle Bearbeiten
5. Wähle Variable ganz rechts im Menü aus
6. Suche nach der Variable, die du einfügen möchtest
7. Hinzufügen
   

Wie werden die Variablen formatiert?

In Rentman werden Variablen anhand einer bestimmten Struktur formatiert, die sowohl die Art der Informationen als auch deren Quelle angibt. Jede Variable beginnt mit einem Präfix, das die Kategorie angibt (z. B. p für Projekt), gefolgt von einem Punkt (.) und dem spezifischen Datenfeld, das angezeigt werden soll.

Das folgende Beispiel zeigt das Startdatum des Nutzungszeitraums eines Projekts:

{$p.usageperiod_start} 

Alle Variablen werden in geschweiften Klammern {} geschrieben und beginnen mit einem Dollarzeichen ($), wodurch Rentman die Variable automatisch durch die richtigen Informationen ersetzt, wenn ein Dokument erstellt wird.

Wie funktioniert die Suche nach Variablen?

Beispiel: Stell dir vor, du musst eine Rechnung erstellen, die die Projektnummer enthält.

In diesem Fall wurde ein Textfeldmodul in die Rechnungsvorlage eingefügt, in dem eine Variable eingefügt werden soll. Klicke an die Stelle, an der du die Variable haben möchtest, und wähle dann "Variable". Es wird ein Dialogfeld angezeigt, das drei Optionen anbietet: Firmendetails, Rechnung und Angemeldeter Benutzer.

Für jede dieser drei Optionen siehst du ein >> Symbol. Wenn du das >> Symbol auswählst, kannst du zusätzliche Variablen sehen und auswählen, die mit der ersten verbunden sind. Für unser Szenario suchen wir nach dem Projekt der Rechnung, also wähle zuerst die Variable der Rechnung aus.

In dieser Rechnungsvariable hast du nun Zugriff auf alle Variablen, die mit der Rechnung verbunden sind. Von hier aus möchten wir die Projektvariable finden, um auf die Projektnummer zuzugreifen. Finde oder suche nach der Projektvariable und wähle Nummer aus.

Durch Ankreuzen und Hinzufügen der Nummervariable hast du erfolgreich die Projektnummer der Rechnung in dein Dokument aufgenommen.

Tipp: Behalte deine Suchhistorie im Auge, indem du den Suchpfad über der Suchleiste betrachtest.

Wichtiger Hinweis: Bei der Verwendung der Suchleiste für Variablen durchsucht Rentman nur maximal zwei Ebenen von deiner aktuellen Variable aus. Das bedeutet, wenn eine Variable mehr als zwei Ebenen tief von deinem aktuellen Suchniveau entfernt ist, wird sie nicht als Suchergebnis angezeigt.
Also, in dem obigen Beispiel, wenn du die Suchleiste von der Startvariable aus verwendest und "Projektnummer" eingibst, werden keine Suchergebnisse angezeigt. Aber wenn du die Suchleiste während du in der Rechnung bist, verwendest, wirst du die Projektnummer sehen.

Klicke hier für eine Videovisualisierung.

Wo kann ich Variablen noch verwenden?

Variablen werden hauptsächlich im Textfeldmodul verwendet, sie können aber auch in anderen Teilen des Editors eingesetzt werden, um das Dokument noch individueller zu gestalten.

Füge zusätzliche Eingabefelddaten als Variable zu deinen Dokumenten hinzu

Variablen können auch zusätzlich mit unserer Funktion für zusätzliche Eingabefelder verwendet werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Daten aus einem zusätzlichen Eingabefeld in das von dir gewählte Dokument zu übertragen. So funktioniert es:

1. Erstelle ein zusätzliches Eingabefeld, indem du settings Konfiguration > Zusätzliche Eingabefelder auswählst
2. Gehe nun zum Dokumentenvorlagen-Editor unter settings Konfiguration
3. Wähle die gewünschte Dokumentenvorlage aus
4. Ziehe ein neues Textfeld in den Editor oder wähle ein vorhandenes Textfeld in deinem Dokument aus
5. Klicke auf Bearbeiten
6. Wähle auf der rechten Seite des Menüs die Variablen aus
7. Suche entweder nach dem Namen des zusätzlichen Eingabefelds oder scrolle nach unten und wähle die Eingabe manuell aus 
8. Hinzufügen

FAQ